NotionではTrelloのようなカンバン方式でのタスク管理も可能となっています。2つのツールを比較しつつ、ツールを導入する際のポイントについて、ひとりと複数人で使う場合の違いなどについて考えてみましょう。
NotionでもTrelloっぽいタスク管理は可能
このブログで何度か取り上げているTrelloというタスク管理ツールがあります。
タスクをカードにして進捗状況を管理できますので、現在も利用しています。
具体的にはこんな感じです。
これに対して最近使い始めたNotionというツールがありますが、これでも似たようなタスク管理は可能です。
具体的には、Notionの新しいページでテーブルを追加します。
Trelloと同様の項目をプロパティとして追加してからタスクを登録します。
「テーブルビュー」の右横の+ボタンを押してから「ボード」を選びます。
「完了」を押した後に、「プロパティ」をクリックして「担当者」「期限」の右側のマークをクリックして「ボードで表示」に移動させます。
このままでは並び順が「タグなし」「完了済み」「実行中」「未着手」となってしまうため、「未着手」「実行中」「完了済み」の順になるようドラッグして並び替え、さらに「タグなし」の右側にマウスを当てると表示される「･･･」をクリックして「非表示」を選びます。
これでほぼ先ほどのTrelloと同じような感じの画面が完成しました。
「なんでもできる」は常にメリットとなるか？
ここまでの流れをみて
「だったらTrello使わずにすべてNotionに一元化できるんじゃないの」
と思うかもしれませんが、一概にそうとは言えません。
Notionでもカードをドラッグして進捗状況を変更できますし、他の方と共有もできます。
さらに言えばカードを開いた状態で
- コメントのやりとりが可能
- タスクリストを追加可能(チェックリストとして使える)
などTrelloとほぼ同じことをすることができます。
Notionであれば細かいカスタマイズもできますので、こっちの方がいいんじゃないかと思う方も多いかもしれません。
自分ひとりで使うのであればそれでよいのですが、特に複数の方と共有して使用する場合、特に組織の中で使うような場合はこの
「なんでもできる」
というのはメリットとは限らないと考えています。
いろいろできるツールだと使いこなしている方がついつい
「ここが使いにくいから改善しよう」
と考え、次々に変更してしまうことがあります。
これってこうしたツールが苦手な人にとっては苦痛でしかありません。
「この前までと使い方が変わってしまっているのでよくわからない」
となり、最悪のケースだと使ってもらえなくなる可能性もあります。
Trelloもクラウドツールなのでサービス提供者によってガラッと使い方が変わることはもちろんあります。
ただそれは事前にアナウンスがあって準備期間をとることが可能です。
「できることが決まっている、制限されている」という状態は得意な方にとっては
「あれができない」「こんなことできれば便利なのに」
というストレスのもととなりますが、そうでない方にとっては
「覚える範囲が決まっている」
という一種の安心感になります。
複数人で同じツールを共有して使う場合には、使えずに取り残される人が出ないような配慮が必要です。
そうした観点からいえば「自由度が高すぎるツール」は時にデメリットになることもあるでしょう。
最適解は状況により変わる
Trelloの場合は他にも期限前にリマンダーメールを送ったり、Power-upという追加機能を導入することで簡単に繰り返しタスクを作成することが可能です。
Notionでも可能なのかもしれませんが、同じことをやろうとするとかなり作り込む必要があるかもしれず、そうした時間やメンテのための時間を節約できるというメリットもあります。
得意な方がひとりで使うのであれば、便利なツールを作り込んでドンドン活用すればいいでしょう。
その一方で複数人で共有して使う場合にはベストな回答は違うかもしれません。
また、ITに苦手意識がある人についても、自由度が高くないツールから始めた方がよいでしょう。
機能が多すぎると
「何から始めればよいのかわからない」
となり、結局何もできない可能性があります。
「できることが限られる」というのは必ずしも悪いことではありません。
機能面の制約がある中で、何ができるのか考えるのもひとつの訓練です。
試してみたツールでどうやってもできないというのであれば、別のツールを試すタイミングでしょう。
ベストなツールが何であるかというのは状況により変わります。
『「何でもできる」が常にベストでは限らない』という視点を持って、利用するツールを検討してみてはいかがでしょうか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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