自分の仕事のボリュームが増えてきて、その一部を他の人に依頼しなければならないケースがありますが、そんなとき仕事のどの部分を依頼すべきか。そんなことを考えてみました。

人に仕事を頼んだときに、イライラした経験はありませんか？

組織で仕事をしていると、自分の仕事のボリュームが増えて仕事が回らなくなり、一部を他の人に割り振るといったケースがあります。

そんなとき往々にして感じるのが、「自分でやった方が早いのに」というものではないでしょうか。

自分としてはできるだけやりやすいと思う部分の仕事を切り出して依頼しているのに、思ったような形で仕上がってこない。結果よけいにイライラする、そんな経験ありませんでしょうか？

一方で仕事を頼まれた方も、慣れない仕事でどうしてよいかわからない。仕事を依頼した方は忙しそうにしていて、何度も聞いたら怒られそうだから、聞けずに仕事が進まない。

なぜこんなことになってしまうのか？

頼んだ方と頼まれた方では、知識・スキル・経験などに差がありますので、頼んだ方が「ここまでカンタンにしているのだから当然できるだろう」と思っていても、頼まれた方からしたら「こんな仕事やったことがない。難しい。」と感じている可能性があります。

頼んだ側のレベルを基準に考えてしまうと、仕事のレベルのミスマッチからどちらもイライラして、双方が不幸になってしまいかねません。

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大事なのは、自分の仕事をどんな形に切り分けるか

では、どのように依頼する仕事を決めるのがよいのか？

仮に自分の仕事の総量が下のように三角形で表示できるものとします。横軸が仕事の量で、縦軸が仕事の難しさです。

通常であれば、最初は「難易度：低」部分の仕事を切り分けて、他の方に依頼することになるでしょう。

このときに注意したいのが、「どんな形に切り分けるか」という点です。

例えば、次のように仕事を切り分けたとします。

抽象的な書き方になってしまいますが、このとき仕事を依頼する側は、

「端の三角形はいびつでやりづらいだろうから、四角形の部分をそのまま頼もう」

とか

「本当は四角形の形で頼みたいけど、量がこなせないかもしれないから点線で区切った三角形で仕事を渡そう」

などいろいろと配慮して仕事を依頼されていると思います。

ここで注意しないといけないのが、渡す相手のスキルや能力に配慮して渡す形を考える必要があるという点です。

仕事を受ける側も全員が同じというわけではありません。例えば、

  • 計算が得意な人、苦手な人
  • 単純作業が得意な人、苦手な人
  • 仕事の流れがわからないと仕事がやりづらい人、気にしない人

など、いろんな方がいます。

計算の苦手な人に計算の多い仕事を頼んでしまったり、流れが見えた方が仕事をやりやすい人に、ムリヤリ区切った仕事を渡してもうまくいかない可能性があるわけです。

大事なのは、自分が仕事をどのように切り分けるか、ではなく、その切り分け方が渡す相手に合っているか、という点です。

ついつい渡す側が自分の基準で

「この形に切り分けておけば、誰でもカンタンにできるだろう」

と感じていたとしても、その「カンタン」が相手にとってもそうだとは限らないということです。

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どの仕事を頼むかは、頼む方の責任。仕事の頼み方見直して見ませんか？

どの仕事を頼むかは、最終的には頼む側の責任により行わなければなりません。

特に組織の中であれば、頼む側の立場が上のケースが多いでしょう。

そうした場合には、頼んだ仕事がきちんと回るように段取りをするのも、その上司の責任だといえます。

「仕事を頼んでも、想定していたものが出てこない」と嘆いていても仕方ありません。

仕事を頼んだ相手が、もしやりにくそうにしているのであれば、渡す仕事の内容がその人に合っているか一度見直しされてみてはどうでしょうか。

「そのそも時間がないから人に頼んでいるのに、そこまでの余裕はない」とおっしゃる方も多いかもしれませんが、頼んだ仕事を思った通りやってもらえていないのであれば、それは目指すべき姿と合致しているでしょうか？

仕事をうまく回すことを目的としてやっている以上、成果が出ていないのであればやり方を見直す。回り道のように見えて、結局はその方が頼む方も頼まれる方も成果があがるはずです。

仕事の頼み方間違っていないか、一度見直してみませんか。

 

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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