仕事をしている中で、「これ次やるとき気をつけないと」といったポイントに気付いたとき、いつ・どのようにまとめていますか。次のときに「メモしておけばよかった」とならないようにするために、どうするべきか考えてみました。

何でもやった直後がもっとも記憶が新鮮

仕事をしていると、前回のやり方を忘れてしまって最初から確認し直して時間をロスしたり、危うくミスしそうになってヒヤリとしたことなど、みなさんも経験があるのではないでしょうか。

そうしたことを繰り返さないために、メモなどの形で将来の自分に引継をするわけですが、こうしたメモはいつまとめるべきか?

人の記憶って、意外なほど簡単に消えていってしまいます。

経験した直後は鮮明に頭の中にあって、絶対忘れるわけがないと思っていても、数週間経つと「あれ、何が問題だったっけ?」となってしまうことも少なくありません。

ではどうすべきか?

大事なのは、将来の自分に伝える必要があることが出てきた場合、とにかくその場でメモをとることです。

その場ではメモをとって、あとで落ち着いてからきちんとまとめたり、対策が必要であれば検討する、とすべきです。

ただ、このとき注意して欲しいことが2点。

  1. メモは書きすぎる必要はありませんが、あとで読んで内容が理解できる程度には詳細を書いておく
  2. そのメモをもとに、まとめたり対策を検討するというタスクを自分のタスクリストに加えておく

1点目は、あとでメモを読んで「これ何がしたかったんだろう?」とならない程度に詳しく書いておきましょうということです。

数日後の自分は別人と思った方がいいです。他人が読んでも伝わるような書き方をしておきましょう。

2点目は、せっかく書いたメモを活用せずに、放置してしまわないようにするための注意点です。

メモだけで次回問題なければ構いませんが、せっかく忙しいなかメモをとったのに、活かせないのであれば時間の無駄になってしまいます。

引継手段としてのEvernote

では、そのメモやまとめた内容を次回の自分にどうやって引継ぐか?私はEvernoteを使っています。

顧客ごとのノートブックを作成して、そこに必要なメモを次々と放り込む。

あえて一つのノートにまとめたりはしていません。まとめすぎると逆に探すのが難しくなるためです。

メモを作成する際に注意しているのは、

  • タイトルに「日付」と「内容」はきちんと入れる
  • ノートの表示(並べ替え)を、更新日の新しいものから表示するようにしておく

の2点です。

「日付」と「内容」をタイトルに入れるのは、あとで探しやすくするため。ここで手を抜いてしまうと、あとで見直すのが大変になります。

ノートの表示を更新日の新しいものから表示させるのは、昔流行った野口悠紀雄先生の「超」整理法の考え方をEvernoteに当てはめた結果です。

以前作成したメモにも、わかりにくい部分や新しい情報が出てくれば追記を行います。

表示を更新日順にしておけば、そうした追記されたメモは上の方に表示されることになります。

そうするとノートブックを確認したときに、新しい情報が追記されたものが上の方に表示されるため、見つけやすくなるという考え方です。

通常は検索して情報を探すわけですが、今回のような内容については、そもそも内容自体を忘れてしまっている可能性があります。

そのため、タイトルをきちんとつけて、さらに鮮度の高い情報を上の方に表示して、情報を見つけやすい状態にしているわけです。

ちなみに、Evernoteの表示順を変更する方法ですが、Windows用のアプリであれば、ノートブックを表示した状態で、下矢印のアイコンをクリックしてもらうと、変更が可能です。

このとき、「並び順を反転」にチェックを入れないと新しいものが上に表示されませんのでご注意ください。

なお、Windows以外のアプリでの設定方法については、次のサイトをご参照ください。

ノートの並べ替え順の変更方法

これで、例えば決算や申告書を作成する前に、注意すべき点がなかったか、その顧客のノートブックをざっと確認するようにしています。

もちろん毎年確実に出てくるような内容については、チェックリストという形で別途まとめますが、その顧客特有の経過などについては、Evernoteで確認することにしています。

大事なのは「すぐやる」「メモ取る」「行動に落とし込む」

せっかく仕事をする中で、課題や問題点に気付いたのであれば、次回の仕事に活かしたいものです。

そのために意識したいのは、次の3つ。

「すぐやる」・・・あとでやろうと思わず、短時間で良いので気付いたそのときにやること。

「メモ取る」・・・その場ですべてまとめられなくても、あとでやれるようにメモをとること。

「行動に落とし込む」・・・せっかくメモをとっても放置してしまっては宝の持ち腐れ。あとで自分がそのメモを使って行動できるように、次に具体的に何をするかタスクに落とし込むこと。

自分の記憶から課題や問題点が消えてしまったら、次に同じ事態に遭遇するまで何も改善できないことになってしまいます。

もし「あれ、これ前回どうしたんだっけ?」といった経験が多いとお感じの方は、ほんの数分だけ時間をとってメモをとることから始めてみませんか。