業務効率化を目的としてシステムやサービスを導入する際に、システムなどを現状の業務にできるだけ合わせるという考え方をしていませんでしょうか？今回は逆の考え方をすべきではというお話です。

freeeの請求書発行時の仕様変更

クラウド会計ソフトのfreeeにおいて、インボイス制度に対応するために請求書の仕様変更がありました。

従来はfreeeに請求書を登録すると自動的に仕訳が作成されていましたが、新しい請求書の仕組みになってからは請求書の画面から手動で仕訳を発行しなければならなくなりました。

今まで不要だった仕事が増えてしまったため、個人的にはこの変更は改悪だと感じています。とても不便になりました。

なぜこうした変更がされたのか？実際のところはわかりませんが、恐らく

「請求書を登録しても仕訳を作成しない運用もできるようにしてほしい」

という要望があったからじゃないかと思ってます。

ちなみに、私のように不便に感じる人が多かったからだと思いますが、今後の機能改善により自動登録できるよう変更するとのアナウンスがfreeeからありました。

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システムじゃなくて業務フローに問題があるのでは？

(私の勝手な推測ではありますが)こうした要望により仕様変更があったんじゃないかと考えたときに思い出したのは

「日本人はシステムをやたらとカスタマイズしたがる」

という話。

どこで聞いたかは忘れてしまいましたが、多分会社に勤務していたときに聞いたんじゃないかと。

要するに、現状の業務を前提としてそれにシステムを完璧に合わせようとする傾向があるということです。

実際にはシステムやサービスを自社仕様にカスタマイズしてもらうとなるとかなりのお金がかかりますので、こうした対応を行うのは主に大企業になります。

中小企業ではカスタマイズしたシステムを導入するのは難しいでしょう。でもシステムやサービスを選ぶときに似たようなことをしていませんでしょうか？

「このシステムだと今やってる業務のうちXXができないからウチには向かない。不採用！」という判断をしているケースはありませんか。

極端なことを言うと、100ある業務のうち1でもできないものがあると、それを理由に選ばなかったということはないでしょうか。

世の中で提供されているシステムやサービスは、提供する会社が

「このやり方をしてもらえれば、効率的に業務を行える」

と考えて作ったものです。

そうしたシステム等に乗せられない業務があるのであれば、それはその業務がイレギュラーな処理になっているのではないでしょうか？

先ほどの極端な例でいえば、100のうち1だけシステムに乗らないのなら、その1の業務が一般的な処理から外れたことをしている可能性が高いわけです。

こうした時に検討すべきは、システムをカスタマイズしたり、導入できないと判断するのではなく、その1の業務をシステムに合わせるよう見直せないかと考えることです。

例えば取引先からの要望で特殊な処理をしているのであれば、先方と交渉して変えてもらえないか。

やり方を工夫することでシステム処理の流れに乗せることができないかどうか。

こうした検討をすべきだと気付くことがまず大事です。

もちろん中には取引先との関係などで変えられないケースもあるかもしれませんが、考え方として現在の業務フローありきではなく、システムありきで考えることが必要でしょう。

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業務フローを見直さないと効率化はできない

今回のfreeeの仕様変更ですがそうした仕様が必要となる理由を考えてみると、要するに請求書をfreee内で作成するけれど、仕訳を起こしたくないものがあるということです。

でもこれって普通に考えるとイレギュラーですよね。請求書を発行しているのに仕訳に結びつかないものなんて普通はあり得ません。

こうした特殊な処理をせずにすむよう業務フローを見直すのが本来あるべき姿です。

考え方としては

「このシステムが自社の業務に合わない」

ではなく

「このシステムが提示する業務フローは自社の目指すべき姿か？」

を検討してその答えが「YES」ならば、業務フローをシステムに合わせるよう見直すべきです。

業務フローの見直しはそれだけでいろんなムダが見つかり

「業務フローを変更したらシステムを導入するまでもなかった」

という判断になることもあり得ます。

逆に言えば業務フローを見直さないと効率化は思ったように進みません。

システム導入を検討する際などには

「システムを業務に合わせる」

ではなく

「業務をシステムに合わせる」

という視点を持ってみてはいかがでしょうか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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