経理の効率化を実現するには、会計ソフトへの手入力は極力なくしたいものです。弥生会計で手入力をなくす際の方法について整理しておきます。
目次
仕訳の手入力をなくすのは経理のデジタル化の第一歩
デジタル化とかDXといった言葉を聞く機会が増えましたが、最初からあまり難しく考えなくてもよいのではと思っています。
例えば経理業務でいえば、会計ソフトへの入力作業を見直すといったことから始めれば十分ではないかと。
通帳を見ながら仕訳を入力しているのであれば、この作業を自動化することを考えてみてはいかがでしょうか。
会計ソフトへの入力の仕方を変えるだけでも、実際には会社内の仕組みのいろいろな部分を見直す必要があります。
そうした積み重ねが会社の仕組みを変えることにつながっていって、少しずつデジタル化に向かっていくはずです。
デジタル化とかDXって大がかりなシステムを入れることだと考えてしまうと尻込みしてしまって何も進みません。
でも会計ソフトへの入力方法を見直すということであれば
「ウチの会社でもできるかも」
と思えるのではないでしょうか。
弥生会計で仕訳インポートとスマート取引取込のどちらを使うべき？
今回は
- 会計ソフト：弥生会計
- 入力方法：通帳を手入力
というケースで、通帳を見ながらの手入力をなくす方法について考えてみましょう。
手入力をなくすにはデータが欠かせません。そのためにはネットバンキングを契約して入出金データを取得できるようにする必要があります。
(紙の通帳をデータ化するサービスもありますが、今回は取り上げません。)
弥生会計には仕訳データを取り込む方法として
- 仕訳日記帳に直接仕訳データを取り込む(インポート)
- スマート取引取込
の2つの方法があります。
弥生会計でデータを取り込む方法をはじめて調べた方に取っては「どっちを使えばいいの？」と戸惑う点です。
元々は1のインポート機能しかなかったのですが、クラウド会計の普及などに伴い弥生会計も進化する中でスマート取引取込という機能が追加されたという経緯があります。
この2つの機能の違いを簡単にまとめたのが次の表です。
| インポート | スマート取引取込 | |
| 1. データの作りやすさ | 難しい(勘定科目必要) | 簡単(口座連携) |
| 2. 仕訳ルールの適用 | できない | できる |
| 3. 消費税区分 | 旧8%なども使用可 | 旧税率などは使えない |
| 4. 複合仕訳 | 対応可能 | 対応可能(設定が面倒) |
| 5. 手間・工数 | データの準備が大変 | 仕訳毎に登録処理必要 |
もう少し詳しく確認していきましょう。
データの作りやすさ
インポート機能を使う際のデータの作り方については過去に以下の記事で解説していますが
銀行の入出金データに勘定科目や税区分など普段仕訳を手入力する際に必要な情報などを追加する必要があるため、慣れていない方に取ってはハードルが高いものです。
その一方スマート取引取込を使えば、ネットバンキングと直接連携することができるため、自分でデータを準備する必要はありません。
仕訳ルールの適用
インポート機能では、インポートするデータに勘定科目などが含まれているため、事前に登録したルールに基づいて仕訳を作成する機能はありません。
スマート取引取込では、取り込まれるのはネットバンキングの入出金データのみのため、このデータに対して勘定科目などを入力する必要があります。
この部分を効率化するために「この摘要だったらこの科目を使う」といったルールを登録することができますので、一度登録すればあとはデータを取り込めば勘定科目などを自動的に入力することが可能です。
消費税区分
過去のリース契約が残っているなどの理由により旧8％などの税率を使うケースもありますが、スマート取引取込で仕訳を作成する際には旧税率を選択することはできません。
弥生会計にデータを取り込んだ後に、手動で修正する必要があります。
インポート機能で取り込むデータでは旧税率を使用することが可能です。
複合仕訳
入金時に振込手数料が差し引かれていたり、税理士などに報酬を支払う際に源泉所得税を控除するケースなど複数行の仕訳を作成するケースがあります。
こうした仕訳処理についてはどちらも対応しているのですが、スマート取引取込では設定の仕方が少しわかりにくいです。
スマート取引取込での複数行仕訳の設定方法については以下の記事をご参照ください。
手間・工数
通帳データをインポート機能を使って弥生会計に入力しようとすると
- ネットバンキングからデータダウンロード
- ダウンロードしたデータからインポート用データ作成(勘定科目・消費税率などの付加)
- 作成したデータのインポート
という手順を踏む必要があります。
インポート用データの作成をExcelなどを活用して摘要から勘定科目を設定するなどの仕組みを作れればかなり楽になりますが、毎回
データダウンロード→加工→インポート
という手間は生じます。
一方スマート取引取込の場合には
- スマート取引取込画面への移動
- 取り込んだデータの確認・チェック・修正(さらに仕訳ルールがないものについては新たに設定など)
- 弥生会計への取込み
- 取込後のデータチェック
といった手順を踏む必要があります。
わざわざ入出金データをダウンロードしたり、弥生会計にインポートする手間はありませんが、連携したデータの確認作業は毎回必要となります。
ひとつのやり方にこだわらない、適材適所を意識する
通帳からの仕訳入力作業のデータ化を例として、弥生会計のインポート機能とスマート取引取込を比較してみました。
インポート機能は1カ所でもデータが間違っているとエラーとなって取り込むことができません。
こうした点を考慮すると、通帳の仕訳入力をデータ化するのであれば、スマート取引取込の方が始めるためのハードルは低いです。
その一方で複合仕訳が多い場合などは、逆にスマート取引取込の方が手間がかかる可能性もあります。
どちらかが圧倒的に便利というわけではなく、それぞれ一長一短があります。
ご自身のスキルや経理の状況などから判断して、自社にあった方法を選んでいただくのがベストです。
今回は通帳の事例のためスマート取込の口座連携を取り上げましたが、Excelで作った金銭出納帳のインポートであればCSVファイル取込という機能を使うことも可能です。
金銭出納帳のスマート取引取込での処理方法については以下の記事にまとめていますのでご参照ください。
このようにひとつの作業をとってもやり方はいろいろとあります。
ひとつのやり方にこだわらず、適材適所でどの方法を使うか検討することが効率化を考える上では大事ですので、ぜひ意識してみていただければと。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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