Trelloでタスクの繰り返し設定を使う際には少し注意が必要です。注意すべき点をまとめておきます。

Trelloの繰り返しも最初から使いこなせたわけじゃない

前回の記事でMicrosoft Plannerの繰り返し機能について触れました。

(当初機能があることに気付かず公開後に慌てて修正するという形になってしまいましたが･･･)

Plannerの繰り返し機能の中身を確認すると、タスクの繰り返しといってもサービス毎に仕様が異なることがよくわかります。

今でこそTrelloの繰り返し機能を普通に使っていますが、使い始めた当初はうまく行かない部分もありました。

特に困ったのは

「タスクの内容を変更したのに、その後に自動的に作成されるタスクに変更が反映していない」

というものです。

原因がわかってしまえば大した話ではないのですが、仕様をきちんと理解していないと想定通りに動いてくれません。

そこで今回は、Trelloで「カードの繰り返し」機能を使う際に注意すべき点をまとめておきます。

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タスク(カード)の繰り返しを使う際に注意すべきこと

タスク(カード)の繰り返しの基本的な使い方

まず最初にTrelloにはタスクを自動的に繰り返す機能は標準装備されていません。

この機能を使いたい場合は、ボード内の「Power-up」ボタンを押して「Power-upの追加」を選んでから「カードの繰り返し」という機能を追加する必要があります(追加費用は発生しません、画像は追加後の画面です)。

「カードの繰り返し」を追加したら、カードの右側に「繰り返し」というボタンが表示されるようになります。

このボタンを押して

  • どの頻度で(毎週、毎月、毎年など)
  • どのリストのどこに(リストとリスト内の位置を指定)

を設定します。

変更した内容が反映されない理由は「アーカイブ」

ここまで読んで

「この程度の機能でなぜ変更が反映しないトラブルが起きるの？」

と思った方も多いかもしれません。

実はTrelloには処理が終わったタスク(カード)を見えなくするための「アーカイブ」という機能があります。

Gmailをお使いの方であれば、処理の終わったメールを見えなくする「アーカイブ」と同様の機能と理解してください。

繰り返しを設定したタスク(カード)をアーカイブしたとしても、設定した日時になれば同じカードは作成されます。

ところが繰り返し設定に基づいて作成された新たなカードの内容を変更しても、次回作成されるカードには変更は反映されません。

繰り返しが設定されたのは最初に作成したタスク(カード)であり、その設定を元に新たに作成されたタスク(カード)からその次のカードを作成してるのではないからです。

ポイントは「マスター」を別の場所に分けておくこと

この問題に対処するには、一番最初に作成(＝繰り返しを設定)したカードの内容を変更する必要があります。

当初この点に気付かず、最初のカードをアーカイブしてしまい

「おかしい、この前タスク内容を変更したのに反映されていない」

と悩みました。

さらにこの仕様に気付いた後に、アーカイブ内でオリジナルのカードを探すのに苦労するというオマケ付き。

そこで現在は「繰り返しタスク」というリストを作成しておき、繰り返しを設定したタスク(カード)についてはそのリスト内に置くことにしています。

これらのカードについては当然アーカイブは禁止です。

繰り返しタスクについては、カードを生成するための「マスター」となるカードが必要となりますので、「マスター」についてはきちんと別の場所に置いておく運用にしています。

タスクの内容を変更したい場合には、「繰り返しタスク」リスト内の「マスター」であるカードを修正すればその変更は次回きちんと反映されます。

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サービスは試行錯誤することでノウハウが蓄積される

Trelloでカードの繰り返し機能を使う際に注意すべき点を確認しました。

ちなみに前回ご紹介したMicrosoft Plannerの繰り返し機能ですが、マスターとなるタスクをコピーして作成するのではなく、タスクそのものを繰り返す仕様となっています。

Planner の定期的なタスク

そのためタスクの内容を変更したい場合には、現在のタスクそのものを修正すれば次の繰り返しには反映される仕様のようです。

提供されるサービスは何らかの考え方に基づいて作られていますので、このような違いは出てくるものです。

試行錯誤して使い続けていると今回ご紹介したようなちょっとしたノウハウが蓄積されて使いやすくなっていきます。

今回の記事がTrelloをお使いの方で「繰り返しがうまく使えない」という方の参考になれば幸いです。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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