今回は、Excelのショートカットキーを覚えるためにはどのような環境作り(ショートカットキーを使わざるを得ない状況)が必要かについて考えてみたいと思います。

1.意外と頼ってしまうクイックアクセスツールバー

先日思い立ってExcelのセミナーに参加したのですが、そこでショートカットキーを活用しようという説明がありました。

またショートカットキーでもキーを押す回数が多いものについては、クイックアクセスツールバーに登録しようということでした。

例えば、ピボットテーブルをショートカットキーで処理しようとすると、Alt→N→V→Enterという順番でキーを押していく必要があります。そのためキーを4回押すよりも、クリック1回の方が効率的というわけです。

ちなみにクイックアクセスツールバーとは、Excelを開いたときに左上に表示される小さなボタンを指します。

その際に、クイックアクセスツールバーに最初から表示されている、「上書き保存(Ctrl+S)」や「元に戻す(Ctrl+Z)」、「やりなおし(Ctrl+Y)」といった簡単なショートカットキーで操作可能なものはすべて削除するように言われました。

私は元々ここに「印刷プレビューと印刷」(印刷プレビューの確認用に登録)や「繰り返し」などのボタンを登録していたのですが、ボタンを削除した状態のまましばらくExcelを使っていたところ、これらの操作をしようとする際に、ショートカットキーを使わずに無意識のうちにマウスでこのボタンで操作しようとする癖がついていたことに気づきました。

2.ほとんどの操作はショートカットキーでできる

現在のExcelの仕様では、Ctrl+P(CtrlキーとPを同時に押す)で印刷をしようとすれば、最初にプレビュー画面が表示されますので、プレビューの確認をするのもCtrl+Pで対応できます。

また、今回記事を書くにあたり確認したところ、繰り返しはF4キーを押せばできるということがわかりました。

今までF4キーは、セル内の絶対参照と相対参照の切替(A1という参照を$A$1に変更したりすること)にのみ使うものだと思い込んでいましたが、私にとっては新たな発見です。

「クイックアクセスツールバーにボタン登録しておけば作業が早くなるな」と考えて使っていたわけですが、そのことがショートカットキーの活用というさらに効率的に運用できる方法への切替を妨げていた、という状況になっていたわけです。

ショートカットキー自体はもっと活用すべきと以前から考えてはいたのですが、中々思うように切替ができませんでした。

クイックアクセスツールバーがすべての原因ではありませんが、気づかないうちにマウス操作での効率化を進めてしまっていたというわけです。

3.ついでにリボンも非表示にしてしまおう

さらにもう一歩進めるために、Excelの上の方に大きく表示されているリボンも表示させないように変えてみました。

こうすればリボンを押す前に、「この作業はショートカットキーではどうするんだっけ?」と考えるきっかけにすることができます。また同時にExcelの表示画面を広げることもできますので一石二鳥です。

ただ、このためにはショートカットキーの一覧を自分の見やすいところに常においておく必要があります。毎回探していては大変ですので、私はセミナーでいただいたショートカットキーの一覧表をEvernoteですぐに参照できるようにしています。とことんやるのであればパソコンの壁紙に表示しておくという方法もあります。

ちなみにリボンを非表示にしたけれどもやはり表示しておきたいという方は、Excel上部のメニュー(何でもいいです、例えば「ホーム」)をクリックしてリボンを表示させた状態で、リボンの右端下にあるピン留めのボタンを押して下さい。これで元に戻ります。

4.気づかないうちに思い込み・先入観で仕事をしている

思い込みは怖いもので、いかにしてそこから脱するかは常に意識しておく必要があります。そのためにも常に情報のインプットを行うことを怠ってはいけないと改めて気づかされました。

今回Excelセミナーに参加するにあたり、「自分にとって学びはあるか?」と少し疑問も持ちながら参加したわけですが、結果としてはExcelについての自分の思い込みを見直すよい機会となりました。

何事も先入観を持たないように気をつけないといけないですね。