Excelについてはネット上でもいろいろな方が解説されていますが、改めてExcelをいかに使うべきか初歩的なところから考えてみます。

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1.Excel活用には「表を作成するソフト」という考え方を捨てる

多くの方はExcelを「きれいな表をつくるソフト」として使い始めている思います。

たしかにExcelを使えば見栄えの良い表を簡単に作ることができます。
さらにExcelは「表計算ソフト」という言葉で説明されることが多いため、Excelの重要な機能は「表を作ること」と考えてしまう方は多いと思います。

しかしながら、この「きれいな表を作るソフト」という考え方を捨てるところから始めないとExcelを十分に活用することができません。
Excelは「表計算ソフト」ではなく「簡易データベースソフト」と理解することが大切です。

2.Excelが最も活躍できる場面は大量のデータ処理

表形式とデータベース形式の違い

Excelを簡易データベースソフトとして使うために最も重要なことは、データの作り方です。

次のような表形式で資料(商品別・月別売上高集計)を最初に作ってしまうと、後でこの表をそれ以上活用することができません。

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Excelを活用するには次のように1行に1つのデータがあるデータベース形式でシートを作成する必要があるということをまず理解して下さい。

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初歩的な事ですが、横方向に伸びているのが「行」、縦方向に伸びているのが「列」です。
ちなみに私はあとで並べ替えたデータを元の順序に戻せるように、左端の列には連番を振ることにしています。

ピボットテーブルの使い方

このデータベース形式になっていれば、ピボットテーブルという機能を使って次のように簡単に最初の表を作成することができます。

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ピボットテーブル以外にも、オートフィルやVLOOKUP関数などデータベースを扱うのに便利な機能がExcelには数多くありますので、こうした機能を使えば使い方が広がります。

Excelをデータベースとして使う際の制限

ただし、Excelをデータベースソフトとして使うには一つ制限があります。

新しく開いたExcelのシートで「End」キーを押した後に、下矢印キーを押してみて下さい。
古いバージョンのExcelでなければ1,048,576番目の行のところで止まるはずです。
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つまり扱えるデータの数に限界があるということなんです。
(ちなみにExcel2003までは65,536行までしかありませんでした)

しかしながら、通常の事務作業で100万件を超えるデータを扱うことはまずありませんので問題はないでしょう。
もし取扱うデータ量が増えてくるのであればデータベースソフトであるAccessなどへの切替えを検討する必要があります。

3.考え方を変えれば業務効率はアップする

今回はExcelの非常に初歩的な使い方しか触れていませんが、こうした使い方は取扱うデータ量が増えてくるほどその効果を発揮します。

ピボットテーブルを使えば、表を作るために「事前に電卓をたたいて集計して、さらに集計間違いが無いかチェックして・・・」などということをする必要はもちろんありません。

また「表にした上でSUM関数で集計しているから電卓なんて打ってないし今のままで問題ない」という方もいらっしゃるかもしれませんが、もし上司から「【商品】と【売上月】を逆にしてくれ」といわれたら、一から表を作り直しますか?

ピボットテーブルであれば右側のボックス欄で「商品」と「売上月」を入れ替えるだけで作業は完了します。

「表を作る」という慣れ親しんだ考え方を捨てることは最初は抵抗があるかもしれませんが、その考え方を変えることで作業効率は大きくアップすることになります。

Excelを使って業務を効率化したいとお考えの方は、その第一歩としてピボットテーブルによる集計に挑戦してみて下さい。