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締切りがかなり先だったり、締切りのないタスクはついつい後回しになってしまうものです。こうしたタスクを着実にこなすための工夫について考えてみましょう。

日時が決まっていないタスクは先送りしがち

税理士は毎年4月～3月の間に36時間の研修を受ける必要があります。

今月末が今年度の区切りということで受講時間など確認する中で、数年前の状況を思い出していました。

コロナ前は研修は主に会場受講の形式で開催されていました。オンラインもありましたが講座数もそこまで多いわけではなく、私はほぼ会場で受講していました。

会場で研修を受講するとなると

事前に申込み　→　当日会場に行く

というプロセスを踏みます。

事前に受講日時が確定しますので、その時間帯は当然他の予定を入れることはできません。

このような形で一旦受講を決めてしまえば、よほどのことがない限り受講せざるを得なくなります。

「申込み」という手順があることで受講することについて、ある程度強制力が働いていたわけです。

ところがコロナが流行すると会場研修が激減し、オンライン受講に大きくシフトしました。

オンライン研修の場合「申込み」なしに受講したいときにいつでも受講できます。

実は最初の頃この変化に上手に対応できず、研修受講が進まない時期がありました。

「いつでも受講できる」と思うと、いつまで経っても受講しないわけです。

このような締切りがかなり先のタスクについては計画的に実施しないといつまで経っても進まず、ギリギリになって困ることになります。

根本的な対策は「いつやるか」決めること

年間で36時間受講という年単位のタスクになるわけですが、従来は毎月3時間くらいは受講しようと決めておき、それに合わせて研修を選んで申込みをしていました。

「申込み」という強制力がなくなってしまったのであれば、対策としては自分でそれに代わるものを設定するしかありません。

具体的な対応としては

  • 週の中で視聴する日時を固定する
  • カレンダー上、その時間帯はブロックする
  • 週ごとの繰り返しタスクとして「研修受講」を設定しておく

ということをやりました。

要するに「申込み」に代わる強制力としてカレンダー上の時間帯を先に押さえてしまうということをやったわけです。

視聴する日時をある程度固定しておくと習慣化することができますので、ムリせずに継続することができます。

今回は「研修受講」という年単位のタスクを先送りしないという観点で考えてみましたが、締切りがかなり先、もしくは締切り自体がないようなタスクの場合、ついつい先送りしてしまうことも多いのではないでしょうか。

こうしたケースでの根本的な対策は、やはり

「いつやるのか決めて、その時間帯を押さえてしまうこと」

です。

「いつかやろう」ではいつまで経っても着手できません。

なお、上記の方法で年間36時間は問題無くクリアできるようになりましたが、日時を固定してブロックするとなると長時間押さえることが難しくなります。

従来は1回あたり3時間の研修を受講することが多かったのですが、オンラインになって1時間程度のものを中心に選んでしまい、ボリュームのある内容を敬遠してしまいがちです。

このあたりは別の工夫が必要かと思います。

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前提条件が変わればやり方も変わる

繰り返しになりますが、先送りしないためには

「タスクを行う時間を先におさえてしまうこと」

がポイントとなります。

強制的に時間を割り当てることによりやらざるを得ない環境を作ることが大事です。

今回の内容とは別に「時間はおさえたけどそもそも着手する気になれない」という問題はありますが、この点はまた別の機会に考えてみたいと思います。

ちなみに今回の私の例でもありましたが、環境が変わる(会場受講→オンライン受講)と従来のやり方では対応できなくなるものです。

前提条件が変わったときに、「前提条件が変わった」ということをきちんと認識してやり方を変えるというのも大事なポイントのひとつでしょう。

今までのやり方が通用しなくなったと感じるのであれば、積極的に別の方法を試していきましょう。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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