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タスク管理のやり方は人それぞれ違うと思いますが、たまにはそのやり方が妥当かどうか見直した方がいいんじゃないかというお話です。

最近のタスク管理のやり方

最近久しぶりにタスク管理の本を読んで、自分の現在のやり方を見直した方がいいのかなと考えたりしています。

現状の管理方法は結構長い間変えていなくて

  • 予定：Googleカレンダー
  • ToDo(タスク)：Toodledo
  • 当日のタスク実行管理：TaskChute Cloud

という3つのツールを使っています。

ザックリ言えば

  1. やるべきこと・やりたいことが出てきたらToodledoに登録して頭の中に気になることを残さない
  2. 日時の決まっている予定はGoogleカレンダーに登録する
  3. 前日に翌日やるべきことをToodledoとGoogleカレンダーで確認してTaskChute Cloudに登録する
  4. 当日はTaskChute Cloudに従って淡々とタスクをこなす

という流れです。

Toodledoって現状ではそれほど人気のあるツールではないかもしれませんが、Context欄を時間帯に区切ることで時間帯ごとにやるべきタスクを明確にできます。

毎週末に翌週やるべきタスクの状況を確認するのですが、このときに翌週のタスクをそれぞれの曜日の各時間帯ごとに割り当てることで、自分がこなせるタスクの量を見積もりやすくなります。

「Toodledoで時間帯に区切ってタスク管理しているのなら、TaskChute Cloudは必要ないのでは？」

と思う方もいるかもしれませんが、TaskChute Cloudは

  • 当日のタスクをこなす際に脇道にそれない(一時的にそれても、やりかけのタスクに戻りやすい)
  • 実際にかかった時間を集計できる

という2つのメリットがあるため手放せません。

同じやり方を長く続けるとおかしなクセが

とはいえ改めてタスク管理の基本を確認してみると、自分のやり方のクセというかおかしな点に気付いたりするものです。

「タスク管理なんて人それぞれやり方は異なるんだから、クセなんてあって当然では」

という考え方ももちろんありますが、改めて基本に照らしてみるといろいろ気になる点が出てきます。

今回見直して気付いた点としては･･･

  • 本来当日のタスクは固定すべきなのに、時間が余ったらできるかもというタスクを欄外(No Context欄)に入れてしまっている(いわゆる「クローズドリスト」になっていない)
  • Context欄でタスクを区分していることにより、本来もっと短時間で終わらせられるタスクに余計な時間をかけている可能性がある
  • TaskChute Cloudに当日のタスクを登録する際に予想時間を見積もるのであれば、Toodledoで時間帯ごとにタスクを分ける必要はないのでは

といったところです。

「このツールをこんな使い方したら便利だ！」ということで使い始めるわけですが、長く使っているとそのツールに縛られてしまう可能性があります。

今回の例で言えば、私のタスク管理の方法がToodledoのContext欄の使い方に縛られてしまっているわけです。

ツールに縛られているのであれば、思いきってツールを変更するのもひとつの方法かなと。

まだどのように変更するか決めかねている部分もありますが･･･。

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定期的にやり方を見直す機会を持つ

今回は検討してる途中でブログにまとめているため

「見直した後の姿はこれです」

というものはないのですが、普段の自分の仕事のやり方について定期的に見直す機会は必要だと感じます。

見直しのきっかけとなるのは、本を読んだり、他人のやり方を聞いたりといったインプットです。

きっかけがないと気づきを得られませんので

「この分野はよく知っているから、改めて勉強する必要はないな」

というスタンスではなく、たまにはそうした分野のインプットも必要だと再認識した次第です。

さて、タスク管理のやり方どのように変えましょうか。とはいえタスク管理はあくまで仕事をしやすくするためのもの。

管理の仕方に悩みすぎるのは本末転倒なので、ほどほどのところで決めることにします。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
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