みなさんタスク管理はどのようにされていますか?せっかくタスク管理するなら時間管理までつなげてみませんか、というのが今日のお話です。

タスク管理の次にやるべきことは時間管理

「タスク管理」と聞くとみなさんはどのようなイメージを思い浮かべるでしょうか?

やらなきゃいけないこと全部書き出して、締め切り決めて、終わったらチェックつけて・・・といったイメージを持つ方が多いのではないでしょうか。

私自身もタスク管理自体については、特に変わったことをしているわけではありません。

普段は、

  • やるべきこと・やらないといけないことを全部書き出してアタマの中をスッキリさせる
  • 優先順位をつけて、何から手をつけるか決める
  • 締め切りを守る

といったことを意識して、タスク管理を行っています。

では、タスク管理さえすれば、それですべて終わりといってしまっていいのかどうか。

次のステップとして、どのタスクにどれだけ時間を使ったかという、時間管理が必要になると考えています。

その理由としては、

  • タスクに投入した時間を計測しないと、何にどれだけ時間を使ったのか把握できない
  • タスクごとに投入した時間が把握できないと、改善点があるのかどうか見えてこない
  • 改善点が見えないと、生産性向上に向けた手を打てない

といったことが挙げられます。

そのため、「どうせタスク管理するなら時間管理にまでつなげてしまおう」という考え方に基づいて、タスク管理から時間管理までつながるような運用をしています。

現在私が行っているタスク管理から時間管理への流れ

現在の運用のベースとなっている考え方は、少し古い本ですが、この本を参考にさせていただいています。

クラウド時代のタスク管理の技術

使っている主なツール

タスク管理のために使っている主なツールは、

の4つです。

実際のタスク管理の運用方法

実際どのようにタスク管理を行っているかといいますと、

  1. 【毎日】タスクが発生したら、スマホでEvernoteにメモ
  2. 【毎日】訪問・来客・セミナー参加など時間が確定している予定は、都度Googleカレンダーに登録
  3. 【毎日】毎朝、EvernoteのメモからToodledoにタスクを登録
  4. 【週末】貯まったタスクから、翌週1週間でやるべきこと・やりたいことを、Toodledoの中で、日別・時間帯別に割り当てする(Googleカレンダーの予定をこのときToodledoにも転記)
  5. 【毎日】前日夜に、翌日のタスク・予定をToodledoからTaskChuteCloudに登録
  6. 【毎日】TaskChuteCloudに登録したタスクを、時間記録しながら実行する
  7. 【月初】TaskChuteCloudから月間ログをエクスポートして、Excelで集計して、何にどの程度時間を使ったか確認・分析する

という流れになります。

1~4がタスク管理、5でタスク管理から時間管理につないで、6・7で時間管理・分析をしています。

Toodledoを使い続ける理由

タスクを登録しておくサービスとしてToodledoを使っている理由ですが、これはタスクごとに、FolderとContextという情報を付加できるからです。

Folderには、顧問先名や自分の仕事の区分などいわゆるパソコンのフォルダーのような分類として使っています。

そして、Contextについては、先ほどの本の中で紹介されている「時間帯」として使っています。

イメージとしては、次のような形で、その日のタスクを「時間帯ごと」に表示させることができます。

こうすることにより、その時間帯で完了できるタスクがイメージしやすくなるため、1日の中に、こなしきれないほどのタスクを詰め込んでしまうという失敗を避けられます。

TaskChuteCloudにも「セクション設定」という機能があり、そこではToodledoでContextとして設定したものと同じ時間帯を設定しています(早朝だけ区切りを追加していますが)。

これにより、ToodledoからTaskChuteCloudへの登録がスムーズにできるようにしています。

以前Todoistというサービスに乗り換えようとしたこともあったのですが、この時間帯を管理する方法がなかったため、断念しました。

Todoistについては、タスクをGoogleカレンダーに表示できるようなのですが、

  • Googleカレンダーでは時間帯の「区切り」がわかりにくいこと
  • 個人的にはカレンダーには「予定」だけ表示したいこと

等の理由により、今のところ乗り換える予定はありません。

なお、タスクに細かいメモが必要となるときは、Evernoteでノートを作成して、そのリンクをToodledoのタスクのノート欄に貼付けることにしています。

時間分析のやり方

TaskChuteCloudを使った時間分析のやり方については、以前以下の記事の中で説明しています。

ご興味のある方は、ご一読ください。

今やっていることの、その先につながらないか考えてみる

こうしたやり方を聞いて、

「毎晩、翌日のタスクをクラウドに登録するなんて大変」

「タスクごとに時間記録するなんてとてもできない」

といった感想を持たれるかもしれません。

私自身も今の方法がベストだとは思っていませんし、常に改善点がないか検討はしていますし、そもそもタスク管理に多する考え方が変われば、やり方も変わるでしょう。

ただ、一度時間を記録して分析してみると、「こんなことに、こんなに時間使っていたの?!」という驚きがたくさん見つかります。

せっかくタスク管理をしているのであれば、その一歩先の時間管理まで検討する価値はあるでしょう。

今回ご紹介したのは、あくまで私のやり方で一例に過ぎません。

現在タスク管理をされている方であれば、そこから先の改善につなげられることがないか、検討されてみてはいかがでしょうか。