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電子帳簿保存法についての情報が少しずつ増えてきていますが、電子データを保存するためのソフトについての具体的な情報は不足しています。今回はこうした情報をどうやって探すべきか、そしてその一例としてBill Oneというサービスをご紹介したいと思います。

電子帳簿保存法に対応できる「電子キャビネット」が欲しいけど、どうやって探せばいいの？

電子帳簿保存法の改正については2022年1月から適用され、PDFファイル等で受取った請求書等については、データのまま保存する必要があります。

正直なところマジメにきちんと対応しようとするとかなり大変です。

手間をかけずに対応しようとなると、どうしてもソフトやサービスなどの活用は欠かせません。

具体的にどんなソフトが必要かというと、とりあえずはオフィスの書類キャビネットを電子化する「電子キャビネット」だと考えています。

電子化された請求書や領収書をファイリングして、必要なときにすぐに取り出せるもの。

こうしたソフトは従来からありましたが、特に中小零細企業にはほとんど縁がなく、そうした企業向けの情報もあまりありませんでした。

現状であれば販売中のソフトについて、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が電子帳簿保存法の要件を満たしているか認証する制度がありますので、その認証を受けた中から探していくのが現実的でしょう。

JIIMA認証制度 | JIIMA 公式サイト

当面は電子データなどの保存にどう対応するか考えなければならないため、上記リンク先の

  • 電帳法スキャナ保存ソフト認証
  • 電子取引ソフト法的要件認証

から使えそうなものを探していくことになりそうです(スキャナ保存ソフトの中には、電子データで受取った請求書等の保存に対応しているものもあります）。

また、国税庁も同じリストをホームページにJIIMA認証情報リストとして掲載しています。ソフト一覧を確認するにはこちらで見る方が早いかもしれません。

とはいえ、このリストを中小企業の社長や担当者の方が見たとしても、

「値段は書いてないし、使い方のイメージも湧かない。一体どれを選んだらいいの？？」

となってしまうはず(実際、私もすべてのソフトをチェックするのは無理です･･･）。

そこで今回は、一例としてリストの中にある「Bill One」というサービスを試してみました。

Bill Oneは「索引簿の自動作成ツール」として考える

「Bill One」というサービスは、名刺管理サービスを提供しているSansan株式会社が提供する「クラウド請求書受領サービス」とされています。

Bill One | 請求書受領から、月次決算を加速する

最近はテレビCMも流されていますので、名前を聞いたことがある方もいるかもしれません。

具体的には、

  1. 支払のための請求書をBill Oneが指定する住所又はメールアドレスに取引先から送付してもらう
  2. Bill One側で請求書をデータ化してくれる(紙の請求書もスキャンしてデータ化)
  3. 利用者(請求書受取り側)は画面で請求書を確認できる

というサービスです。

電子帳簿保存法にも対応していますので、このサービスを使うことにより、支払のための請求書については、請求書の送付先を変えてもらうだけで、電子帳簿保存法への対応ができることになります(かつ、スキャナ保存によるペーパーレス化も実現できます)。

以下の制限はありますが、スモールビジネスプランという無料で利用できるプランがあり、中小零細企業でも導入しやすいのではないでしょうか。

スモールビジネスプランの制限

  1. 1月あたりの処理できる請求書数が100件まで
  2. Bill Oneで閲覧できる請求書が最新の500件まで

最初このプランを聞いたときは、

「閲覧が最新500件しかできないのであれば、すぐに上限に達して有料プランに移行しないといけないのでは？」

と思いましたが、

  • 請求書データをCSVファイルに出力できる
  • CSVファイルには請求書1件別のURLリンクが記載されている
  • そのリンクからネット上で請求書のPDFファイルを確認できる

