チャットでのやりとりが増えたとはいえ、仕事においてはいまだにメールを使ったコミュニケーションもかなりあるのではないでしょうか。同じようなメールを何度も送っているのであれば、テンプレート機能の活用を検討してみましょう。

プログラミングを使わずに効率化したい！

以前Gmailで自動的にメールを送信する方法について書きました。

加藤博己税理士事務所
 
毎回同じ内容のメールを自分で書かない。GASを使って、Gmailから自動的に送信しよう。
https://katoh-tax.com/2019/08/22/gas-gmail-automatic
毎月お客さんに同じ文面のメールを、リマインダーとして送付している方はいませんか？そんな仕事は簡単なプログラムを書いて、Gmailに自動的にやってもらいましょう。最初はGmailの返信定型文で時間短縮お客さまに資料送付の依頼をするリマインダーメールを、 毎月決まった日に送っていたのですが、最初の頃は前回のメール探してきて、文面をコピペして送っていました。段々そうした作業が面倒になり、Gmailでもメール文面のテンプレート登録できるはずと思い調べたところ、返信定型文という機能があることを知って、この機能を使うよ...

これはGASというGmail用のプログラミング言語を使って自動化する方法です。

使えると非常に便利なのですが、どうしても

「GASとかプログラミングまではやりたくない」

という方は一定数いるのではないでしょうか。

他にも

「毎回作成する文面はほぼ同じなんだけど、送るタイミングが決まってないのでプログラムを使った自動化はできない」

というケースもあるでしょう。

こうした場合

  1. 前回送ったメールを探す
  2. 見つけたメールをコピーして、新規メールに貼り付けする
  3. メールを送信する

という手順でメールを送っていることが考えられます。

Gmailのテンプレートにメールの文面を登録をしておくことで、1・2の作業を効率的に行うことができますので、今回はその方法を確認しておきましょう。

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Gmailでのテンプレート設定方法と注意点

Gmailでのテンプレート設定手順

【1】新規メールの作成画面で、件名・本文を記入します。

【2】メール作成画面の下側にある「・」がタテに3つ並んだアイコンをクリックします

【3】「テンプレート」-「下書きをテンプレートとして保存」-「新しいテンプレートとして保存」の順に選択します

【4】テンプレート名の入力画面が表示されます。メールの件名がテンプレート名として表示されていますので、そのまま保存してください。

ここでテンプレート名として保存したものが、次回以降テンプレート機能を使ってメールを作成した時の「件名」となります。

わかりやすいテンプレート名かつ相手に送信できる名称にしましょう。

テンプレート名として自分にわかりやすいものにして、メール作成時に件名を変更するという方法も考えられますが、件名の修正を忘れて送ってしまうかもしれませんのであまりお勧めしません。

なおテンプレートの登録用に作成したメールであれば、この時点で作成したメールは削除してください(送信用に作成したものであればそのまま送信してください)。

【5】再度新規メール作成画面を開き、「・」がタテ3つ並んだアイコンをクリックし、「テンプレート」を選ぶと先ほど作成した「【○○様】資料依頼メール」が表示されますのでクリックします。

【6】登録したテンプレートがそのままメールとして表示されますので、宛先を入力すればあとは送信するだけです。

ちなみに今回テンプレートとして登録した文面の場合、「■月XX日」の部分は、メール送信前に実際の締切日に変更する必要があります。

できるだけ修正が少なくてすむ文面にした方がメールを作成する手間や修正を忘れて送ってしまうという失敗を避けられます。

修正漏れを避けるためには、修正部分は「●」「■」「▲」といった目立ちやすい文字にしておいた方がよいでしょう。

テンプレート機能を使う際の注意点

Gmailでテンプレートを登録する際の注意点ですが、下書きの状態からしか登録することができません。

この機能を使っていると

「この前送信したあのメールを登録しておこう」

と考えることがよくありますが、残念ながら送信済みのメールを登録することはできないようです。

他にもモバイルアプリではこの機能は使えませんのでご注意ください。

また、もしテンプレートの機能が表示されない場合は、Gmailの設定画面の「詳細」でテンプレートが有効になっているか確認してください。

テンプレート機能については、Googleの

Gmail でのメールの閲覧、送信に関するヒント

の中の「メール テンプレートを送信する」に説明がありますので、合わせてご確認ください。

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目の前の作業をまずは効率化する

メールの文面作成を効率化するためのテンプレート機能の活用についてまとめました。

最近のAIの進化を見ていると、近い将来AIが

「あなたの書きたいメールは、これではないですか？」

と提案してくれるかもしれません。

そうなると今回のようなテンプレートを使う必要は無くなるのでしょう。

とはいえまだそうした状況にはなっていませんので、目の前のメール作成の時間を短縮するためにも、定型的なメール作成くらいは効率化したいものです。

今回のようにテンプレートを活用すれば、「メールを探す」「コピペする」という手間が減ります。

もし同じようなメールを何度も書いているのであれば、業務に活用できないかご検討ください。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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