PDFファイルを保存する作業を自動化する場合、プリンターを切り替える必要があります。今回はPower Automate Desktop(以下、PAD)でプリンターを指定する方法を確認しておきましょう。

印刷するプリンターをPADで指定するには

いきなり余談から始めますが、Power Automate DesktopはWindows11では標準搭載となり、名称もPower Automate for Desktopとなるようです。

Windows11が主流になってきた段階で改めて考えますが、ブログ記事では当面Power Automate Desktopという表記のままとする予定ですのでご了承ください。

では本題へ入りましょう。

作業をPADで自動化する際に「PDFファイルに保存する」という処理は結構あるのではないでしょうか。

PDFファイルに保存する場合、通常は印刷機能を使うことになります。

その際印刷画面で、例えば「Microsoft Print to PDF」といったPDFファイルに保存するためのプリンタを指定する必要があります。

PADにはこのプリンタを設定する機能として、

「既定のプリンターを設定」

というアクションがあります。

設定は難しくなく、アクションを開いて右側の下向き矢印ボタンをクリックして「Microsoft Print to PDF」を選ぶだけです。

この動作を確認するため、簡単なフローをつくってみました。

デスクトップに保存した「旅費精算.xlsx」を開いて印刷画面を開くだけの処理です。

ただし、プリンターが本当に変更されていることを確認するために、敢えて

  • Excelファイルを開く前に、別のプリンターを設定
  • その後、改めて「Microsoft Print to PDF」をプリンターとして設定

という流れでフローをつくっています。

実際に処理してみると、Excelの印刷画面が開き、プリンター欄が「Microsoft Print to PDF」になっていることがわかります。

ちなみに、上記フローの2番のところで処理を止めた状態で、Windowsの「プリンターとスキャナー」画面を確認すると、この時点では別のプリンターが選択されていることが確認できます(選択されているプリンターは「既定」と表示されます)。

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Edgeなどプリンターの設定ができないケースへの対処法

「これでPDFファイルへの保存処理はカンペキ！」と言いたいところですが、想定通りに動いてくれないケースがあるのがRPAの悩ましいところ。

先ほどと同様の処理を今度はブラウザーのEdgeでやってみます。

Edgeを起動してYahooのサイトを開いてから印刷画面を開く、という処理を実行してみましょう(先ほどと同じくEdge起動前に別のプリンターを一旦設定しています)。

開いた印刷画面を確認すると、プリンター欄にはなにやら見慣れないプリンターの表示が･･･。

この時点で先ほどの「プリンターとスキャナー」画面を確認すると、間違いなく「Microsoft Print to PDF」のところに「既定」の文字があります。

何が起きているかというと、EdgeではPADの「既定のプリンターを設定」を無視して、Edgeで直前に使用したプリンターを表示してしまうようです。

では、「EdgeではPDFファイルへの保存を自動化できないのか？」というとそんなことはありません。

ヒントは印刷画面の左下にありました。

「システムダイアログを使用して印刷(Ctrl+Shit+P)」という部分をクリックすると、昔ながらの(?)印刷画面が表示されますが、ここでは「Microsoft Print to PDF」に緑色のチェックが入って選択された状態になっています。

つまりEdge標準の印刷画面には既定のプリンターが反映されませんが、こちらの印刷機能にはきちんと反映されています。

この点を利用してフローを一部修正してみましょう。

先ほどは印刷画面を表示させるために、「キーの送信」というアクションを使って、「Ctrl+P」というキー入力を自動で実行していました。

このままではEdgeの印刷画面が表示されてしまいますので、もう一つの印刷画面を表示させるために、送信するキーを「Ctrl+Shift+P」に変更します。

画像ではわかりにくいですが、「Ctrl+Shift+P」というキー操作を自動的に行うために、「送信するテキスト」欄を

{Control}({P})

から

{Control}{Shift}({P})

に変更します。

変更後のフローは次のようになります。最後の「キーの送信」を修正しただけです。

この処理を実行すると･･･

Yahooのトップページで、「Microsoft Print to PDF」が選択された状態の印刷画面を表示させることができました。

なおブラウザーにChromeを使った場合も同じ症状が出ます。

Chromeの印刷画面では「PDFに保存」しか使わない、という方であればそのまま処理する方法もありますが、プリンターの指定が必要な方は上記の方法をお試しください。

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RPAを使った自動化に試行錯誤はつきもの

ブラウザーを使った際に、プリンターの指定ができない件についての対処法をまとめてみました。

RPAを使っていると、想定通りに動いてくれないケースはよくあるものです。

ネットで検索すれば解決法が見つかるケースもありますが、なければ自分で試行錯誤するしかありません。

こうした試行錯誤は何度もやっている内に、そうした経験が積み重なっていって

「こうすればなんとかなるかも」

というアイデアが出やすくなってくるものです。

「うまく動かないからRPAはダメだ」とカンタンに諦めずに、そこからあとちょっとだけ試してみていただければ。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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