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Googleドライブで一つのファイルを複数のフォルダから参照したい場合、従来はファイルへのショートカットを作成できませんでしたが、最近この仕様が変更されたようです。

Googleドライブを使うときに戸惑うこと

3年近く前の記事ですが、Googleドライブで複数のフォルダに同じファイルを保存する方法について書いたことがあります。

加藤博己税理士事務所
 
Googleドライブで、ファイルを複数のフォルダで共有する方法
https://katoh-tax.com/2019/09/08/google-drive-file-share
Googleドライブで、ショートカットやエイリアスといわれる機能と同じことをしようとすると悩むことはありませんでしょうか？現状でできることと、ショートカットやエイリアスとの違いについて整理しておきたいと思います。Googleのオフィスやドライブを好きになれなかった理由最近になってGoogleのサービス(特にドライブやOffice)を活用して何ができるのかいろいろ研究していますが、そもそも今まであまり使っていなかった理由は、ドライブの画面の見た目が好きになれなかった（WindowsやMacの画面に慣れた状態では、ファイルを探しに...

複数のフォルダから同じファイルを参照したい場合、Windowsのパソコンであれば、別フォルダにファイルへのショートカットを置くのが一般的かと思いますが、Googleドライブではこのファイルへのショートカットを作成できませんでした。

同じことをしようとすると、別フォルダにも同じファイル「そのもの」を保存する必要がありました。

イメージとしては、それぞれのフォルダからドライブ上に保存された同じファイルを見ているという感じです。

これの何が困るかといいますと、もしフォルダBの中にある「ファイル①」を削除すると、フォルダAの中からも「ファイル①」がなくなってしまうという点です。

フォルダBでファイルを確認した時に、ぱっと見ではそのファイルが他のフォルダに置かれているかどうかはわかりません。

誤って削除してしまう危険性があったため、Googleドライブではこの機能を使わないようにしていました。

Googleドライブでもファイル等へのショートカットが作成可能に

この複数フォルダでのファイル共有について、最近Googleドライブ上で

「ショートカットでマイドライブをシンプルに」

という案内が表示されるようになりました。

詳細を確認してみると、どうやらGoogleドライブでもファイルへのショートカットが利用できるようになったようです。

Googleドライブヘルプ：Google ドライブのショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする

リンク先のページにも明確に

「ショートカットは別のファイルやフォルダを参照するリンクです。」

と書かれています。

せっかくですので、実際にどのようになるか試してみましょう。

1．ショートカットを作成したいファイルを右クリックして「ドライブへのショートカットを追加」をクリック

2．ショートカットを作成したいフォルダ(今回は「テストB」フォルダ)を選択して「ショートカットを追加」をクリック

3．「テストB」フォルダにファイルへのショートカットが作成されました

従来はファイルを共有した先のフォルダ内に表示されるアイコンは、通常のファイルと同じものでしたが、ショートカットを作成した場合には、アイコンの左下に矢印が表示されるようになり、判別しやすくなりました。

このショートカットは、あくまでファイルへのリンクなので、ショートカットを削除しても元のファイルが削除されることはありません。

なお以前の記事で紹介した「Shift+Zキー」というショートカットキーですが、今回紹介した「ドライブへのショートカットを追加」に機能が変わっていました(実際に使うと上記2の画面が表示されます)。

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個人的には歓迎したい変更

Googleドライブで同じファイルを複数のフォルダから参照する際の仕様については、今までは使いづらいと感じていましたので、今回の変更は個人的には歓迎しています。

ひとつのサービスだけですべてを賄うのは難しいため、どうしても複数のサービスを使わざるを得ないわけですが、できれば仕様や使い勝手の違いは少ない方がありがたいものです。

「検索を上手に使えばそもそもファイルへのショートカットなんて不要」という考え方もあるかもしれませんが、フォルダで管理した方が手っ取り早いこともあります。

今回の変更によりGoogleドライブ内でのファイル運用がやりやすくなったのではないでしょうか。

なお今回の変更については

置き換えプロセスは 2022 年中に開始される予定です。置き換えが開始される数週間前に、Google ドライブに通知が表示されます。

との記載があり、ご利用の環境ではまだ切替わっていないかもしれませんのでご注意下さい(詳細は以下のリンク先を参照下さい)。

Googleドライブヘルプ：複数の場所に保存されているファイルとフォルダをショートカットに置き換え

今回の記事、皆さまがGoogleドライブを利用される際の参考になれば幸いです。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
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