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実現したいと思いつつ、なかなかうまくいかないことのひとつがペーパーレスです。今回は、ペーパーレスを目指すために、手元の紙のメモ帳をなくせないか検討してみました。

なかなか紙がなくならない理由

紙は書きやすいというメリットがある反面、場所を取ったり、きちんと整理しておかないとどこに置いたかわからなくなる、エコの観点から大量消費はよくない、などのデメリットもあります。

紙が減らない理由としては、

  1. 資料の保管用に紙を使う
  2. 電話などを受けた際のメモを取るのに紙を使う
  3. 資料をチェックする際に、紙で印刷してしまう（画面でチェックするとどこをチェックしたのかわからなくなるため）

といったものが挙げられます。

このうち、1については、本の購入を電子書籍（Kindle）中心に切り替えたり、紙でいただいた資料はスキャンしてPDFファイルとして保存するといったことを進め、保管目的の紙は少しずつ減らしてきていますが、2・3についてはまだまだ十分進められていませんでした。

そのため今回は、2番目の紙のメモ帳のペーパーレス化について検討してみます。

電話を受けたときにメモを取るといっても、そもそも外で電話を取ればその場でメモを取ることはできませんので、仕事場で電話を取ったときのメモをどうするかということになります。

パソコンが目の前にあれば、パソコンでメモを取ってしまえば （例えば打合せ日程は、電話しながらGoogleカレンダーに登録してしまうなど） 、紙のメモ帳をなくすことができます。

「というわけで、この問題は解決！」といいたいところですが、この方法にはひとつ問題があります。

固定電話であれば、受話器を顔と肩で挟みながらパソコンを操作することができるのですが、電話はスマホで受けることにしているため、どうしても片手が塞がってしまいます。

そのためマウスやキーボードの操作を片手で行うことになるため、操作性が悪くなるという問題があります。

（スピーカーホンで電話を受けるというやり方もありますが、家族がいるときなどあまり使いたくはないため、この方法は使っていません。）

そのため、とりあえず紙のメモ帳にメモを取ってからパソコンに入力するという手順を踏まざるをえません。

メモ帳をなくすために、電子メモパッドを使ってみた

というわけで、スマホで電話しながら直接パソコンにメモを取るのは難しいという結論に至り、力業ではありますが、今回はメモ帳自体を電子化することにしました。

そして最初にAmazonで物色したのが、こちら。

電子パッド 電子メモ帳 デジタルメモ LCD液晶パネル ペン付き 携帯便利 書いて消せるボード 8.5インチ 学習 絵描き 打ち合わせ 伝言板 筆談ツール メモ取りなどに対応 携帯便利

値段も千円未満で、ペンを収納するスペースもあり、書いたメモを一時的にロックできるということで悪くないと思い注文。

ところが、使ってみると気になる点が3点ほど。

  • 書き味がよくない。感触としては、学校の黒板にチョークで書いているような感じ。
  • 書いた文字の線が細く、メモが少し読みづらい。
  • 電池交換できるとなっているが、電池のフタがどうしても開かない。

いろいろ気になり出すと、気分よく使えず、そうなるとあまり使わなくなってしまいます。そのため思い切って、少し値段の高いものをもう一つ購入しました。

キングジム ブギーボード 電子メモパッド BB-1GXアオ アオ

しばらく使ってみて感じたのは、

  • 書き味は、明らかにこちらの方がよい（筆圧で線の太さも変えられる）。
  • 電池交換はできないため、電池がなくなったら廃棄するしかない。
  • ペンを本体に収納できず、メモ画面をロックする機能も無い。

機能的には、最初のモデルより劣る部分もありますが、やはり書きやすいという点は大事です。現在はこちらのモデルを使っています。

両方の端末で、同じ内容のメモを比較すると、このようになります。
（左がキングジムブギーボード、右が最初に買った格安電子メモ帳）

私の字が汚いのはさておき、左側の方が読みやすいです。

ただ紙の消費を減らして少しでも資源の節約を目指すことも、ペーパーレスを実現しようとしている理由のひとつですから、電池交換できないという仕様は少し微妙な点もあります。この点は購入前に気づかず、購入後に説明書を見て気づきました・・・。

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ペーパーレスは、一つ一つの積み重ねから

電話のメモであれば、電話自体をなくしてしまえば不要になりますが、税理士という仕事柄、税務署からの連絡は電話だったりしますので、完全にはなくせません。

また、電子メモを取るのであれば、iPadなどのタブレットとペンで代用できるのでは？とも考えたのですが、電話を受けてからメモを取るまでに

  • ロック画面を開く（顔認証若しくは指紋認証など）
  • アプリを立ち上げる
  • ペンを準備して書き始める

ということで、そのまま書き始めることができる電子メモパッドと比較すると、どうしても書き始めるまでに手間がかかるため、この方法は採用しませんでした。

ペーパーレスといっても、実現できない要因はいろいろとあります。何かひとつのことをやれば実現できるというほど、単純なものでもありませんので、できるところから一つずつ進めていこうと思っています。

今回はメモ帳という身近なものを対象としましたが、資料のチェックなど他にも改善すべき点はありますので、引き続き仕事の進め方を変えていく予定です。

こうした積み重ねの結果として、ペーパーレスが実現していきますので、皆さんも何かひとつ、紙でやっていたことを変えてみませんか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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