他の人に依頼したタスク、皆さんはどのように管理されていますか?Trelloというサービスを使ってタスクを共有してみたら意外と便利でしたので、まとめておきます。

タスクをメールやチャット(もしくは口頭)で共有する際の問題点

自分の組織内だけでなく、お客さまに対しても、「あの資料を準備して欲しい」「この数字を出して欲しい」など仕事をお願いする機会はよくあることでしょう。

そうした際に多くの方は、メール・チャット・電話・口頭など様々な方法で依頼されていると思います。

このように依頼した仕事(タスク)については、

  1. 相手が依頼した仕事を見落とす、もしくは忘れてしまう
  2. 相手がどこまで進んでいるのか、依頼した側からは見えない
  3. 依頼したタスクの数が多くなると、何を頼んだか依頼した側が全体像を把握できなくなる

などの問題があります。

「メールやチャットであれば、1や3の問題は生じないのでは?」と思われる方もいるかもしれません。

しかし、依頼したタスクが終わる前に次のタスクを依頼するといった状況が続くと、1については見落としのリスク、3については依頼した履歴を追い切れないなどのリスクが考えられます。

2については、特に外部の方に対してであれば、こまめに進捗を報告してもらうことは難しいでしょう。

実際私もこうしたことに悩んでいて、どうすれば依頼したタスクを見える化できるのかずっと考えていました。

タスク共有のためにTrelloを使ってみる

そんなとき参加したあるセミナーで、お客さまとのタスク共有にTrelloというサービスを使っているという話を聞きました。

このTrelloというサービス、タスク管理サービスについて調べた方であれば、一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。

私も以前に内容を調べてみたことはあったのですが、

「個人のタスク管理には向かない」

と判断して使うことはありませんでした。

ところが実際使われている事例を聞きましたので、もう一度サービス内容を確認したところ、

「共有するタスクを管理するという目的であれば、結構使えるのでは」

と思い、何人かのお客さまに導入してもらうことにしました。

結論としては、メールやチャットで依頼する場合と比較して、タスクの全体像・進捗が見えるようになり、依頼したタスクの管理についてのストレスが大幅に減りました。

具体的にどのような点が便利なのか、このあと解説します。

Trelloのどういう点がよかったか?

1.進捗管理がしやすい

Trelloにアカウントを作成すると、「ボード」と言われる入れ物を作ることができます。

ボードを作ったばかりだと、次のような状態になります。

 

この中に「リスト」と言われるものを自由に作成することができます。パソコンでいうところのフォルダをイメージしてもらうとわかりやすいのではないでしょうか。

そのため、例えば「未着手」「実行中」「完了済み」という3つのリストを作成すると次のような状態になります。

 

そして、この中に依頼したタスクを「カード」として入力します。

 

この「カード」は、マウスのドラッグアンドドロップの操作で、移動させることができますので、

  • 完了したタスクについては「完了済み」リストに移動
  • 着手したけれどまだ終わっていないものは「実行中」に移動

というルールを決めれば、進捗を管理することが可能です。

 

さらに「ボード」は、右上の方にある「招待」ボタンから他の方と共有することができます。

 

「ボード」を共有すれば、招待された方もまったく同じ画面を見ることができますので、先ほどのようなルールを決めておけば、依頼したタスクの進捗を管理することができます。

2.タスクに関連付けてメッセージのやりとりができる

依頼したタスクについて、質問を受けたり督促したりする場合、メールやチャットを使う方も多いと思います。

そうした場合、スレッド機能を使ってやりとりをまとめる方もいると思いますが、経過を追いかけるのも結構大変です。

Trelloでは、作成した「カード」に紐つけて、メッセージのやりとりをすることが可能です。

具体的には、作成したカードをクリックします(今回は、「C社から給与データを取得」を使います)。

そうすると、「アクティビティログ」という欄がありますので、ここにコメントを記入することが可能です。

 

これを招待した相手側から見ると、コメントの下に「返信」というリンクがありますので、ここからこのメッセージに返信することが可能です。

 

なお、カードの右下にある「フォローする」にチェックを入れておくと、カードに追加のコメントや変更があった場合、登録したメールアドレスに通知が届きますので、見落としを防ぐことができます。

このようにタスクと関連付けてコメントのやりとりができますので、何についてのやりとりなのかが明確になるというメリットがあります。

3.そのほかのメリット

本当に基本的な機能のみ解説しましたが、先ほど挙げた2点以外にも、

  • 依頼したタスクについて「言った」「聞いてない」というトラブルがなくなる
  • 依頼したタスクの全体像が確認できる
  • 完了したタスクについて、お客さまからわざわざ連絡をしてもらう必要がなくなる

といったメリットが挙げられます。

またPower-Upという追加機能を使えば、ボードに変更があった場合、Slackというチャットサービスに通知することも可能です。

Slackに通知する項目については、かなり細かく設定することが可能です。

なお、Power-Upはひとつまで無料で追加可能ですが、それ以上追加したい場合は有料となります。

大事なのは、ストレスを感じたら別のやり方がないか探してみること

メールやチャットで依頼したタスクがうまく管理できないというストレスがあり、Chatworkのタスク機能など使ってみたりしましたが、結局はうまくいきませんでした。

今回ご紹介したTrelloを使ったやり方に変えてからはかなりスッキリしたという印象です。

考えてみれば、依頼される方にしても、終わりが見えないのが一番キツいはず。

仕事が終わったと思ったら、「あ、これもよろしく」なんて風に言われるのは、会社員のときつらかったような覚えがあります。

そういう意味では、依頼される方にとってもメリットがあるやりかたではないかと思います。

ストレスを抱えて仕事してもいいことはひとつもありません。

「なんかうまくいかない」「今のやり方にストレスを感じる」と思ったら、別の方法がないか、脳に汗かいて考えてみましょう。

今や世の中には便利なサービスがあふれています。きっと解決に至る何かが見つかるはずです。