電子帳簿保存法：Amazonでの備品購入時の領収書等をどのように保存すればいいのか具体的に考えてみる

リンク名	表示書類	消費税率	支払方法	表示方法
請求書	支払い明細書	記載あり	記載なし	PDF
領収書／購入明細書	領収書	記載なし	記載あり	HTML

細かいことを言い出せば、両方保存していただいた方が無難ではありますが、もしどちらか一方だけ保存するのであれば、消費税率の記載がある「支払い明細書」を保存した方がよいと考えます(この点は人により意見が分かれると思いますので、各々ご判断ください)。

電子帳簿保存法一問一答に示されている保存方法

ここで先ほどの問27に戻りますが、回答には次のように書かれています(太字は筆者)。

２発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合
　(1)ＰＤＦ等をダウンロードできる場合
　　①ウェブサイトに領収書等を保存する。
　　②ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバ等に保存する。
　(2)ＨＴＭＬデータで表示される場合
　　①ウェブサイト上に領収書を保存する。
　　②ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバ等に保存する。
　　③ウェブサイト上に表示されたＨＴＭＬデータを領収書の形式に変換（ＰＤＦ等）し、サーバ等に保存する。

これがAmazonなどネット通販サイトで備品を購入した際の保存方法に該当します。

Amazonのサイトでいえば、

「支払い明細書」：2(1)に該当
「領収書」：2(2)に該当

となります。

Amazonで購入した場合の領収書等の具体的な保存方法

では、具体的にどのように保存すべきか？選択肢の多い「領収書」のケース(問27の回答2(2))で考えてみましょう。

【ケース1】ウェブサイト上に領収書を保存する

これは要するに、PDFファイルへの保存等を行わず、Amazonサイトに保存しておきましょう、ということです。

税務調査が来たときにAmazonのサイトを表示して、「領収書ここにありますよ」と提示することになります。

この方法カンタンでとっても魅力的ですよね。

でもこの方法はゼッタイにオススメしません。

理由としては、

Amazonサイトに領収書を7年以上にわたり保存すると書かれていないこと
注文履歴を「金額」で検索できないこと
税務調査の際に、購入履歴という個人情報を見せたくないこと

の3点です。

電子データの保存年数について

電子帳簿保存法による保存というのは、紙の保存と同じ年数だけ保存しておく必要があります。

Amazonサイト内を探してみましたが、どこにも「法律で定めされた年数の間、領収書を表示できるようにします」とは書いてありません。

税務調査を受けた際に領収書を見せようとしたら、Amazonのサイトで表示できなくなっていた、となる可能性があります。

この場合、税務署からは「領収書等を保存していなかった」として扱われます。

検索要件の確保について

「注文履歴」には検索ボックスがありますが、ここには

「タイトル、カテゴリー、またはお届け先で検索」

と書かれています。

実際に購入金額を入力しても、検索できません。

電子取引データの保存については、少なくとも「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できるようにしておく必要がありますが、この条件を満たしていないため、不十分な状態での保存となってしまいます。

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個人情報について

購入履歴というのはこれ以上ないほどの個人情報です。

それを税務調査の際に見せるのかどうか。

個人事業主の方で「気にしない」という方であれば構いませんが、例えば企業の従業員が個人のアカウントで購入したようなケース。

一定の間は個人で電子データを保存しておくことも認められていますが(一問一答問8)、税務調査の際に従業員の方が「注文履歴を見せたくない」と主張するなどのトラブルの可能性もゼロではありません。

税務調査委の際にその従業員の方が既に退職していて、連絡がつかず領収書を提示できない、といったリスクも考えられます。

個人立替分についても、都度電子データを提出してもらうような体制を整えておくべきでしょう。

【ケース2】表示される領収書をスクリーンショットしサーバ等に保存

これはAmazonのサイトに表示される領収書の画面を、いわゆる「スクショ」として撮った上で画像データとして会社内のフォルダ等に保存する方法です。

Windowsであれば、「Windowsキー+Shift+S」でカンタンにスクショをとれますので、難しくはありません。

なお、この場合

ファイル名を「20210925_Amazon_4708」等、取引日・取引先・取引金額がわかるものにする
ファイル名は連番にして、別途索引簿を作成する

等の方法で保存する必要があります。

【ケース3】表示されたＨＴＭＬデータを領収書の形式に変換（ＰＤＦ等）しサーバ等に保存

ケース2との違いは、画像データとして保存するか、PDFファイルとして保存するかの違いになります。

最近のブラウザーは、「印刷」機能の中に「PDFファイルとして保存」といった名称の選択肢がありますので、この方法でPDFファイルとして保存し、会社のフォルダーに保存しておきます。

この場合もケース2と同じように、ファイル名に取引日・取引先・取引金額を入れるか、索引簿を作成する等の方法で保存する必要があります。

ちなみに「支払い明細書」であっても、回答の2(1)①は【ケース1】と同じ。2(1)②は【ケース3】で印刷機能を使ってPDFファイルを作成する代わりに、ダウンロード機能でPDFファイルを保存する点が異なるだけです。

Amazonで備品を購入したケースを例に、具体的に何をどのように保存するかについて検討してみました。

現状で個別具体的なケースを判断する基準としては、先ほど挙げた国税庁の一問一答しかありません。

それぞれの取引が一問一答に記載されているどのケースに該当するか判断した上で、対応を決めていくしかないのが実情です。

そうした判断をされる際の参考になればということで、私見ではありますがまとめてみました。

今回の記事、電子帳簿保存法データ取引保存の実務判断をされる際の一助となれば幸いです。

投稿者

加藤博己加藤博己税理士事務所所長

大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。

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