となっているため、定期的にCSVファイルを出力すれば無料プランのまま使い続けることも可能です。

Bill Oneから出力したCSVファイルに含まれるURLリンクの例

「請求書1件ごとに請求書の電子ファイルとの紐付きが分かる資料」、これって要するに国税庁がQ&Aの中で示している「索引簿」と同じものだと言えます。

「国税庁：電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」より抜粋

つまり、「Bill One」は支払請求書について自動的に「索引簿」を作成できるサービス、と位置づけて導入を検討すべきというのが現時点での私の理解です。

なお、URLリンクを含むCSVファイルは一括して出力できますが、Bill One内のPDFファイルについては1件別にしかダウンロードすることができません。

ではもし将来的にサービス利用をやめたいとなったらどうなるか？

営業の方にお話を伺った際には、

「サービスを解約する場合には、索引簿とのリンクが分かる形でPDFファイルを一括出力できるよう対応を検討している」

とのお話がありました。

この点を心配されている場合には、導入前に事前に確認されることをオススメします。

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Bill Oneのメリット・デメリットは？

無料で始めることができますので、アカウントを作成してほんの少しですが使ってみました。その上で感じたメリット・デメリットをまとめておきます。

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メリット

【1】スキャンの手間が不要

請求書の送付先を変更すれば、自社でスキャンすることなくデータ化できる(添付ファイルの請求書もデータとして保存される)。

【2】「索引簿」が自動的にできる

自動的に「索引簿」ができあがるので、電子ファイルのファイル名を変更して保存するといった作業も不要。

【3】簡易ワークフロー機能あり

請求書の上司承認が必要な会社でも導入できる。

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デメリット

【A】スモールビジネスプランには支払・仕訳作成機能なし

スモールビジネスプランには振込用データの作成機能や、会計ソフトに取り込むCSVデータを作成する機能はないため、Bill Oneの画面を見ながら支払データや仕訳データを作成する必要があります。

なお、スモールビジネスプランでも「拡張項目」を設定して、勘定科目・税率を入力することにより、弥生会計用の仕訳データを作成することはできます。

ただ、試しにデータをつくってみたところ、データ形式に問題があり、そのままインポートするとエラーとなりました。

具体的には、

  • 25列目の必須項目のデータが出力されない
  • 1列目と20列目の組み合わせが正しくない

という2点が問題だったようです。

【B】データ化する際に請求書発行日が入力されない

データ化する際に入力される日付は「登録日時」しかありません(請求書に記載があれば、支払期日はデータ化されます）。

そのため「○月分の仕入請求書だけ検索する」ということができませんので注意が必要です。

請求書を管理するという点では、意外とここがネックになる会社も多いかもしれません。

【C】基本的に支払請求書しか管理できない

Amazonなどで従業員立替等により備品を購入した場合、Bill Oneで管理するためには自社でアップロードする必要があります。

立替経費の電子データ領収書までBill Oneで管理するかどうかは社内ルール含めた検討が必要と思われます。

電子帳簿保存法の電子データ取引について、データを管理するソフトについてどうやって探すべきか検討してみました。

なお、「支払請求書だけBill Oneで管理して、他の電子データは別のソフトで管理してもいいの？」という疑問を持つ方もいらっしゃるかもしれません。

この点については、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問23にて(強調・下線は筆者による)、

問 23 電子取引の取引データの保存について、複数の改ざん防止措置が混在することは認められますか。また、電子データの格納先（保存場所）を複数に分けることは認められますか。
【回答】
電子取引の取引データの授受の方法は種々あることから、その授受したデータの様態に応じて複数の改ざん防止措置が混在しても差し支えありません。
また、電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて複数に分かれることは差し支えありませんが、電子データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。

とされていますので、税務調査の対応時などにどのデータがどのソフトに保存されているかきちんと提示できるようにしてあれば問題はないと考えます。

(ただし、理由もなく支払請求書を月ごとに異なるソフトに保存するといった方法は認められないでしょう。）

電子帳簿保存法の電子データ保存への対応は、どの会社も頭を抱えているのではないでしょうか。

できるだけ実務の手間を増やさずに、かつコストも極力かけないで対応を検討することが必要となります。

今回の記事が、そうした対応を検討する際の参考となれば幸いです。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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