毎月繰り返すような業務の場合、「その月の15日」といった締切りを設定することはよくあることです。Trelloの繰り返しカードで、その月の一定日を締切りとして設定する方法を確認しておきましょう。
繰り返しカードでは特定の日以外の期限を設定できない
Trelloでタスクを共有しているお客さまに対して、毎月依頼するような内容については「繰り返し」という追加機能を使って、自動的にカードが作成されるようにしています。
この機能は便利なのですが、ひとつ困ったこととして「日付」の項目に期限を自動的に設定できません。
繰り返し元となるカードの中に日付は入力できますが、この場合特定の日時(11月8日など)を指定しなければなりません。
毎月繰り返すタスクの場合、締切りは「その月の15日」などカードが作成された月ごとに変わってくるのが一般的です。
この設定方法がよくわからず、従来は代替策としてタスク名の最初に
【締切り：15日】
などの文言を追加することで対応をしていました。
Trelloの自動化機能で期日を設定する
この程度のことが本当に対応できないのだろうかという疑問はありましたので、最近お気に入りのPerplexityに相談したところ、次のような回答が返ってきました(よく見るとソースのところに私のブログ記事が入ってますが･･･)。
Trelloには自動化機能があるのですが、それを使えば対応可能とのこと。ということで設定の手順を確認しておきましょう。
【1】Trelloボード内の雷マーク(自動化)をクリックして「ルール」を選択
【2】左側の「Rules」が選択されていることを確認して「Create automation」をクリック
【3】「+AddTrigger」をクリック
【4】ルールを起動するトリガーを設定
今回は、「Select Trigger」の「Card Move」の中から
「when a card is added to list (list name) by me」
を使用します。
依頼するタスクは【依頼・質問】というリストに作成するよう設定しますので、List Name欄をクリックして【依頼・質問】を選択します。
Perplexityの回答では『条件: 「カード名に(繰り返しカードの名前)を含む」』となっていたのですが、この条件設定が見当たりません。そのため今回は別の方法で条件を設定します。
まず右側にある「Advanced」を有効に切替えます(横のボタンが右側に来ていれば有効になっています)。
新たに表示されたwhen a card の右横のフィルターボタンをクリックし、その中にある 「with the green label」の右側の+ボタンをクリックします。
これで「緑色のラベルが設定されたカードが【依頼・質問】リストに作成された場合」という条件を作成できましたので、右横の+ボタンをクリックします。
【5】条件が満たされたときのアクションを指定
アクションを設定する画面が表示されますので、「Select Action」の中から「Dates」をクリックします。
「set due date now」の「now」のところをクリック後、「on the 1st of this month」の「the 1st」をクリックします。
表示される日付の中から「the 15th」を選択します。
「on the 15th of this month」の右横の+ボタンをクリックします。
「set due date on the 15th of this month」の右横の+ボタンをクリックします。
【6】右上の「Save」を押してルールを保存
保存後に「Enable automation on board」がオンになっていることを確認しておきましょう。
【7】繰り返し元となるカードを作成する
条件として「緑色のラベル」があるカードが対象となりますので、毎月15日を締切りとしたいカードについては、右側の「ラベル」内の緑色のラベルのチェックをオンにします。
※繰り返しの設定方法については、過去のブログ記事をご参照ください。
これで繰り返し元のカードから自動的にカードが生成されたタイミングで、期限を自動的に設定することができました。
「腹落ち」する感覚があると用途が広がっていく
Perplexityの回答通りにカードの名前で指定できれば完璧でしたが、現状ではそのような設定を見つけることができませんでした(私が見落としている可能性もありますが)。
Trelloに自動化の機能があるのは知っていましたが、実は今まで具体的な用途が思いつかずまったく使っていませんでした。
今回調べて見て試したところ「ストンと腹落ちする感覚」で理解できた気がします。
ツールなどを使っていてこうした感覚を得られると、次々と使うためのアイデアが浮かんでくるものです。
この感覚は掴むまでが大変ですが、ツールを使いこなす上で大事な感覚だと思っています。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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