メモを取るのにブギーボードという製品を使っています。今回はメモという観点からセキュリティについて少し考えてみたいと思います。
愛用のブギーボードが･･･
普段ちょっとしたメモを取るときにブギーボードという電子メモ帳を使っています。
最近液晶の上の方が薄くなってきて、購入履歴を確認したところ3年以上使っていることに気付きました。
今使っているのは電池交換できないタイプなので、そろそろ買替える時期かなと思いつつ新機種などがないか調べていたところ
「書いた内容のログはどこにも残らないので、個人情報漏洩防止にも役立ちます。」
という記述を商品説明の中に見つけました。
この発想はなかったなと思いつつ
「紙のメモって意外とリスクがあるかもしれない」
ということで、この点について少し考えてみようかと。
ちょっとしたメモを取る機会は意外と多い
ちょっとしたメモを取る機会って
- 電話を受けて要点を記録
- 思いついたアイデアを忘れないようにメモ
- データ処理や書類作成していて少し気になる点を書き出す
など意外と多いのではないでしょうか。
昔は紙のメモ帳を使っていましたが、ブギーボードに切替えたのは紙のメモを使い終わる度に捨てるのがもったいないと感じたからでした。
「デジタル化しよう」とか普段いっているんだから、別にこうしたものを使わなくてもパソコンやスマホでメモを取ればいいのでは、という考え方もあるでしょう。
ただ意外とパソコンやスマホでメモを取ろうとすると手間がかかります。
例えばスマホであれば
- 顔認証や指紋認証でロック解除
- メモを取るアプリを立ち上げる
- メモを取る
という手順が必要であり、これって結構時間がかかるものです。
特にふと思いついたアイデアをすぐに書き留めたいときにこうした手順を踏んでいると忘れてしまうということも･･･。
なのでサッとメモできるブギーボードをデスクの上に置いておき、仕事中はすぐにメモを取れる状態にしています。
メモのうち残しておく必要があるものはデータとして改めて別のところに入力しています。
改めて入力するのは効率的ではないですが、忘れてしまうよりはいいということで。
ちなみに私は使ってないのですが、一応画像化できるアプリもあります。
ブギーボード専用アプリ「Boogie Board SCAN」動作確認機種・update情報 | KINGJIM
ただ画像にするだけなので、それなら写真撮れば十分かなと。
前置きが長くなりましたが、要するに意外とメモって取ること多いですよね。
このメモを紙で取っていると
- そのまま丸めてゴミ箱に捨てて問題ないか？
- 重要情報が書いてあるならシュレッダーにかける必要があるのでは？
- シュレッダーがなければとりあえず手で破っておけば十分か？
など処分する際に意外と悩むものです。
処分以前に紛失するリスクもあるわけで、会社の床に落ちてたメモを誰かに拾われて情報が漏れるという可能性もゼロではありません。
このように考えると
- 書いたあとにボタンひとつで消せる
- 書いた内容はログとして残らない
というのは大きなメリットのひとつだろうなと思うわけです。
保存書類だけ守ればいいわけではない
メモを紙以外の方法で取ることにしたとしても、情報漏えいのリスクがなくなるわけではありません。
ただサイバー攻撃やウイルス感染といったリスクについては大きく取り上げられることが多いですが、実際にはパソコンやUSBの置き忘れや紛失といったアナログなミスにより情報が漏れるケースが多いとも言われています。
※IPAが公表している「情報セキュリティ10大脅威 2022」では組織の脅威の第10位に「不注意による情報漏えい等の被害」が挙げられています。
情報セキュリティ10大脅威 2022：IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
たかが「メモ」ですが、安易に扱えば情報が漏れることにつながるリスクは十分にあるでしょう。
正式に保存している書類だけがセキュリティの対象ではないはず。
昔は裏紙をコピー用紙に使っていてそこから･･･なんてこともあったでしょう。
セキュリティってなにかひとつのことをすればそれで十分というわけではありません。
ひとつの切り口として
「紙のメモの管理に問題がないか？」
といった観点からペーパーレスを考えてみるのもアリじゃないかと。
とはいえブギーボードって微妙に高いんですよね。さすがに自社の全社員に配るとかはちょっと難しいかもしれません･･･。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
