先日、ちょっと効率の悪いやりかたをしているなと気付く機会がありましたので、反省を踏まえて内容を整理しておきます。

データ化後に変更した学習内容は自動的に適用されない

紙の通帳や領収書をデータ化してくれるSTREAMEDというサービス、まだまだ紙の資料も多いため普段から活用しています。

学習という形で、「この摘要については、このように仕訳を作成する」と登録しておけば、データ化してもらった後に、わざわざ勘定科目などを入力しなくても、仕訳データを作成することができます。

ところが、データ化した内容を仕訳にしていく中で「この学習内容、変更した方がいいな」というケースも当然出てきます。

データ化する前に学習内容を変更していれば問題ないのですが、データを受け取った後に変更した場合、自動的に適用されない仕様となっているようです。

例えば、データ化した中に「ネットバンキングテスウリョウ」という摘要のデータが、次のように6件あるとします。

1/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100
2/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100
3/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100
4/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100
5/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100
6/10 ネットバンキングテスウリョウ 1,100

1/10のデータを仕訳編集画面で開いて、そこで勘定科目などを変更して学習内容を上書きした場合、2/10~6/10のデータには変更した学習内容が自動的に適用されません。

※STREAMEDの仕訳編集画面は、次のサイトをご参照ください。

STREAMED(ストリームド) | スキャンするだけ、翌日データ化

2/10のデータの仕訳編集画面を開くと、変更した学習内容が反映されていないため、再度学習内容を適用するボタンを押す必要があります。

STREAMED「学習の方法」(https://streamedup.com/help/7023)より抜粋

今回のようなケースでは、既に変更前の学習内容が適用されているため、ボタンが青色ではなく、適用後を示す黒色になっていました。

注意しないと、変更前の学習内容のまま仕訳データを作成してしまう可能性もあります。

変更した学習内容を一括して適用するには

今まで何も考えずに、仕訳編集画面を開いて、何度も黒い適用ボタンを押していたのですが、

「何かおかしい。こんな作業何回もする必要ないはず。」

と思ってサポートに問い合わせたら、やはりありました「一括適用」する方法。

STREAMED(ストリームド) | スキャンするだけ、翌日データ化

詳細は、リンク先を見ていただければと思いますが、説明を聞いた後「なぜ気付いていなかったか」のかと。

この機能を使うには、先ほどの仕訳編集画面ではなく、仕訳一覧画面で適用ボタンを押す必要があります。

ところが、データ化後に最初に開いた仕訳一覧画面では、この適用するためのボタンが表示されていません。下の画像のボタンを押して「リスト表示」に切替える必要があります。

今まで仕訳一覧画面を開いたら、そのまま仕訳編集画面に飛んでいたため、気付いていなかったというわけです・・・。

リスト表示した仕訳一覧画面で適用ボタンを押すと、変更した学習内容を一括適用するかどうか確認するメッセージが表示されますので、ここで一括適用することが可能です。

STREAMED「学習の一括適用方法」(https://streamedup.com/help/6972)より抜粋

先ほどの例でいえば、1/10のデータで学習内容を変更した後に、リスト表示した仕訳一覧画面で適用ボタンを押せば、2/10~6/10のデータにも変更後の学習内容を適用することができます。

※【参考】今回サポートの方からは、学習の一覧画面から一括適用する方法があることも教えていただきました。

STREAMED「学習画面の操作」(https://streamedup.com/help/9471)より抜粋

大事なのは「何かおかしい」と感じるセンス

普段からきちんと使いこなしている方からすると、今回の内容は、

「そんなことも知らずに使っていたの?」

というレベルの話だと思います。

とはいえ、提供されているサービスのすべての機能に精通するというのはなかなか難しいもの。

大事なのは、「何かおかしい」「こんな作業何度もやらないといけないの?」と気付くことができるかどうか。

気付くことさえできれば、あとは効率的に処理するための方法がないか調べるだけです。

最初に気付かなければ、その後のステップに進むこともできません。

せっかくですから一度、身の回りに「同じような単純作業の繰り返し」がないかどうか確認してみてはいかがでしょうか。

少し調べるだけで、処理にかかる時間を大きく削減することができるかもしれません。