どうすれば仕事を効率化できるか、今回は道具（ツール）との付き合い方について考えてみたいと思います。

前回の記事を書いていて感じた違和感

前回の記事を書いているときに、自分で少し引っかかる部分がありました。

メールを書く時間を短縮するために、書いた次の部分です。

この点については、スニペットツールというツールを使って、冒頭の挨拶を2文字で入力できるようにしたり、毎月同じ内容で送る場合はGmailで返信定型文を登録しておくなど、ツールを活用して時間短縮をしています。

別に嘘を書いたわけでも、事実に反することを書いたわけでもないのですが、書きながら、

「人に胸張っていえるほど、使い倒しているのか？」

という考えが、頭の中をよぎりました。

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スニペットツールを使いこなせていない理由

前回触れたスニペットツールですが、WindowsではPhraseExpress、MacではDashというツールを使っているのですが、使いこなせていないという感覚をずっと持っています。

これらのツールを使って、”!m”と打つと自分のメールアドレスに変換する、などといった使い方をしているのですが、ほかに大量に登録しているかというと、両手で足りる程度しか登録できていません。

その理由を考えてみたところ、次の3点が思い当たりました。

  • 登録した内容をクラウド等経由で同期することができない
  • 自分で決めた省略形(“!m”など)が覚えきれない
  • 誤変換を避けるために”!”を使うことにより、タッチタイピングの流れが悪くなる

1点目については、現在仕事で2台のPC(メインと予備・持出し用)を使っているため、この2台の間で登録内容を自動的に同期してほしいのですが、現在は手動でやるしか方法がないようです。

そうなると、同じ登録作業を2回行う必要があるため、ついつい億劫になってしまいます。
（片方でエクスポートして他方でインポートすると、同期のタイミングが遅れたり、登録内容がぐちゃぐちゃになりかねないため却下です。）

2点目については、私の記憶力の問題かもしれませんが、せっかく登録しても、省略形を忘れてしまい、登録した内容を十分活用できないケースが何度かありました。

それなら覚えやすいようにと、”name”と入力したら自分の名前が表示されるようにすると、いざ”name”という単語そのものを入力しようとしても、すべて自分の名前に変換されてしまい、困ったことになってしまいます。
（自動変換しないようにする方法もありますが、そうすると今度は作業スピードが落ちてしまいます。）

3点目については、普段使わない文字の組み合わせを使うため、あまり使用しないキーを打つことになります。私のケースでは、”!”が該当しますが、この文字を打つためには、左手でShiftキーと数字の1を同時に打つ必要があります。

キーボードで入力していて、”!”を入力する機会が増えてくると、入力の流れが悪くなったような感じがして、すっきりしない訳です。

まあ、特に最後は感覚的な問題でしかありませんし、他のキーの組み合わせを考えればいいのでしょうけど、ツールをうまく使い込めないときというのは、案外他人にとってどうでもいいことが理由だったりしますので・・・。

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使うツールを決めたら、まずはとことん使ってみる

いろいろ言い訳じみたことを書きましたが、「使いこなせないからそれでいい」では仕事の効率は上がりません。

そこで今考えているのが、IMEの単語登録という昔ながらの方法に戻ることです。

以前からATOKをIMEとして使用していますが、現在はATOK PASSPORTというサービスを使って、どちらのPCでもATOKを使用しています。

ATOKであれば、

  • ATOK Sync APというサービスを使って、2台のPCで登録した単語の同期が可能
  • 文字を入力する流れの中で、登録した変換候補が出てくるため、省略形を覚える必要がない
  • 特殊な記号を組み合わせないため、タッチタイピングの流れが悪くならない

ということで、スニペットツールで感じていた問題をクリアすることができます。

一方で、スニペットツールであれば、特定の組み合わせで一発で変換できていたものが、ATOKを使うと最後に文字を確定する工程が必要となりますので、スピードは落ちます。

このあたりはもう少し使い込みながら、どちらが文字入力・文書作成のスピードアップに適しているか、見極めていく予定です。

今回は文字入力のツールという観点から書きましたが、仕事を効率化する上では、これを使ってみようと決めたツールについては、まずはとことん使ってみる必要があります。

使い込んでいくうちに、使いにくい部分が見えてきて、それが工夫でなんとかなるレベルなのか、それともどうにもならないものか、といったことが見えてきます。

そして、工夫してもどうにもならないのであれば、また別のツールを検討してみる。こうしたことを繰り返すうちに、自分にとって使いやすいツールが見つかります。

もちろん使い込むには時間がかかりますので、そんな時間はかけられないという方もいるかもしれませんが、こうした時間をかけないと、将来の時間の短縮にはつながりません。

是非今使っているツールが最適か、本当に使い込んでいるかという観点で、一度見直していただければ。今回は少し自戒も込めながら・・・

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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