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紙の書類であれば付箋を付けたりして確認した箇所をあとで参照しやすくする工夫がいろいろとできます。同じようなことをデジタルファイルでできるAcrobatとDocuWorksの機能を確認しておきましょう。

100ページ以上もある税制改正大綱

先月、税制改正大綱が発表されたわけですがPDFファイルで100ページを超えるような文書です。

関連するブログ記事を書こうとすると当然一通り目を通す必要があります。

気になった点にはコメントをつけながらチェックしていくわけですが、あとで

あの内容どこに書いてあったっけ?」

となり、目次から探したり検索して探すなど参照したい該当箇所を見つけるのは意外と時間がかかるものです。

紙に印刷したものであれば、目立つように付箋を貼って・・・といったことも可能ですが、それでは常に持ち歩かないと使えませんのでやはりデジタルデータのまま使いたい。

そこで今回はこうした場面で使えそうなAcrobatの「しおり」とDocuWorksの「付箋」について確認しておきます。

Acrobatの「しおり」とDocuWorksの「付箋」

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Acrobatのしおり機能

Acrobatの「しおり」機能は有料版で使える機能です。

使い方などについては、こういった公式サイトで確認いただければと思いますが

PDF ファイルに目次を作成する方法 (Acrobat DC)

言葉の通り、PDFファイルに「しおり」をつけることができます。

仮にPDFファイルにもともと目次としてしおりが設定されていたとしても、ひとつのページに複数のしおりがつけられますし、入れ子として整理することも可能です。

例えば2ページ目に電子帳簿保存法のことが書いてあるのでしおりをつけたいのであれば、次の図のように「Page2」という目次としてのしおりの下に「電子帳簿保存法」というしおりを追加できます。

このように後で参照しそうなページにしおりをつけておけば、探す手間が省けますし、しおりをクリックすればそのページに飛べますので、ページ数の多い文章をスクロールして探すということもありません。

ただ、問題としては公式ヘルプページにも記載がありますが

PDF の作成者により、PDF の編集が禁止されている場合は、しおりを作成することはできません。

という点。

国税庁から出ているファイルとか結構ロックがかけられています。

今回取り上げた税制改正大綱のファイルも保護がかかっていてそのままではしおりをつけることができません。

一応応急処置的な対処方法はありますが、面倒ですよね・・・

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DocuWorksの付箋機能

DocuWorksの付箋機能の使い方は公式YouTubeの動画などで解説されていますが

要するに、紙の文書に付箋を貼るのと同じ作業をデジタルデータ上でできるということです。

見えている付箋をクリックすることでそのページを開くことができますし、左側に「付箋/リンク一覧」を表示させておけば該当する付箋をダブルクリックすることでそのページに飛ぶことも可能です。

ただし、こうした機能はPDFファイルそのものに対しては使えません。

PDFファイルをDocuWorks文書という形式に変換する必要があるので、ひと手間かかります。

とはいえ

  • 付箋の方が見た目として直感的にわかりやすい
  • 付箋の色を変えるなど目立たせる方法がある
  • 文書内へのコメント入力などがしやすい

といった点でDocuWorksの方が長文をチェックしながら読むにはストレスが少ない印象があります。

Acrobatの場合ファイル保護の状態によっては、しおりをつけたいテキストなどが選択できなかったり、文書内にコメント入力したテキストなどの編集が個人的にはやりづらいと感じます。

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少しの工夫で「探し物」を見つけやすくする

長文のファイルをチェックする際にどちらの機能を使うかは、お手元のソフトの状況や好みにより変わってくるでしょう。

偉そうにブログの記事書いてますが、私自身こういう工夫をやりだしたのは最近のことです。

以前からPDFファイルにマーカーを引いたり、コメントを書くことはしていましたが、あとになって

「どこに書いたっけ?」

と探すことが何度もありました。

仕事をする上で多くの方が「探し物」に時間を取られているという話もあります。

こうした工夫でデジタルファイルに関する「探し物」にかける時間を減らすことができるわけです。

デジタルファイル内のコンテンツの「探し物」にお困りでしたら、今回のような機能を活用してみてはいかがでしょうか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
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