PDFファイルの変更点の比較、目視でやっていませんか？

有償版のAcrobat Pro DCを使うと、2つのPDFファイルの変更点をカンタンに確認することができます。

1 永続版ライセンスのサポート期限が切れていたのでサブスク版に変更
2 2つのPDFファイルの変更点を比較する手順
3 人力での確認は限界あり、必要があれば有償版も活用を

永続版ライセンスのサポート期限が切れていたのでサブスク版に変更

かなり以前から、PDF作成ツールである有料のAcrobat DCを使っています。

地図などの図面の距離を測るために、有償版に含まれているものさしツールを使うためです。

最近になって、使用中の永続ライセンスのサポートが終了したとのメッセージが表示されました。

Acrobatの有償版は結構高価なため、機能的には問題なく使えていたこともあり、どうするか悩んだのですが、サポート切れのソフトを使うことでセキュリティ上の問題が出るなどするとよくないと思い、最新版に切替えることに。

サポートに問合せたところ、永続版ライセンスも一応あるとのことでしたが、現状はサブスク版をオススメしているとのこと。

いろいろ調べてみると、Adobeと直接契約する以外に、Amazonにて1年分のライセンスを購入できることがわかりましたので、とりあえずこれを購入して1年間試してみることにしました。

Acrobatの有償版にはProとStandardがありますが、現在ではものさしツールが使えるのはPro版のみのため、今回はPro版のライセンスを購入(今まで使っていたStandard版には含まれていたのですが･･･)。

そして購入前にProとStandardの機能の違いを確認する中で、少し気になっていたのが、

「2つのバージョンのPDFを比較し、すべての差分を確認」

と書かれていた機能でした。

Adobe Acrobat DC公式サイトより(左：Pro版　右：Standard版)

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2つのPDFファイルの変更点を比較する手順

ライセンス購入後に、他の方から受け取ったPDFの変更点をチェックする必要があったため、試しにこの機能を使ってみたところ、思った以上に便利でしたので、その内容をまとめておきます。

今回は、サンプルとしてMicrosoft Wordで作成した文書をWordの「Adobe PDFとして保存」メニューで保存(契約書サンプル1.pdf)。

その後、何カ所か修正したWordファイルを、再度「Adobe PDFとして保存」で保存しました(契約書サンプル2.pdf)。

契約書サンプル1 契約書サンプル2

この2つのPDFファイルの相違点を比較してみましょう。方法は難しくありません。

1. 比較したい2つのPDFファイルをAcrobatDCで開く

2. 「ツール」メニューから「ファイルを比較」をクリック

3. 比較するファイルのうち、変更前のファイルが左側、変更後のファイルが右側にあることを確認(逆になっている場合は、2つのファイルの間にある矢印キーを押して入替え)してから「比較」をクリック

4. 2つのPDFファイルを比較したレポートが作成されます

この比較レポートは通常のPDFファイルとして保存することが可能です。

変更した部分にマウスカーソルをかざすと、変更内容がポップアップで表示されます。

今回、

「契約書」部分のフォントを変更
文字の修正
文字の追記

といった変更を行いましたが、すべてきちんと比較レポートに記載されていました。

※比較レポートのPDFを掲載しようとしましたが、正しく表示されないため、掲載しておりません。ご了承ください。

人力での確認は限界あり、必要があれば有償版も活用を

今回有償版のAcrobat Pro DCを使って、2つのPDFファイルの変更点をチェックする方法を確認しました。

サンプル程度のボリュームであれば、目視で確認しても見落とすことはないと思いますが、何十ページにもわたる書類の場合、2つのファイルを並べて目視で確認すると時間がかかりますし、そもそも見落としなどのミスをする可能性が高くなります。

Googleドキュメントなどを使って、文書編集の共同作業ができる環境であれば、今回の機能は不要ですが、自社以外と仕事をするケースにおいて、PDFファイルでやりとりすることもまだまだ多いはずです。

コストはかかりますので、すべてのケースで導入すべきとは思いませんが、多少のコストをかければ、こうした生産的でない仕事を人がやらずに済む可能性が広がります。

PDFの閲覧だけであれば、無償のAcrobat Readerで全く問題ありませんので、

「なんでわざわざ有償版が必要なの？」

と思われる方も多いかもしれませんが、やはり有償版にはそれなりのメリットがあるものです。

現状において書類の変更点を確認することに多くの時間を使っているのであれば、Acrobatの有償版の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。