1.仕事をしていて頭の中が混乱するのはやむを得ない

不思議なもので、仕事が立て込むときは次々と仕事が入ってきます。
そうした場合、どの作業を先にやったら良いのか頭の中で優先順位がつけられなくなることはありませんか?

仕事の入ってくるタイミングを完璧にコントロールすることはできませんから、こうした状況は時として起こりえます。
そんなときは頭の中がぐちゃぐちゃになることはやむを得ない訳ですが、その際に大切なのはそうした状況を早急に立て直すことです。

頭の中で整理がつかないというのは、頭の中がオーバーフローしていて脳が悲鳴をあげているわけですから、立て直すためには一度頭の中にあるものを外に出して整理する必要があります。

2.Evernoteを活用して頭の中を一旦空っぽにしよう

頭の中での状況整理には限界がある

頭の中だけで状況を整理しようとするとどうしても限界があります。
そんなときは、やらないといけない作業をとにかくすべて書き出してみましょう。
細かい作業も含めて、すべて書き出して頭の中を一度空っぽにするのがポイントです。

このとき紙に書き出すのもいいのですが、私はEvernoteのチェックボックスを使うようにしています。

Evernoteのチェックボックス機能

Evernoteのチェックボックスの使い方は非常に簡単です。Evernoteで新規ノートを作成したら、書式ツールバーの中の四角形にチェックマークが入っているボタンを押すだけです(スクリーンショットはWindows版ソフトです)。

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書式ツールバーのチェックボックスボタンを押すと

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ノートにチェックボックスが追加されます

これでノートの中にチェックボックスが挿入されましたので、チェックボックスの右側にやるべき作業を書き出します。
このとき一つのチェックボックスの右側にはやるべき作業を一つだけ書き込みます。

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Windows版ソフトでは1行書き終わって改行キーを押すと、次の行に自動的にチェックボックスが追加されますので、頭の中にあるやるべき作業を思い浮かんだ順に書き込んでいきます。

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1行目の右端にカーソルがある状態で改行キーを押すと、 次の行にチェックボックスが追加される

すべて書き出したら次に優先順位をつけよう

頭の中のもやもやが消えるまで作業を書き出すことができたら、次は優先順位の高いものから順番に並べ替えていきましょう(優先順位の付け方をどう考えるべきかは今回は割愛します)。

このときEvernoteを使っていれば、カットアンドペーストで順番を入れ替えることができるため、試行錯誤しながら優先順位を検討することができます。この点が私が手書きよりもEvernoteを好む理由です。

優先順位の高いものから並べ替えられたら、それぞれの作業にかかる時間を見積もった上で、チェックボックスの左側に「いつ」その仕事をやるか書き込んでいきます。

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この「いつ」については私は基本的に日付だけを書くようにしていますが、作業毎の時間管理をきっちりとされたい方は見積作業時間を追記しておくのも一つの方法です。
(作業時間を見積もる際に大事なのは、時間がないからといって欲張らないことです。人が処理できる仕事量は限られていますので、現実的な線で予定を立てましょう。)

ここまでやればだいぶ気分が落ち着くはずです。ゴールが見えない状態で仕事をすると非常に疲れますので、こうして見える化することにより目の前の仕事に集中することができます。

なお、仕事を割り当てた日にすべての作業を完了できなければ、見積った時間に対して仕事が遅れているということになりますので、その日の終わりに翌日以降どのようにリカバリーしていくか検討すべきです。

作業が終わったらチェックボックスをクリックして達成感に浸る

それぞれの作業が終わったら、チェックボックスをクリックしてください。当然ですがチェックボックスにチェックが入ります。

EvernoteのTodoはチェックを付けても自分で削除するまでチェックボックス及び作業内容は消えませんので、「あれだけぐちゃぐちゃだった状態の仕事がここまで終わった!」という達成感を感じることができます。
大したことではないかもしれませんが、仕事のモチベーションを上げるための細かい工夫として活用しています。

また、中には専用のTodoソフトを使われている方もいらっしゃると思います。
そうした方はEvernoteを使わなくてもそのソフトを使って同じようなことができるかもしれませんが、混乱状態にある頭の中を取り急ぎ整理するという点ではEvernoteを併用された方が効果的ではないかと思います(優先順位付けはEvernoteで、タスクの日程管理は専用のTodoソフトでといった具合に)。

あと、iOS版のEvernoteを使われている方については、iPadではチェックボックスのボタンが最初から表示されていますが、iPhone版では下の書式ツールバーの右から2番目のアイコンを押さなければチェックボックスのアイコンが表示されませんのでご注意ください。

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3.他のことに気をとられると集中力は鈍る

人は複数のことを同時にやろうとするとどうしてもモレやミスが生じてしまいます。
これは他のことに気をとられてしまい、目の前の仕事に集中できていないからです。

目の前の作業に集中できる状況を作り出すためにも、気がかりなことはすべて頭の中から追い出してリスト化しておき、一つの作業が終わったらそのリストを確認するという流れを作るべきです。

人の能力は限られていますから、少しでも効率を上げるために自分なりの仕事の仕組みを作り上げることが大切です。