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「スマホで撮影した書類をDocuWorks文書として保存する方法はない」と思い込んでいましたが、そんなことはありませんでした。その方法を確認しておきましょう。

書類の種類ごとのDocuWorks文書の作成方法

仕事でDocuWorksを使っていますが、使うためには「DocuWorks文書」という独自形式で保存する必要があります。

PDFなどの電子ファイルであれば

  1. DocuWorksを起動して取り込む際にDocuWorks文書に変換
  2. 印刷画面でプリンターとして「DocuWorks Printer」を選択して印刷

といった方法でDocuWorks文書に変換できます。

紙の書類の場合は、「Scan to DocuWorks」というソフトを導入することで、ScanSnapから直接DocuWorksにDocuWorks文書の形式で取り込んでいます。

イメージスキャナ | ScanSnap 連携ソフトウェア Scan to DocuWorks | PFU

電子ファイルの取り込みについては特に問題ありませんが、紙の書類の場合たまにスキャナを通しにくいサイズだったりします。

微妙にA4サイズより幅が大きかったりして、スキャナを通そうとしても紙がひっかかってしまうようなケースです。

こうした書類に遭遇する度に

「なぜ標準的なサイズの用紙を使わないんだろうか？」

と思います。

ペーパーレス化が少しずつ進んでいるとはいえ、紙の書類が残っている以上は標準的なサイズを使った方が世の中全体のコストは下がるはずなのですが。

スマホでDocuWorks文書を作成する方法

特殊サイズの書類に遭遇する度に

「スマホで撮影してそのままDocuWorks文書として保存したい」

と考えていました。

DocuWorksのアプリを調べても出てくるのは「DocuWorks Viewer Light 9.1 」のみ。

Apple Store：DocuWorks Viewer Light 9.1

説明文には

「DocuWorks Viewer Light は、ビジネス用途でDocuWorks文書を閲覧・編集する方向けのアプリケーションです。」

とのこと。

念のため営業担当の方に聞いても「新規作成はできないはず」と。

諦めていたところ、Twitter(X)にて「新規作成できますよ」と教えていただきました。

新規作成できると知ったときは「Viewer」という言葉の意味をしばらく考え込んでしまいましたが･･･

では実際にアプリでDocuWorks文書を作成する手順を確認しておきましょう(今回はiPhoneアプリを使います)。

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DocuWorks Viewer Light 9.1でDocuWorks文書を作成する手順

【1】アプリを起動して右下の「+」ボタンをタップ

【2】「ドキュメントのキャプチャー」をタップ

【3】DocuWorks文書として保存したい紙の書類を撮影

※右上に「自動」と表示されている場合は書類を認識後に自動的に撮影されます。

【4】撮影後、右下に表示される「保存」をタップ

【5】「次へ」をタップ

【6】「その他のアプリ」をタップ

※私の環境では「メールで送信」をタップしてもメールアプリが起動しないため、今回はDropboxに保存します。

WorkingFolderという別の有料サービスを契約していると、WorkingFolderに直接保存できるようですが、私は未契約のためDropboxなど他のアプリを経由して保存することにしています。

【7】保存形式を聞かれるので「XDW(DocuWorks形式)」をタップ

【8】「Dropboxに保存」をタップ

「Dropboxに保存」が表示されない方や他のアプリに保存する方は、右にスクロールして「その他」から該当するアプリを探してください。

【9】保存するフォルダを指定して「保存」をタップ

これで指定したフォルダにDocuWorks文書(拡張子xdwのファイル)が保存されました

なお【6】のところで画面右上にある「保存する」をタップするとアプリの中にファイルを保存できます。

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思い込みで判断しないこと

今回DocuWorksのアプリでDocuWorks文書を作成し、パソコンに保存する手順を確認しました。

アプリ名の名前と説明だけを見て、実際にアプリをインストールせずに文書作成できないと判断してしまったことは反省すべき点かなと。

ただ

『文書作成できるのなら「Viewer」なんて名前つけないでよ』

と今も少し(いや実は結構)思っています。

なにごとも判断する際には自分で確認することが大事だと改めて感じた次第です。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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