仕事の中で、他の方とのコミュニケーションは欠かせません。そこで今回は一例として、電話とメールをどのように使い分けるべきかについて考えてみました。

電話でのコミュニケーションは非効率?

世代にかかわらず使われるコミュニケーションのツールとして電話があります。

直接対面で話すことと比べると、言葉以外から得られる情報(顔色、反応、しぐさなど)は減りますが、それでも相手の声色などから判断できることも多いです。

話している中で追加の質問が出てきた時なども、その場ですぐに確認することができますので、コミュニケーションをその場で完結させることができます。

一方で、電話をした際に、相手が電話できる状態かどうかわかりません。不在であれば、折り返しを依頼しますが、折り返し電話の際にこちらが出られないケースもあり、コミュニケーションを開始するまでの敷居が高いです。

電話だと記録も残りませんので、あとで「言った・言わない」でもめる可能性もあります。

また、個人的なものではありますが、電話の着信音好きではありません(いろいろ変えたとしても)。仕事中に突然鳴りだし、強制的に中断させられるという状況が好きではないため、電話の着信音自体が嫌いになっているのかもしれません・・・。

電話にもメリット・デメリットそれぞれありますが、私自身はデメリットの方が大きいと感じているため、緊急時や会う時間がないけれどメールでは伝わらないケースのみ電話で連絡するようにしています。

ちなみに、営業電話で仕事が中断させられるのは、時間のムダです。そのためホームページには電話番号を記載していません。

メールでのコミュニケーションは気軽?

電話に対して、メールでコミュニケーションをとる方法も今では一般的になりました。

電話と違って、相手のタイミングを気にすることなく送ることができますし、こちらも自分の都合のよいタイミングでメールを見ることができるため、時間を効率的に使うことができます。

電話と異なり記録が残るため、あとで履歴を確認することもできます。

しかしながら、文字だけでコミュニケーションをとる必要があるため、

  • 「文面を違う意味にとられてしまった」
  • 「長文メールを送ったら大事なところを読み飛ばされていた」
  • 「そもそも読んでもらえていなかった」

など、きちんと相手に伝えるのは意外と難しい部分があります。

またメールを書くには文字を打つ必要がありますが、どう頑張っても書くスピードは話すスピードに追いつきません。そのため書くスピードをどうやって上げるかについては工夫をする必要があります。

この点については、スニペットツールというツールを使って、冒頭の挨拶を2文字で入力できるようにしたり、毎月同じ内容で送る場合はGmailで返信定型文を登録しておくなど、ツールを活用して時間短縮をしています。

メールについても長所・短所がありますが、

  • できるだけメール本文は、簡潔に、平易な表現で書く
  • 長文になる場合には、小見出し等をつけて読みやすくする
  • メールを書くのにかかる時間は、ツールを活用して短縮する

という考え方で、コミュニケーションはメールを中心にとるようにしています。

大切なのは手段ではなく、相手にきちんと伝わること

電話・メール以外にも、最近はチャットでのコミュニケーションもありますが、どのような手段を使うにせよ、最も大切なのは、

「伝えたいことが相手にきちんと伝わること」

です。

ツールにこだわりすぎて、コミュニケーションそのものが成立しなければ、そもそも意味がありません。とはいえ、時間は有限ですから、無制限に時間をかけるわけにもいきません。

そこで相手に最も伝わりやすいツールは何かを考え、そのツールの特性を活かしてコミュニケーションをとる。その上で、自分自身の生産性を上げるために、効率的なコミュニケーションの方法を追求したり、時間短縮のための工夫をしていく。

仕事をする上でコミュニケーションはおろそかにできないけれど、時間も足りないという方がほとんどだと思います。

そのような方は、上記の視点で、コミュニケーションを効果的にしつつ、効率的にすることができないか見直してみてはいかがでしょうか。