以前kintoneというサービスを試用していることについて書きましたが、試用期間後も、そのまま使い続けることにしました。その理由についてまとめておきます。

検索すればいいから、情報は整理しなくていい?

Googleをはじめとした検索サービスやソフトウエア内の検索機能の精度が向上するにつれて、

「デジタル情報は必要なときに検索すれば見つかるから、ムリに整理しなくてもいい」

という考え方が主流になってきました。

私もその考え方に納得して、メモや考えたこと、仕事で検討した内容などいろんな情報をEvernoteというサービスにとにかく放り込んでおいて、必要なときに検索して探すというスタイルにしていました。

ところが、Evernoteに入れておく情報が増えてくるにつれて、

「確かこの論点って、以前まとめておいたはずなんだけど、見つからない」

「どこかで情報見つけてEvernoteに保存したはずなんだけど、似たような情報が多すぎて、前回どれを参照したのかわからない」

「必要な情報(ノート)を見つけたのはいいけど、Evernoteだとまとめ方が自由すぎて、今必要な情報を見つけるのにさらに時間がかかる」

といった状況に遭遇することが段々と増えてきました。

そうした状況を何度も経験するうちに、

「情報も量が増えすぎると、整理が必要ではないか?」

と感じるようになってきました。

初めて調べる情報については、当然のことながらその情報を見つけ出す「検索スキル」が重要となります。

その一方で、一度調べたり、まとめた情報については、次に使うときに探す時間をかけたり、見つからずに再度調べ直すといったことは時間のムダでしかありません。

情報が紙からデジタルに移行することによって、不要になったと思っていた

  • ファイリング
  • インデックスをつける

といった整理のための作業を、デジタル情報についてもやらないといけないんじゃないか、そんなことをぼんやりと考えていました。

情報を整理する必要があるのなら、

  1. フォルダをきちんと分けて、適切なフォルダ名をつける
  2. ファイル名にもルールを決めて、適切な名前をつける

といったことをすれば十分なのでは、という考え方もあるかもしれませんが、整理したい情報が、

  • 文章
  • 画像
  • Webサイトへのリンク
  • 添付ファイル

等々、多岐にわたりExcelやWordなどに集約しきれないケースが増えていて、フォルダやファイル名だけでは、うまく情報を整理することができないわけです。

昨日の自分や明日の自分と情報を共有するために使ってみる

そんなことを考えているときに、kintoneを試用してみたのですが、kintoneには様々な機能があるものの、一番ベースとなる機能は簡易データベースだと理解しています。

なので、そこに着目して使えば、「情報整理」という問題を解決できるのではないかと考えたわけです。

「kintoneアプリ = 情報を整理するための入れ物」

と理解すると、アプリを作る際の切り口が見えてきて、導入をためらっていた理由のひとつである

「どんなアプリを作ったらいいのか、よくわからない」

という点が解消できました。

また、Evernoteは自由に書けるため、ノートの中で必要な情報が見つけにくいという点についても、アプリを作る際にデータを整理する「型」を決めますので、Evernoteのノートに比べると、必要な情報が見つけやすくなります。

kintoneのサイトには、

「バラバラな情報が一つにまとまる」

というキャッチフレーズが書かれていますが、今回実現しようとしてるのはまさにこの点です。

過去に自分が調べたり整理した情報がバラバラの状態で保存されていましたので、これを現在や未来の自分ときちんと共有できるようにする。それがもうしばらく使い続けてみようと考えた理由です。

本来チームで使うことを前提とした仕組みのため、ひとりやふたりくらいで使っても、機能を十分使い切れるわけではないですが、「情報整理」という観点で使うだけでも十分元が取れるのではと。

ただそのためには、「情報を探す時間を短縮する」ことを実現する必要があります。

当面は情報を蓄積していく必要がありますので、いきなり成果につながるわけではありませんが、少しずつ探し物にかかる時間を減らしていければと。

仮説を立てて実行してみる、やってダメなら見直すだけ

今回kintoneを使い続けることにした理由についてまとめました。

決めるにあたっては、

「過去にまとめた情報を探すのに時間がかかる」という課題があって、

「解決するためには、情報を整理する必要があるんじゃないか」という仮説があり、

「kintoneを使えば、情報をうまく整理できるかもしれない」という判断があったわけです。

もちろんうまく機能する保証はありませんので、運用してみた上で将来再度判断する必要があります。

ただ、最近のこうしたサービスは月額課金方式のため、目的が達成できないと判断すればすぐに止めることが可能です(それまで蓄積したデータをどこに移すかという問題はありますが)。

なので、やってみるか悩んでいる暇があれば、とにかく試してみる。

うまくいかないのなら、仮説を見直して、使っているサービス・方法が適切でなければ変えてみる。

こんな流れで試行錯誤を続けることが、業務改善につながる近道です。