オンラインストレージでファイルを共有する場合に、依頼した相手から「保存したよ」と連絡をもらえればよいのですが、うまくいかない場合もあります。こうした時に活用したいDropboxのフォルダーフォロー機能を確認しておきましょう。
「あ、連絡忘れてました」はどうしても起きるもの
お客さまと仕事上必要なファイルを共有することが多いのですが、こうした際には主にDropboxを使っています。
記帳や申告に必要な資料があればDropboxに保存してもらうという運用です。
共有を開始する際には
「お願いしたファイルを保存した際には連絡を下さい」
とお伝えしていますが、運用しているうちに連絡しなくなる方やウッカリ忘れてしまう方はいらっしゃいます。
人に頼った運用をすると、依頼を受けた側は
「忘れずに連絡しないと」
といつまでも気にしないといけませんし、連絡をもらう方もいつまでも連絡が来なくて仕事が進まずイライラする、なんてことになってしまいます。
こうしたケース、せっかくデジタルツールを使っているのですから、人に頼らず自動化したいものです。
そこで活用したいのが、Dropboxのフォルダーをフォローする機能です。
Dropboxでフォルダーをフォローする方法
この機能ですが、設定自体は難しくありません。手順は次のようになります。
※Dropboxビジネスの画面となりますので、個人版の場合は表示されるメニュー等が異なる場合があります。
【1】Dropboxをブラウザーで開く
【2】フォローしたいフォルダーにカーソルを合わせると右端に「･･･」が表示されるのでクリック
【3】表示されるメニューから「アクティビティ」-「フォローする」を選択
【4】「通知オプションの設定」画面で、必要とする通知内容と頻度を選択して「確認」をクリック
以上で設定は完了です。通常は1日1回メールで連絡があれば十分でしょう。
設定後に、ファイルの追加や削除をすると次のようなメールが手元に届きます。
※このメールはテストのため、メールの頻度を「アクティビティがあり次第」にしています。
なお自分が追加や削除した場合は、メールは届きません。共有相手が追加や削除を行った場合のみ、メールで通知されます。
フォルダごとにフォローするかどうかを設定できますので、通知が欲しいフォルダーに限って設定することが可能です。
ちなみにGoogleドライブで同じことができないか調べてみたところ、
という機能がありました。
ただ、私の場合次のように以前から設定されているのですが、メールもチャットも受け取ったことがありません･･･。
有料版のGoogle Workspaceのため他に設定が必要なのかもしれません。
編集があった場合に通知する機能は、Googleのアプリで作成したファイルごとには設定できるようですが、フォルダごとに通知を設定をする機能はなさそうです。
ちなみに、Googleドライブにアクセスして、フォルダーを選択後に右クリックメニューから
「フォルダ情報」-「アクティビティ」
を選べば、そのフォルダーに対して行われた操作履歴を確認することは可能ですが、Googleドライブにアクセスしないと使うことはできません。
人の努力や善意に頼らない仕組みを作る
繰り返しになりますが、「連絡しないといけない」とか「連絡してあげよう」という努力や善意に基づく仕組みはうまく機能しないものです。
今回のケースだと、どうしても連絡モレというミスは起きます。
デジタルツールのよいところは
きちんと設定しておけば人が何かしなくても自動的に処理してくれる
という点です。
会計ソフトを使う際の自動仕訳ルールにも同じことが言えますが、事前に「こうしたい」というイメージをしっかり持っているのであれば、正しく設定すればあとは自動的に処理を行ってくれます。
こうした仕組みを作る際に大事なのは
「どのような状態にしたいか」
というイメージを最初にきちんと固めておくことです。
今回の例であれば
「共有相手がファイルを追加したら、自動的にこちらに連絡が来るようにしたい」
というのが目指す姿です。
このイメージがしっかりとあれば、あとは実現できる機能がないか探す。機能が見つかれば正しく設定して運用する、という流れになります。
「あの人、何回頼んでもお願いしたとおりにしてくれないんだ」とグチをこぼす前に、デジタルツールで解決できることがないか探してみてはいかがでしょうか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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