仕事をする上で避けて通れないのがタスク管理。でも管理することに時間や労力を使いすぎていませんでしょうか？

タスク管理って、結局何に苦労するのか？

仕事をする上で、避けて通れないことのひとつが「タスク管理」ではないでしょうか。

「タスク」とひと言で言ってもいろんな捉え方があると思いますので、今回は

「タスク」＝「仕事を進める上で、決められた期日までに完了させなければならない作業」

として考えてます。

その上で改めて「タスク管理」の流れについて整理すると、

  1. タスクの発生(相手がいる場合は、タスクの依頼)
  2. 実行
  3. 進捗管理(完了の確認までを含む)

ということになるのではないかと。

もちろん一番大変なのは「2. 実行」ではあるのですが、今回はタスクを管理するという観点から「3. 進捗管理」に焦点を当てます。

タスクには、自分自身でやるものと誰かに頼むものがありますが、どちらにせよタスクが増えてくると困るのが、

「何をどこまでやったのかわからなくなってしまう」

という点ではないでしょうか。

短時間で完了させられるものばかりであれば問題ありませんが、

  • タスクに手がつけられず放置してしまい、やるべきタスクがわからなくなる・忘れてしまう
  • 途中で中断して、後日再開したときに、どこまでやったかわからなくなる
  • 他人に依頼するタスクの場合、どこまで終わったのか、そもそも何を頼んだのかわらかなくなる

といった問題を抱えている方も多いのでは。

この辺りのタスク管理をきちんとしておかないと、やるべきことをやってなくて周りに迷惑をかけたり、再開するときにまた一から確認して時間を浪費したり、依頼相手とのコミュニケーション(督促以外に、依頼した・してないといったやりとりを含む)にストレスを感じたり、と生産性が上がらない原因となってしまいます。

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タスク管理も仕組化すれば、仕事がもっとラクになる

とはいえ、タスクの進捗管理に時間をかけてしまうと本末転倒。

そこで考えたいのが、きちんと仕組みを作って、時間をかけずにタスクの進捗管理を効率化しましょう、ということ。

タスクの進捗管理で苦労する点は、大きく分けると以下の３点。

  1. 現在抱えているタスクがどれだけあるのわからない
  2. それぞれのタスクが、どこまで進んでいるのかわからない
  3. タスクに関連する情報がバラバラで、毎回探すのに時間がかかる

こうした悩みを解決するための有用なツールのひとつとして、Trelloというサービスがあります。

Trello

先日公開設定の誤りによる情報漏えいが問題となりましたが、使い方さえ間違わなければ非常に便利なツールです。

Trelloはタスクをカードという形で管理しますので、どれだけのタスクを抱えているのが一目でわかりますし、カードをリストという形で区分できますので、カードを進捗状況(例えば「未着手」「作業中」「完了」など)ごとに分けるといった運用も可能です。

こうしたタスクの一覧を依頼相手と共有すれば、何を頼んでいるか、どこまで進んでいるか、といった確認が容易にでき、相手とのコミュニケーションにかかる時間や労力を減らせます。

さらに、カードの中にメモや資料のリンク先を保存したり、共有相手とカード内でメッセージのやりとりも可能なため、タスクに関連する情報をカード内にすべて集めておくことが可能となります。

このように、

  • 抱えているタスクを一覧で確認できる
  • タスクの進捗状況が確認しやすい
  • タスクに関連する情報をカードの中に集約できる

ということから、タスクの進捗管理にかける時間を大幅に削減することが可能です。

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大事なのはどのツールを使うかではなく、問題そのものに気付くこと

勘違いしないで欲しいのは、今回お伝えしたいのは「Trelloを使いましょう」ということではありません。

世の中には様々なツールがあふれていますので、どのツールを使うかは、ご自身で検討いただき自分のあったものを使っていただければと思います。

大事のなのは、

「タスク管理に時間をかけすぎていないか」

という問題意識をもつこと、そしてそれに気付いた時に仕組みを作るなどの改善に向けた行動を起こせているかという点です。

なお、今回は進捗管理という観点から考えてみましたが、Trelloのような仕組みをきちんと使うとノウハウの整理や見える化に応用することも可能となります。

例えば、毎月定期的に発生するタスクについては、繰返し機能で決まった日付に自動的にタスクを発生させて、しかもそのタスクを見ると手順など必要な情報にすぐたどり着ける、といったリマインダーとマニュアル(へのリンク)機能を含める運用もできるわけです。

「日々自分が抱えているタスクに振り回されている」と感じているようであれば、どうすれば労力をかけずに管理できるか、どのようなツールを使うのが適しているのか、といったことを一度検討されてみてはいかがでしょうか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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