規模の大きくない中小企業などが業務効率化を検討する際に、最新鋭の技術やサービスを使う必要があるのかどうか。今回はそんなことを考えてみました。

最新の技術ばかりを使わなくてもゲーム機として成立する

今回のタイトル、ぱっと見て何を言いたいのかよくわからないですよね･･･。自分でも何を書いているのだろうかという気もしますが。

日本のゲーム機である、プレイステーション(プレステ)とスイッチ。

それぞれSonyと任天堂が発売している機種ですが、私のイメージでいうと

  • プレステ：最新技術を使ったハード、画像キレイ、動きもなめらか
  • スイッチ：ハードは最新鋭とはいえない、画像はそこそこ、動きもソフトによってはぎこちないことあり

といった感じです(素人の意見なので、技術的には間違ってるかもしれませんが)。

とはいえ最新鋭のハードでないからスイッチが売れていないかといえば、まったくそんなことはありません。

そんなことを考えているうちに、中小企業のデジタル化や効率化についても

「別に最新鋭のものにこだわる必要はないんじゃないか」

と思うようになりました、というお話です。

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最新のものよりも多くの人が認めたサービス

リソースが足りない場合には他社の活用例を上手に使う

中小企業、特に小規模・零細企業だと

  • デジタル化に対応できる人材がいない
  • 予算を十分にかけられない
  • 新しい技術を試す余裕がない

といったことが多く

  • 新しいサービスやツールについての情報を入手できていない
  • 仮に知っていたとしても使い方を検討したり導入を進めるだけのマンパワーもない

という状況が多いのではないでしょうか。

こうした状況では、最新のサービスやツールなどを使えば大きく効率化できる可能性はありますが、逆に使いこなせずに終わってしまうリスクもあります。

そのため、個人的には最新のものよりも多くの人が使って認められているものを使う方がいいと考えています。

多くの方が使って実績があがっているものであれば

  • 他社の導入実例
  • 使い方に関する情報
  • 導入にあたっての注意点・失敗例

などを容易に入手することが可能です。

こうした情報を簡単に入手できるということは、他の方が既に試した内容を時間をかけずに活用できるということです。

リソースが十分ではない小規模な企業にとっては、こうしたツールやサービスを選ぶ方が合理的といえます。

実績が多いものを選ぶ理由としては、次のようなリスクを避けられるという点も挙げられます。

  • サービスやツールが普及せずに無くなってしまう(提供が中止される)
  • 使い勝手などが大きく変わる
  • 動作などが不安定

Evernoteのように世の中の変化に対応して大きく使い勝手が変わってしまうリスクはゼロではありませんが、最新のサービスと比べればそのリスクは低いといえるでしょう。

特別なサービスなどを使う必要はありません

ここまで「サービス」や「ツール」という書き方をしていますが、特別なものである必要はありません。

例えば日々の業務を行う中で

  1. 現金による立替精算が残っている→法人カードを導入して現金での精算をなくす
  2. 会計データを作る際に通帳を見ながら手入力している→銀行口座と連携できる会計ソフトを使ってデータ連携する
  3. 稟議書を紙で回している→ワークフローシステムを導入して稟議をペーパーレスに変える

などやれることはたくさんあります。

ここで挙げたようなサービスやツールであれば、コストをそれほどかけずに導入できるものが多々ありますし、導入時間する情報も豊富にあるでしょう。

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あえて最新を追う場合にはどうすべき？

リソースが十分でない小規模な企業の場合は、デジタル化などを行う際に無理に最新のものを追う必要はないのでは、という内容をまとめました。

最新の技術を使ったサービスを導入すると、なんというか「イケてる」感みたいなのを感じるかもしれませんが、目的はあくまで「業務の効率化」「生産性の向上」です。

無理に「最新鋭」にこだわる必要はありません。

「DX」といった言葉に踊らされて、最新の技術に飛びつく前にまず他にできることがないか探してみるのがよいのではないでしょうか。

とはいえ、例えば生成AIのようなツールの利用を否定するものではありません。明確に活用できる分野があるのであれば導入すればいいでしょう。

とはいえ、生成AIといっても現状ではChatGPT、Copilot、Perplexity、Claude等々多くのサービスが提供されています。

サービス毎の性格の違いがありますので、それぞれの会社に合ったサービスはあると思います。

ただここでもやはり他社の活用例を上手に使うという視点は持っておきたいものです。

現状であれば恐らくChatGPTが最も使い方の実例や使用方法についての情報があるでしょう。

リソースが足りない場合には、成果を得るためにいかにショートカットするかという考え方が大事です。

対応できる範囲で何ができるか、まずは考えてみませんか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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