経理業務を効率化するためには仕事の仕組みが欠かせませんが、こうした仕組みづくりは規模の大きくない事業者の方が効果も大きいと考えます。今回はこの点について検討してみましょう。

力業では効率化には限界がある

経理と一口にいっても、会社ごとに経理部門や経理担当者が担当する範囲は異なります。

今回経理業務の効率化について考える上で、一般的な次のような業務範囲を想定しておくことにします。

  • 請求書の発行(営業部門で行っているケースもあるかもしれませんが)
  • 債権の回収チェック(債権の消込)
  • 支払い業務・経費精算
  • 仕訳入力

こうした業務を効率化しようとした際に、例えば仕訳入力について

「入力スピードが遅いから効率化しないんだ。だから入力スピードを上げる方法を考えるべきだ。」

という考え方をしてしまうと、人による入力スピードには限界がありますのですぐに行き詰まってしまいます。

どちらかといえば過去の会計ソフトにおける効率化については、こうした方向性で考えられるケースが多く

  • ショートカットキー
  • 伝票辞書

といった「いかに速く入力するか」という点に重点が置かれていました。

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経理の効率化には「仕組み」が必要

繰り返しになりますが、人力に頼ったやり方ではすぐに限界を迎えてしまいますし、仮にある程度実現できたとしてもそれは属人的なスキルであるケースが多く、担当者が変わると同じレベルに達するまでに時間がかかることになります。

だからこそ効率化には人力や個人のスキルに頼り過ぎない

「仕組みづくり」(システム化と言われるケースもあるかもしれません)

が欠かせません。

効率化するための仕組みの具体例としては例えば次のような方法が考えられます。

請求書の発行

請求書作成ソフトを活用して、金額計算を自動化するだけではなく

  • 商品ごとのマスターを設定して単価を自動的に入力する
  • 取引先マスターを整備することで住所や会社名を毎回入力しない
  • 毎月定型の請求については自動作成やテンプレートを活用する

といった仕組みが考えられます。

さらに請求書を郵送するためにかかる手間もかなりものとなります。

取引先と合意の上でメール送付に変更するといった仕組みの見直しも効果的です。

債権の消込み

販売管理ソフトと入出金データが連携していない場合、消込は後からまとめて取引先ごとに入金データを見ながら行う必要があります。

効率化のためには入金時に簡単に消込みできるなど消込業務を行いやすいソフトを採用することもひとつの方法です。

またこうしたソフトを利用していない状況で、特に理由もなく振込先として複数の金融機関を提示している場合には、数を絞れないか検討してみましょう。

入金先の金融機関が複数あると、それだけで消込作業の負担は増えます。できるだけシンプルな仕組みを目指しましょう。

支払い業務・経費精算

支払い業務については振込件数により状況は異なりますが、多い場合には総合振込などの振込データを作成しやすいソフトの導入がひとつの方法として考えられます。

支払い業務にせよ経費精算にせよ承認する責任者が不在のことが多く承認作業で仕事が止まる、ということであればワークフローなどの導入も対応策のひとつでしょう。

仕訳入力

会計ソフトへの入力に関しては、銀行の入出金データを取り込んで、かつ仕訳ルールを設定してできるだけ入力しない仕組みを検討すべきでしょう。

法人の場合、ネットバンキングの利用にコストがかかることが多いですが、データを会計ソフトに取り込むことによる効率化とどちらがコスト的に有利か検討した上で判断すべきと考えます。

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仕組みが固まっていないからこそ大きく変えやすい

経理業務を効率化する際に考えられる仕組みの一例を挙げましたが、大企業よりも中小零細企業の方が取り組みやすいケースが多いものです。

大企業の場合、すでに大きなシステムが導入済みだったりして仕組みがある程度固まっています。そうなると現状の仕組みを変更するのは大仕事です。

さらにある程度効率化されている場合には、仕組みの変更により大きな効果が見込めるか微妙なケースがあったり、仕組みの変更がうまくいかないリスクも大きくなります。

仕組みが十分に固まっていない中小零細企業の方がこうした取組みのメリットは大きく、小回りがきく分導入も早く行えます。

経理業務の仕組みが安定してない、仕事がスッキリ流れないと感じている事業者の方は、「経理の仕組みづくり」という観点で経理業務を見直してみてはいかがでしょうか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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