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DocuWorksという文書管理ソフトを最近改めて試してみました。いろいろ勘違いしていたことがわかりましたのでまとめておきます。

意外と見かける税理士DocuWorksユーザー

Twitterでは、DocuWorksを使っている税理の方を多く見かけます。

ほとんどの方が「これがないと仕事ができない」というレベルで推奨されています。

詳細を教えてもらったりもしたのですが、個人的にはメリットがなかなか理解できず。

数年前に試用版を試したこともあるのですが、そのときも実際の業務で活用するイメージが湧かず、PDFの編集についてはずっとAcrobat ProというAdobe社のソフトを使ってきました。

最近になって、本当に思いつきで改めて試用版を試してみたところ

「もしかして、いろいろ勘違いしてたかも」

と思い直し、当面使ってみようかなと宗旨替えしそうな状況です。

ということで、DocuWorksについて勘違いしていた点について整理しておきます。

勘違いしていた3つのポイント

勘違いしていたことは主に3点ありました。それぞれについて確認しておきます。

勘違いその１：パソコン1台ごとにライセンスが必要

例えば事務所でメインで使うパソコンと持出し用のパソコンそれぞれにDocuWorksをインストールしたいとします。

この場合、パソコンごとにライセンスが必要となるため2ライセンス購入が必要と考えていました。

現在も買切りのライセンスを購入した場合にはこの状況は変わりませんが、改めて調べてみると、現在は月額課金のライセンスがあります(全然知りませんでした、いつできたんだろうか･･･)。

この月額課金のライセンスであれば

1ユーザーにつき、PC5台までインストール可能です。

とのことで、事務所用と持出し用両方のパソコンにインストールできます。

ソフトウェア / クラウドサービス : DocuWorks 9.1 : 商品情報 : 富士フイルムビジネスイノベーション

費用も月額880円(税込、1ユーザー)と高くありません。

勘違いその2：複数のパソコンからアクセスするにはWorking Folderの契約が必要

これはもう私の勝手な勘違いなんですが、DocuWorksで作成した文書に複数のパソコンからアクセスするには、同じ会社が提供するWorking Folderというサービスの契約が必須と思ってました。

DocuWorksで作成した文書はパソコン内かWorking Folderにしか保存できないと思い込んでいたため、Woking Folderの費用まで考慮すると割に合わないと･･･。

恐らく商品説明にあった文書の受け渡しのための「DocuWorksトレイ」という機能の説明をみて勘違いしてしまったんだろうと。

実際にはDropboxなどにDocuWorks文書を保存して、そこから開くことは全く問題ありません。

さらにリンクフォルダという機能でDropboxとリンクしておけば、DocuWorksから直接Dropbox内のファイルを開くことも可能です。

ちなみにリンクフォルダとは別にDropboxと連携出来るCloud Connectという機能があります。

DocuWorks Cloud Connectとは何ですか？ 導入するメリットは何ですか？

月額課金ライセンスには機能として含まれているため試してみたのですが、Dropbox Businessの場合チームフォルダは連携されず、個人用フォルダしか連携されませんでした。

Dropbox Businessとの連携って、このパターンで使い物にならないことが多いです･･･。

勘違いその3：Acrobat Proで全部できることばかり

最後のポイントは、Acrobat Proがあるのに無理に使う必要は無いのではという点です。

大きくは間違ってないとは思いますが、主に以下の2点でAcrobat Proを使うよりも使いやすいんじゃないかと思ってます(ヘビーユーザーからは違うと言われるかもしれませんが)。

  • テキストボックスへのテキストの入力・変更がしやすい
  • 付箋機能を使って対応が必要なページを示せる

Acrobat Proでのテキストボックスへのテキストの入力や色・文字サイズなどの変更は、文字選択や細かい調整などが微妙に使いづらく、編集する度に少しストレスを感じていました。

この点、DocuWorksは国産ソフトだからかもしれませんが、テキストボックスへの入力・編集作業がAcrobatに比べると快適です。

もう一つの付箋機能ですが、下図のようにパッと見て対応が必要なページを明示することができます。

Acrobatでもコメント機能を使うなどして対応が必要な箇所を示すことはできますが、個人的にはDocuWorksの方が直感的に使えます。

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思い込みには要注意

私がDocuWorksに対して抱いていた3つの勘違いについてまとめてみました。

「普通、そんな勘違いしないわ！」という声もあるかもしれませんが、どこで引っかかったりつまづくかは人それぞれということで。

まだ十分活用できるかどうかはわかりませんが

「ゼッタイに活用できない」

という思い込みや先入観には常に気をつけていたいものです。

なお余談になりますがScanSnapを使われていて、DocuWorksに直接スキャンしたデータを取り込みたい方は、このソフトを使うと便利です。

イメージスキャナ | ScanSnap 連携ソフトウェア Scan to DocuWorks | PFU

有償ではありますが

スキャン→PDFファイルに保存→DocuWorksに取り込む

という手間が

スキャン→DocuWorksに取り込む

という形で手順をひとつ減らすことができます。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
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