最近耳にすることが増えたkintoneというサービス。チームの生産性向上を主眼としたサービスですが、人を雇わないような働き方をしていても使う意味があるのか検討してみました。

kintoneってどんなサービス?

kintoneってどんなサービスか、ひと言で言うのは難しいのですが、カンタンにいってしまうと、

「クラウド上でカンタンにデータベースを作成・共有できるサービス」

といった感じでしょうか。

実際にはもっといろんなことができますので、詳細は公式サイトをみていただければと思います。

あなたの「その仕事」にkintone(キントーン)|あなたのその仕事を3分でカイゼン

以前から気にはなっていたのですが、

  • 申込最少ユーザー数が5人から
  • どんな風に使うのかイメージができなかった

という2つの理由から試すことなく放置していました。

ところが最近セミナー等で会計事務所での導入事例なども聞く機会が増えて、やはり一度試しておこうと思い立ち、30日間の無料お試しを申込しました。

約2週間ほど使ってみましたので、現時点での感想などをまとめておきたいと思います。

なお、使用するにあたり、使い方のセミナーを受けたりといったことはしていません。

参考書(「kintone認定 アソシエイト 試験対策テキスト 第2版」)を読んで、あとはひたすら手を動かして、わからないところは問合せ、という流れで使ってみました。

「何を」置き換えると便利になるか?

「どういう風に使えばよいかイメージできない」というのが、今まで試してみなかった理由ではあるのですが、今回自分で次の3つのアプリを作成してみました。

  1. クライアント管理
  2. クライアント打合せ記録
  3. FAQ管理

今回作り方などにはふれませんが、「何を」置き換えたかというと「Excel」と「Evernote」で扱っていたデータの一部になります。

従来、クライアントの一覧はExcelで管理、打合せ時の記録はEvernoteに保存、クライアントからの質問については特にまとめてはいなかった、という状況でした。

ExcelやEvernoteというツールは非常に便利なのですが、特に定型的なデータを管理しようとすると、

  • Excel
    • 表の見方を切替できない(フォームを使えば1行のデータだけ参照することも可能だが、カンタンではない)
    • ひとつのセルに入力する情報が増えると、読みづらい
    • 他の端末(Windows・Mac・ChromeOS)から参照するときに、バージョンごとに見え方が異なる
  • Evernote
    • 入力方法に制限がないため、あとで参照する際に意外と読みづらい
    • 検索しても、必要な情報がすぐに見つからないこともある(私の整理の仕方の問題かもしれませんが)
    • テンプレートは作れるが、定型的な情報を残しておくのにあまり向いていない

といった使いづらさを感じていました。

この点kintoneだと、

  • 入力項目ごとにフィールドの種類(文字列・日付・チェックボックスなど)を決められるため、入力・参照がしやすい
  • データベース形式とフォームの表示の切り替えがカンタン
  • クラウド上でデータを参照するため、端末の違いを意識せずにすむ

といったメリットがあり、ExcelやEvernoteに感じている不満を解消することができます。

ただ、注意しないといけないのは、kintoneに置き換えて便利になるのは、

「ある程度定型的なデータの入力・参照」

という点であり、アイデア出しやちょっとしたメモ、定型的でない情報までkintoneに載せてしまうと、恐らく収拾がつかなくなるだろうと。

何をkintoneに載せるかという点については、よくよく検討が必要かと感じました。

なお、言葉だけだとわかりにくいでしょうから、今回試しにつくってみた「打合せ記録」の画面を貼付けておきます。

 

同じような内容をExcelやEvernoteで扱おうとしたときに、どんな感じになるかイメージいただければ、ご理解いただけるかと。

ちなみにこのアプリですが、つくりたいものが事前にイメージできていれば、30分かからずに作成できます。

「共有」「コミュニケーション」のメリットなしをどう判断するか?

ここまでkinetoneを試してみた感想をまとめましたが、実はkintoneが持つデータベース機能にしかふれていません。

kintoneはもともとチームとしての生産性向上のためのツールとして位置づけられていますので、このデータベース機能以外にも

  • データの共有
  • コミュニケーション(アプリのデータにコメントつける、チャットツールを代替する)
  • 結果として、Excelなどデータとチャットデータをまとめて扱える

といったメリットがあります。

そして、今回のタイトルである「ひとりであっても使う意味があるか」という点については、これらのメリットを享受できないことをどう判断するかによります。

個人的には、ノウハウ・知識・情報などを整理・参照するツールとして非常に使いやすいと感じましたので、それだけでも使えば効果はあるでしょう。

その上で、主要な機能をすべて使い切れないことと、ユーザー数5名からの契約をどう考えるか。

基本的な機能しか使わないのであれば、780円(税抜)/月・ユーザーで使えますので、費用対効果も高いです。

ところがひとりでしか使わないとなると、簡易データベースの機能だけに対して、3,900円/月を支払うことになります。

結局のところ、データを整理することによる時間短縮などのメリットが、月4千円以上あるのであれば使う意味はあると。

ちなみに、今回ご紹介していませんが、kintoneではゲストスペースという形で、外部の方と情報共有をするため方法も提供されています。

kintone(キントーン)- ゲストユーザー・スペースについて | サイボウズの業務改善プラットフォーム

残念ながら余っているユーザーライセンスを、このゲストユーザーに割り当てることはできないようなのですが、こうしたことができればもう少しユーザー層が広がるのでは、という気もしています。

(余ったユーザーラインセンスを、そのままクライアントに渡すような使い方は、内部情報が漏れるリスクがあるため、まったく想定していません)

あくまでチームの生産性改善を目的として提供されているツールなので、最低ユーザー数の縛りが変ることはないと思いますが、5名に満たない組織でも十分活用できるツールだと思います。

「kintoneって興味あるんだけど、そんなに人もいないしな」という方が導入検討される際の参考になれば、ということでまとめてみました。