Trelloというサービスを使い始めて1年弱になります。このツールを「何に」使うと効果的なのか、改めて自分の考えを整理してみました。

Trelloを最初使わなかった理由

Trelloというツールを使い始めて1年弱になります。

Trello

以前には、その使い方についてこんな記事も書きました。

実はこのツールを知った当初は、「こんなもの使いものにならない」と勝手に判断して、まったく見向きもしませんでした。

その理由としては、私がTrelloを「タスク管理」のためのツールとして見ていたためです。

私の中では、

「タスク管理」=「自分の頭の中にある”やるべきこと”・”やりたいこと”・”やらないといけないこと”すべてを一カ所で管理すること」

となっていて、とにかく少しでも気になることは、すべてタスク管理ツールの中に書き出して、自分の頭の中に残さないことにしています。

(これは、GTD=Getting Things Done という方法の中で出てくる考え方の一部になります)

タスクを「カード」で管理するTrelloは、この書き出したすべてのこと(=タスク)を一覧で表示したり、様々な切り口で並べ替えるといったことができないため、「タスク管理」には使えないと判断したわけです。

「タスク管理 おすすめ」などでGoogle検索すると、ほぼすべてにTrelloの紹介が含まれています。

そのため、「Trello=ちょっと変わったタスク管理ツール」という思い込みを長い間持っていました。

Trelloを使うと便利になるのは「進捗管理が必要」なタスク管理

ところが、とあるセミナーで「顧客とのタスク共有にTrelloを使っている」という話を聞いてから、Trelloに対する見方が変わりました。

つまり、「Trello=自分のすべてのタスクを管理するツール」ではないという見方です。

こう考えるようになって、ようやくTrelloの使い途が見えてきました。

今のところTrelloを使用する目的は、主に次の3点です。

  1. 他の人とのタスク共有(主に依頼したタスクの管理)
  2. タスクの進捗状況の管理
  3. 定期的なタスクのリマインダー

1については、他のタスク管理ツールでもタスク共有可能なものもありますが、タスクがカードとして表示されるため、他のツールと比較してわかりやすいというメリットがあります。

2については、リストという形で進捗状況を分けることができ、タスクの進捗状況を一目で確認することが可能です。

3については、定期的に依頼するタスクについては、都度入力するのではなく、自動的にタスクをつくることが可能なため、毎回自分で依頼する手間を減らすことができます。

※3については、Trelloの標準機能だけではできず、Power-upという追加機能を入れる必要があります。無料版でも1つだけであれば導入は可能です。

結局のところ、Trelloを「何に」使っているかというと、

進捗管理が必要なタスクの管理

です。

自分自身の仕事を考えてみたときに、

  • 進捗を管理するまでもない仕事
  • 完了までに時間がかかったり、ボリュームが多かったりして、進捗管理が必要な仕事

の2つがあります。

進捗管理する必要がないものまでTrelloに入れてしまうと、一覧性が悪くなってしまいますし、管理することが逆に手間になってしまう恐れがあります。

あくまで進捗管理をする必要があるものだけTrelloで管理し、全体のタスクについては別のツールに入れておく。これが現時点での私のTrelloの使い方です。

その進捗管理が必要なものが、「他の人へ依頼したタスク」だったり、「同じような依頼を複数の人にしている場合の自分のタスク」だったりするわけです。

Trelloの使い方を調べていると、「プロジェクト管理のツール」といった説明がされていることがありますが、「タスク管理」という言葉よりも、こちらの方がTrelloの使い方に合っていると思います。

繰返しタスクを作成するためのPower-up 「カードの繰り返し」

先ほどリマインダーは標準機能では作成できないとお伝えしましたので、そのために必要なPower-up(追加機能)についてもご紹介しておきます。

現在使っているのは、「カードの繰り返し」というPower-upです。

Trello

この機能を導入すれば、カードを日・週・月・年単位で自動的に作成することが可能です。

Trelloは無料で使い始めることができますが、無料版ではこのPower-upという追加機能は、ボードという単位に対して、一つしか導入できません。

どれを導入するか検討する際に、これは候補の一つになるものでしょう。

ひとつのものの見方にこだわりすぎない

私がTrelloを使うようになった経緯を通じて、どのようなケースで使えるかご説明させていただきました。

今回のケースのように、特定のものの見方に執着してしまうと、ツールなどせっかく活用できる可能性があっても、十分活かせない可能性があります。

なかなか自分自身では気付かないことも多いですが、「これ使えないな」と感じたときに、自分自身の見方が偏ってしまっていないか、常に気をつけておきたいものです。

もちろんTrelloは進捗管理でしか使えないという訳ではありません。今後も活用方法を広げられないか、という視点で考えていこうかと。