多くの方がいろんな場面でメモをとっていると思いますが、その「メモ」を十分に活用できていますか?

メモの悩みは「取り方」ではなく「使い方」

最近メモの活用についていろいろと考えてます。

「メモ」については、ふと頭に思い浮かんだことをいかに逃さずに記録するかという課題があります。

昔であれば常にメモ帳と鉛筆を持ち歩いて、すぐに取り出して書き込むといったことをしていましたが、これについてはスマホの普及で解決したんじゃないかと。

(ちなみにロディアのメモ帳のどのサイズが持ち運びやすくて、どのペンなら邪魔にならないかとか色々悩んでいたのは良い思い出です・・・。)

スマホでメモするアプリさえ決めておけば、すぐに取り出して手入力なり音声入力を使えばいいだけです。

大事なのは、どのアプリを使ってメモをどこに保存するか決めておく、という一点だけ。

デジタル機器が普及したことでメモについては以前と比べてとりやすくかつ残しやすくなったのですが、次の悩みとしてはそのメモを十分に活用できないという点です。

メモといってもいろいろありますので、例えば買い物リストとかすぐにやることについてであれば問題はありません。

実際に買い物をしたり、やるべきことが終わればそのメモは捨てればいいだけです。

また私の場合だとブログやメルマガのネタになりそうなアイデアについては、そのための専用のネタ帳(Googleスプレッドシート)を作ってます。

これについては

ネタ帳を眺める→ブログやメルマガで書くテーマを決める

という流れで使いますので十分活用できています。

このように利用目的が明確なメモについては問題はないのですが、その一方で

  • ふと思いついたこと
  • アイデア
  • 雑多なメモ

といったものについては書きっぱなしで放置して、後で見つけられない(というかそもそも書いたことを忘れてしまっている)となってしまいます。

みなさんも

「あ、なんか今スゴくいいこと思いついたかも」

とアイデアをメモしたものの、そのアイデアは永久に使われることなく終わってしまう(忘れてしまって思い出すこともない)みたいな経験ないでしょうか。

特定のサービスにデータを預けるのは危険?

Evernoteが登場したときには、文字も画像もまとめて割と自由なレイアウトで残しておけるということで

「なんて便利なツールなんだろう」

と思ったものです。

先ほど挙げたようなすぐには使い途のないメモについては、Evernoteにとりあえず書き込んでおくことが多かったのですが、正直なところ全然活用できていません。

Evernoteにはタグの機能はありますが、面倒になってタグをつけないことも多いものです。

検索機能で探すという方法はありますが、そもそも内容を忘れてしまっていては何を検索してよいのかもわからない。

一時期、毎日数ページずつノートを見直そうとしていた時期もありましたが、ノート数の増加に追いつくわけもなく断念しました。

活用方法が無いと思っている間にも

「Evernoteって経営が悪化しているのでは」

とか

「仕様が大きく変わって使いにくくなった」

とかいろんなことが起きるわけです。

最近ではNotionが人気ですが、もしかしたら数年後にEvernoteと同じように

「使いにくくなった」

となってしまう可能性があると考えると、データをすべて預けてしまってもいいのか悩ましいところです。

(NotionにはワークスペースをHTMLやCSVでエクスポートする機能があるので、そこまで心配してなくてもよいのかもしれませんが。)

データを特定のサービスに預けることについてはサービス終了や使い勝手、データをどうやって取り出すかという問題はあるものの、人気のあるツールってやはり便利で使いやすいです。

このあたりのリスクとベネフィットをどう考えるかというのは、かなり悩ましいなと。

蓄積したメモを活用するにはどうすべき

で、最初の問いに戻りますが、蓄積したメモをどうやって活用すべきか?

正直なところ、自力で取り出すことは諦めてAIの力を借りることを考えるべきかなと。

Notion AIのQ&AやEvernoteのAI検索など、データを蓄積するサービス自体がこうしたAIを使った検索機能を提供し始めています。

Evernoteの方は試してみましたが、今のところ思ったような回答は得られません。

ただし今後精度が上がれば蓄積したメモを活用できるんじゃないかと。

その一方で、サービス終了や仕様変更といったリスクは残りますからそこをどう考えるか。

もう一つのアイデアとしては、メモはすべてテキストファイルで残しておく方法。

マークダウン記法という方法で書けば、見出しやリストを表現することもできます。

こうしたデータを読み込んで自分専用のAIを作る方向で考えるというのもひとつの方法かなと考えてます。

ただ、マークダウン記法で書くのって慣れないとちょっと面倒なんですよね。

メモをとる際に「書くのが面倒」とためらいを感じて書かなくなってしまっては意味がありませんが、テキストファイルで残しておけばサービス終了や仕様変更といったリスクはありません。

正直なところ今回は「こうしましょう」という結論はないのですが、自分が作ったメモをどうやって活用するかという点は常に意識しておきたいと考えています。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。