Dropbox Businessで、Googleドキュメントやスプレッドシートなどを、直接編集できるようになったというニュースが先日ありました。どの程度使えるのか試してみましたので、まとめておきます。

いきなり事前設定でつまづいた

最近、細々とTwitterでつぶやいているのですが、先日投稿したツイートに、意外と(といってもたいした数ではありませんが)反応がありました。

反応してくれる方がいる限りは、やはり検証結果をまとめとかないと、ということで、確認した結果をまとめていきます。

まず前提条件として、次の2点に注意してください。

  • 直接編集機能の対象となるのは、法人向けプランのDropbox Businessのみ(現在私は、このDropbox Businessを使用しています )
  • 先行機能としての提供のため、まだ正式版ではないことから、今後仕様が変わる可能性があります

事前設定

Dropbox Businessを使っているからといって、自動的に使えるようにはなりません。まず設定が必要です。

Dropbox Businessの管理コンソールで、「設定」を開きます。その中の「先行アクセス」をクリックします。

内容を確認の上で、Dropbox for G Suiteの横の「登録する」をクリックします。

確認メッセージが表示されたら「登録する」をクリックします。

これでDropbox Business上で、Googleドキュメントやスプレッドシートを直接扱えるようになりました。

設定の際の注意点、広告ブロック機能には要注意

で、この後問題が発生するのですが、Dropbox内でGoogleドキュメントのファイルを新規作成して開こうとしたところ、下記のような画面が表示されて、ファイルを開くことができませんでした。

原因がさっぱりわからなかったので、サポートに問い合わせていろいろ試してみたところ、どうも広告ブロック機能のあるChrome拡張機能が問題だったようで、これをオフにしたら問題なく使えるようになりました。

最初にファイルを開く際に、Googleアカウントの認証画面が表示されていれば、問題ありません。

私の場合は、この認証画面がブロックされていたようで、認証なしで開こうとしたため問題が生じていたようです。

ちなみに途中でChromeではなくOperaでも試してみたのですが、同じ問題が発生しました。

Operaには標準で広告ブロック機能があるため、DropboxのWebサイトで広告をブロックしないように設定したところ、こちらも問題なく使えるようになりました。

応急処置としては、Chromeのシークレットモードであれば、動作しましたので、どの拡張機能が問題かわからない場合は、試してみてください。

新規作成・編集機能はどんな感じか?

上記設定が終わると、Web上のDropboxで、Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドの新規作成が可能になります。

「ファイルを新規作成」を押すと、Googleドキュメントなどが表示される

新規作成したファイルを開くと、そのまま画面が開き、入力・編集が可能となります。

共有相手がDropbox Businessでなくても編集は可能か?

そもそも確認したかったのが、この機能は現時点ではDropbox Business用の機能なのですが、作成したファイルを共有した相手が、Dropbox Businessを使っていなくても、編集できるのか?という点でした。

結論を先に申し上げると、共有相手がBusiness以外のDropboxユーザーであっても編集か可能です(念のためサポートにも確認済み)。

一応簡単なテストもしましたので、結果を載せておきます。

1.Dropbox Business上に共有用フォルダーを作成し、Googleドキュメントとスプレッドシートのファイルを新規作成

2.このフォルダをDropboxの無料プランのユーザーと「編集可能」で共有

3.無料ユーザーのアカウントでDropbox(Web版)を開く

4.Googleスプレッドシートを開く

5.開いたスプレッドシートにデータ(利益率の行)を追加する

6.Dropbox Businessで編集したファイルを再度開く

編集内容が反映されていることが確認できます

ちなみに、この共有したフォルダから、無料のDropbox内の別の場所にファイルをコピーしても、同じように編集は可能でした。

また、最初の同意画面に「メンバーのG Suiteライセンスが必要になります。」との記述がありましたが、サポートに確認したところ、無料のGoogleアカウントでも問題ないとのこと。

「無料のGoogleアカウントだと、接続環境等により(今回私が経験したような状態で)接続できないことがあります」ともいわれましたが、無料アカウントの場合、動作保証はしませんということかもしれません。

具体的な活用ケースが思いつかない・・・

今回試してみた内容をまとめましたが、今回のこの機能って、正式に実装されたとしても、使うケースはあまりないのではと思います。

仮にGoogleドライブで、Googleスプレッドシートなどをお客さまと共有しているケースがあるとします。

この環境をDropboxに移そうとしても、GoogleドライブからGoogleスプレッドシートをダウンロードすると、自動的にExcelファイルに変換されてしまいます。

そのため、私の知る限りではGoogleドライブからGoogleドキュメントやスプレッドシートのまま、Dropboxに移管する方法が思いつきません。

またDropboxで、Excelなどのファイルを共有していたとして、仮に共有相手がExcelを持っていないとしても、(Microsoftアカウントの登録が必要だったり、機能制限はあるものの)無料のOfficeオンラインを使用すれば、簡単な編集は可能です。

そうなると、DropboxでわざわざGoogleドキュメントやスプレッドシートを新規作成してから、共有するケースがどれだけあるかと。

もちろん、Dropbox上で使えないよりは、使えた方がよいですし、今後さらに便利な機能が追加される可能性もありますので、なんともいえませんが、そんなに使うケースはないのでは、というのが今の時点での正直な感想です。