現在、DropboxからGoogleドライブへの移行を進めていますが、その中でいろいろと躓く点が出てくるものです。今回はそうした点についてまとめておきます。
目次
Googleドライブへの移行を検討中
オンラインストレージとして、DropboxとGoogleドライブを使っています。
用途しては、ざっくりといえば
- Dropbox
- お客さまとのデータ共有用
- 事務所内のデータの保存用
- Googleドライブ
- Googleドライブでのデータ共有を希望されるお客さま用
- GASを使う際などのデータ保存
といった感じです。
これを今Googleドライブにまとめようとしています。
事務所内のデータはすでに移行済みで、お客さまとの共有データも現在順次移管中という状況です。
移行する理由としては、データが各サービスに分散していると管理コストが増えるという点もありますが、Geminiでできることが日々増えていることもあり、データをGoogleドライブにまとめておいた方が、今後の業務が進めやすくなるのでは、との判断です。
なお、この移行にあたり、Google Workspaceの契約をStarterからStandardにアップグレードしました。
※プランごとの違いはこちらで確認できます。
保存容量(30GB→2TB)が必要だったというのもありますが、他にも
- ドライブやスプレッドシートでもサイドパネルでGeminiが使える
- GoogleMeetの録画ができるようになり、文字おこしなども使える
といった機能も活用すべきでは、という理由もあります。
特にGoogleMeetで録画・文字おこしできるようになったのは便利です。
従来、オンラインの打合せはZoom、文字おこしはNottaというサービス使ってましたが、このあたりもGoogleのサービスにまとめられそうです。
Googleドライブへの移行で躓いた点
とはいえ、今までGoogleドライブを本格的に使っていなかったため、いざ移行しようとするといろいろと躓く点は出てくるものです。そうした点について、まとめておきます。
【1】Excelファイルをどうやって開く？
今まで表計算ソフトはExcelをメインにしていましたので、現状でも仕事に使っているExcelファイルはたくさんあります。
このExcelファイルをオンライン上のGoogleドライブで開くと、Googleスプレッドシートが起動します。
数字の修正くらいならこれでも問題ありませんが、マクロの処理はできません。
この点については、Googleドライブのパソコン版ドライブをインストールすることで解決しました。
Windowsであれば、エクスプローラーからGoogleドライブ内のファイルを開くことができるため、ExcelファイルをダブルクリックすればExcelでファイルを開けます。
以前、｢Googleドライブファイルストリーム｣とかいう名前だった頃に導入を検討した記憶がありますが、パソコンとの同期の仕様がよくわからず放置していましたが、いざ使ってみると想像していたよりも使いやすいものでした。
【2】Googleアカウントを持っていない相手との共有
次に悩んだのが、相手がGoogleアカウントを持っていないとドライブのデータを共有できないのでは？という点。
ずっとできないと思っていたのですが、Google Workspaceを契約していると、ビジター共有という機能で共有可能です。
ただこの機能も万能ではなくて
- 共有相手は、パソコン版ドライブを使えない(オンライン上でしかファイルにアクセスできない)
- 7日間ごとに本人確認が求められる(らしい)
といった注意点はあります。
それともう一つ、最初マイドライブ内のフォルダを共有しようとしたのですが、共有相手はファイルの閲覧･編集はできるのですが、フォルダやファイルの追加ができませんでした。
最終的に共有フォルダ内にフォルダを作って共有したところ、ファイルやフォルダの新規追加も可能になりました。
主に資料を提出してもらうためにフォルダ共有しているので、これできなかったらGoogleドライブに移行できないと焦りました･･･。
先ほどのリンク先の説明に
ビジターは、マイドライブにファイルやフォルダをアップロードしたり作成したりすることはできません。
とありますが、この｢マイドライブ｣が共有する側のマイドライブという意味なのでしょう(相手はGoogleアカウントがないので、そもそもマイドライブ持ってませんから)。
ちなみに、｢共有ドライブ｣について説明すると長くなるので、詳細を知りたい方は以下リンク先を参照下さい。
【3】共有フォルダの場所がわかりにくい？
共有ドライブ内のフォルダを共有すると、マイドライブではなく、｢共有アイテム｣という場所に表示されるため、共有された側がGoogleドライブから直接アクセスしようとすると、どこに共有フォルダがあるのかわからずに戸惑うケースがあります。
この点については、共有フォルダのショートカットを作成して、マイドライブ内に保存してもらうことで対応してもらっています。
ブラウザー上で開いている場合は
1. 共有アイテム内に表示されている共有フォルダ(画像では｢テスト用｣)を右クリックし、｢整理｣-｢ショートカットを追加｣を選択
2. ショートカットの追加先として｢マイドライブ｣を選択(画像の状態でマイドライブ右側の｢追加｣をクリック)
この手順で、マイドライブ内に共有フォルダへのショートカットが作成されますので、共有フォルダへのアクセスがしやすくなります。
課題は、ひとつずつ解決していくもの
実際には他にもいろいろとトラブルはありますが、今回は最初につまずきそうな点を3つまとめておきました。
何か新しいことをしようとすれば、大なり小なりトラブルや問題は発生するものです。大事なのはそのときに、ひとつずつきちんと解決していくこと。
今回の記事が、Googleドライブを活用しようとする方の参考になれば幸いです。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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