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Trelloというツールについてはこのブログでも何度か取り上げていますが、今回は同様の機能を持つMicrosoft Plannerと比較してみます。

タスクは共有するととっても便利

Trelloというタスク管理ツールについてこのブログで何度か紹介しています。

現在の主な使い方としては

  • 進捗管理・コミュニケーション
  • チェックリストと繰り返しの組合せによる抜け・モレの防止
  • 簡易マニュアル(カードに必要な写真と項目を入れておく)

といったものがあります。

誰かと共同で行う作業については、タスクを共有することで進捗管理ややりとりがしやすくなるため非常に便利です。

Trelloについてお話しをする機会がありますがその中で

「それってMicrosoftのTeamsの中でもできるよね」

というご質問をいただくことがあります。

具体的にはMicrosoft365に含まれるPlannerというアプリです。

Microsoft Planner | タスク管理アプリとチームワーク

そこで今回はTrelloとPlannerの違いについて確認することにします。

Microsoft PlannerはTrelloの代わりになるか？

Trelloでできることはいろいろありますが、基本的な機能としては

  1. 進捗管理
  2. タスクの期限設定・メンバーの割り当て
  3. チェックリストの作成・ファイル添付・コメント
  4. 繰り返しによるタスクの自動生成

について確認することにします。

なお今回はTeams内でPlannerを使うという前提で比較したいと思います。

TeamsへのPlannerの追加

Teams内でPlannerを使うにはチーム内の上部にある「+」ボタンを押します。

「PlannerおよびToDoタスク…」をクリックします。表示されない場合は「検索」欄で検索してください。

「新しいプランを作成する」を選んでタブに表示させる名前を入力(今回は「タスク管理」とします)したら「保存」をクリックします。

これでTeams内でPlannerを使える状態になりました。

1. 進捗管理

進捗管理については、「新しいバケットの追加」をクリックして、タスクの進捗管理のための入れ物を追加します。

設定時に「ToDo」というバケットが自動的に追加されますので

  • 実行中
  • 完了済み

の2つを追加します。

このようにTrelloと同じくカードの位置でタスクの進捗管理ができます。

2. タスクの期限設定・メンバーの割り当て

ToDoバケット内の「+タスクを追加」をクリックしてタスクを追加すると、次のような画面が表示されます。

この状態で

  • タスク名：テスト
  • 期限の設定：2022年12月31日
  • 割り当てる：メンバーのひとり(今回は私自身)を割り当て

して「タスクを追加」をクリックすると、次のように期限と担当者が割り当てられたタスクができます。

Trelloでは一度タスクを作成してから期限と担当者を割り当てる必要がありますので、この点はPlannerの方が便利です。

3. チェックリストの作成・ファイル添付・コメント

先ほど作成した「テスト」タスクをクリックして開くとその中に「チェックリスト」があります。

ここでTrelloと同じようにチェックリストを作成することが可能です。

またその下の「添付ファイルを追加」をクリックすれば、タスクにファイルを添付することも可能ですし、コメント欄でコメントのやりとりもできます。

なお共有していないチームのため、コメントのやりとりはお見せできません。参考としてMicrosoftサポートサイトのリンクを貼っておきます。

Microsoft Planner のタスクにコメントする

4. 繰り返しによるタスクの自動生成

私が調べた限りでは、TrelloとPlannerの最も大きな違いはこの点でした。

「でした」というのは、実は以前調べたときにはPlannerには「繰り返し」機能がなかったのですが、今回改めて確認したところタスクの中に「繰り返し」という項目ができていました。

Trelloのような「曜日や時間の指定」「どの位置にカードを表示させるか」といった細かい設定はできないようですが、基本的な繰り返しであればPlannerでも問題なく対応できそうです。

Trelloでの繰り返し設定画面

【2022.12.4追記】

公開当初、Plannerでは曜日などの繰り返し指定ができないと書きましたが、「繰り返し」欄で「ユーザー設定」を選択した後に、繰り返し間隔を「週」「月」「年」に変更することにより詳細な曜日や日付の指定が可能であることがわかりました。訂正してお詫びします。

Planner の定期的なタスク

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自分の環境にあったツールを選択する

TrelloとPlannerの違いについて確認しましたが、基本的な機能として大きな違いはありません。

既にTeamsを使っている場合にどちらを使用すべきかですが

「タスク管理・共有もTeamsに集約したい」

ということであれば、Teams内でPlannerを使った方がよいでしょう。

その一方で

「タスクの繰り返しについて細かい設定がしたい」
「TrelloのPower-up機能でどうしても使いたいものがある」

ということであれば、Trelloを使った方がよいということになります。

こうしたツールについては、みなさんが仕事をしている環境によりどちらを選ぶべきかは変わってきます。

ぜひご自身の環境にあったツールを選んで、タスク管理の効率を上げていただければと。

なお会社によっては社外とのこうしたツールの使用が許可されていないケースもあるかと思います。

特に社外とタスク共有される際には、こうした会社のルールについては十分ご確認いただきますようお願いいたします。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
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