今年も残すところあと1週間となりました。今年の振り返りをする中でkintoneを解約した件について取り上げます。

年末に向けて今年の振り返りを

早いもので今年も残すところあと1週間。

できたこと・できなかったことなどいろいろありますが、来年に向けて今年の振り返りはしておきたいものです。

自分自身を振り返る中で、今年方向性を変えたことのひとつにkintoneをやめたというものがあります。

やめた理由を整理するとともに業務上で使用するデータベースをどうやって管理すべきかという点について考えてみたいと思います。

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kintoneの利用をやめた理由

実際のところkintoneは解約する直前まで普通に使っていました。

どんな風に使っていたかといいますと

  • 業務上で使用するデータベースの管理
  • 実際に使っていたライセンスは2ユーザー(契約は5ユーザーからなので③ユーザー分は未使用)
  • ライトコースを使用(JavaScriptを使ったカスタマイズはできない)
  • 追加のプラグインなどは利用せず

といった感じです。

こんな感じで使ってはいたのですが、私の使い方では費用対効果が高くないと判断してやめることにしました。

もう少し具体的にいいますと

  • チームで仕事をしていない
  • プラグインなどが意外と高額
  • データベースソフトとしてであれば他のものでも対応可能

といった理由が挙げられます。

kintone自体はとてもよくできたサービスだと思いますが、契約時の最低ユーザー数が5名となっていることからもわかるように、チームとして使うことが前提となっています。

個人でデータベース管理に使うという方法もありますが、使わないユーザー分の費用を払ってまで利用するメリットが感じられませんでした。

また「こういうことをやりたい」と思ったときには標準機能だけでは足りず、プラグインが必要だったり、JavaScriptによるカスタマイズが必要となります。

チーム向けということもあり、プラグインが意外と高額だったりスタンダードコースの契約が必要だったりして、かけるコストに見合う効果が出る使い方を見つけられなかったというのも解約した理由です。

実際の使い方としては業務上の諸々のデータベースの管理だったわけですが、確かにExcelで管理するのは無理があると考えています。

ただほぼ個人で使うだけのデータベースについてkintoneをわざわざ使う必要が無いんじゃないかと。

別のサービスやソフトで代替できると判断して、やめることにしました。

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業務上のデータベースをどうやって管理するか

kintoneをやめたとはいえ、やめる時点で管理していたデータベースはありました。

やめる際に悩んだのはこれらのデータをどこに移すかという問題。

一旦はMicrosoft365に含まれるMicrosoft Listsというサービスに移行しています(一部Trelloで作り直したものもあります)。

Microsoft Lists | スマートな情報追跡アプリで状況を把握

仕事をする上でデータベースとしてまとめておきたい情報というのは意外と多いものです。

そうした情報を使いやすい形で管理することは、仕事をする上で大事なことのひとつです。

kintoneでまとめていたデータベースの一時的な避難先としてListsを使っていますが、実際のところどのように管理すべきかはまだ試行錯誤している状況です。

例えば税務に関して調べた情報などをまとめておくデータベースだとすると

  • テキスト
  • Webサイトのリンク
  • 添付ファイル(PDFファイルなど)

などの情報を一元的に管理する必要があります。

こうした情報を管理する際に求める条件としては

  1. 検索により欲しい情報をすぐに見つけられる
  2. 関連する情報をまとめてかつ見やすい状態で閲覧できる(添付ファイルはダウンロードしなくてもプレビューできるなど)
  3. 操作にストレスがない

といったものが挙げられます。

すべての条件を満たすものはまだ見つけられていませんので、こうしたデータの管理をどうするかは来年の課題のひとつと考えています。

必要なデータを必要なときにすぐに取り出せる体制は仕事をする上での効率にも関わりますので、引き続きよりより管理方法を検討していこうかと。

データベースを置いておく場所をコロコロ変更するのは効率がよくありませんので、ある程度長期間使えそうなものをしっかりと探していく予定です。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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