動画や音声での発信が増えたとはいえ、文字だけでこちらの意図を伝える必要があるケースもまだまだ多いものです。自分の意図を文字で正しく伝えるために意識すべき点を確認しておきましょう。
目次
「一方向+文字だけ」で伝えることの難しさ
ブログやメルマガ、雑誌の記事など主に文字だけでこちらの考えていることを相手に伝える必要があるケースは意外と多いものです。
これらは一方向の情報発信という性格上、相手の理解度を確認しながら伝えることができません。
双方向のコミュニケーションの場合、対面での会話であれば相手の表情や雰囲気といった情報を活用して状況に応じて伝え方を変えることができます。
コミュニケーションであればテキストベースであっても、文面から「やりとりがかみ合っていない」とわかるため伝え方を修正することが可能です。
改めて考えると「一方向+文字だけ」という発信は一発勝負でこちらの意図を伝える必要があり、結構難しいものだと感じます。
そこで今回は、こうした発信をする際にこちらの意図が少しでも正確に伝わるよう意識していることをまとめておきたいと思います。
文字だけの発信で気をつけるポイント
発信する際に気をつけていることとして3つあります。
- 一文が長くなりすぎないようにする
- 文章全体の論理の流れを意識する
- 見出し・箇条書きなどを活用する
一文が長くなりすぎないようにする
ひとつの文が長くなると、読んでいる方も理解が難しくなります。
ブログで言えば、一文については極力70~80文字までに抑えるように注意しています。
ただ今の時代、文章をパソコンで見る方もいればスマホでみる方もいるため、特にスマホでみる方に取ってはこれでも長いと感じるかもしれません。
こちらは簡潔に書いているつもりでも、読んでいる側に取っては冗長と受け取られる可能性もあり、何が最適解かについては常に模索している状況です。
文章が長くならないように一文の中で論旨が反転するような書き方は極力避けます。
具体的には
「○○○○なのですが、実はXXXX」
「○○○○とはいうものの、本当はXXXX」
といった文章にならないように気をつけています。
文章全体の論理の流れを意識する
先ほどは一文が長くなりすぎないように、ひとつの文の中で論旨が反転しないよう気をつけていると書きました。
それに加えて、文章全体の流れとして論旨が何度も反転することがないよう気をつけています。
文章を読んでいて頻繁に「けれども」「とはいうものの」「だがしかし」といった言葉で話の流れが反転してしまうと、読んでいる方は理解しにくいものです。
文章の流れを反転させることは、上手に使えば内容を理解してもらうのに効果的ですが、多用すれば文章の流れを壊してしまいます。
できるだけ素直な流れで文章の構成を作った方が、読む側にとっては負担がありません。
見出し・箇条書きなどを活用する
簡潔な文章で一文を短くして、文章の論理が流れるようなものを書いたとしても、文字ばかり並んでいたのではそもそも読もうという気が起きません。
パッと見たときに「文字だらけでしんどい」と思われないよう
- わかりやすい見出しを適切なタイミングで入れる
- 文章が長くなりそうなら箇条書きにまとめる
- 見出しや箇条書きの文章も長くなりすぎないよう注意する
といった点に気をつけています。
「人は見た目が○割」といったタイトルの本がありますが文章も同じです。
文章の見た目を整えるために、見出しや箇条書きを上手に活用しましょう。
読む人が受け取りやすいよう配慮する
発信する際の文章を作るときに意識していることをまとめました。
私の場合、今回まとめた点については常に意識しておかないと、すぐにできなくなってしまいます。
大事なのは、自分が言いたいことだけを一方的に伝えるのではなく、読む人が受け取りやすいような書き方になっているか意識すること。
このように意識しておけば一方向の発信に限らず、文字によるコミュニケーションにおいても活かすことができます。
チャットなどで伝えたいことが相手に伝わらず、何度もやりとりをくり返した経験はありませんでしょうか。
こちらの意図を相手がわかりやすいように伝える工夫をすれば、理解してもらうために何度もやりとりをせずに済みます。
「自分の書いた文章が正しく伝わらない」と感じるのであれば、相手に伝わりやすいものになっているか一度見直してみませんか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
-
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
最新の投稿
経理2024年11月24日経理の手順はシンプルに。「へらす」「まとめる」「デジタル化」- 弥生会計2024年11月21日弥生会計NEXTを試してみた素直な感想をまとめてみる
- Notion2024年11月17日Notionフォームの使い方
- Notion2024年11月14日NotionでTrelloと同じ機能を再現するための手順
