自分の業務を効率化するために、新しいツールを導入することがありますが、自分以外の人にも使って貰う必要がある際には注意が必要です。自分の都合を押し付けすぎていないか冷静な判断が必要となります。
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Chromebookを活用しきれない原因はMicrosoftオフィスファイルの共有
1年ほど前から、Chromebookを仕事で活用できないか研究していますが、今のところ一番のネックとなっているのは、お客様と共有しているMicrosoftオフィスファイルの編集です。
ファイルの閲覧だけであれば、さほど問題は感じませんが、いざChromebookで編集しようとすると、いろいろとストレスを感じます。
現状では、ChromebookでMicrosoftオフィスのファイルを編集するには、AndroidアプリのMicrosoftオフィス(WordやExcelなど)を使うか、Microsoftオフィスのオンライン版であるExcelオンラインなどを使うしかありません。
もちろん簡易な編集であれば問題なく行えますが、WindowsなどにインストールされているExcelなどと比較すると、「あれができない、これもできない」といった場面に出くわすことが多くなります。
そうなると、アプリの機能アップを待つという考え方もありますが、別の方法としてファイルの共有をGoolgeスプレッドシートなどに切替えることが考えられます。
使った経験がある方はご存じかと思いますが、同じファイルを開いて同時に編集するという点においては、Googleドキュメントやスプレッドシートの方が、Microsoftオフィスよりもはるかに反応が良くて使いやすく、ファイルの共有にはこちらの方が向いています。
ではなぜすぐに切り替えないのかというと、メニューの配置や機能などの違いはどうしてもあるため、ExcelやWordに慣れた方が使い始めるには、少し乗り越えていただくカベがあるためです。
「使ってみてください」ではうまくいかない。相手のメリットを明確にする。
さすがに、「Chromebook使いたいので、Googleが提供するスプレッドシートなどに乗り換えてください」とはいえませんが、先ほども書きましたように、ファイルを共有して同時編集するという点では、Googleに乗り換えた方がメリットはあります。
とはいえ、今までExcelやWordのファイル共有で問題なく運用できている方に、いきなり
「共有が便利になるので乗り換えて下さい」
とお願いしても、なかなか首を縦には振ってもらえないでしょう。
「共有が便利になる」というのは、あくまでこちらが感じているメリットであり、いきなりそんなこと言われても、言われた方は同じレベルでメリットとは感じられません。
もちろん、きちんとデモ操作をしてみせるなど、メリットを理解してもらうための努力・工夫は欠かせませんが、こちらの感じるメリットというのは意外と相手に伝わらないものです。
そうした時に大事なのは、「相手が何にメリットを感じるか」をよく考えること。
相手の方は、共有が便利になることよりも、もしかするとコストが下がることに重きを置くかもしれません。
例えば
「毎年(毎月)支払っているMicrosoftオフィスの費用をなくせますよ」
とか、もしくはオフィスがインストール済みのパソコンを使っているのであれば、
「次に買替えするときに、Microsoftオフィスなしのパソコンで済ませることができますよ」
といった説明の方が、相手に響く可能性があります。
こちらが感じているメリットを伝えても、「あまり反応がよくないな」と感じるのであれば、相手が何に重きを置いて判断をされるのか、一度冷静に考えてみるべきかと。
自分の都合を押し付けていないか、常に確認を
自分にメリットが生じるツールの導入などの場合、導入後のメリットに自分の気持ちがいきすぎて、ついつい相手のメリットやどう感じるかという点をないがしろにしてしまうことがあります（特に私は･･･）。
ツールの導入に限った話ではありませんが、相手に自分の都合を押しつけていないか、という点は常に意識しておくべきです。
当然のことながら、相手にもメリットがあると判断した提案は、積極的にすべきです。
便利なツールがあることを、相手の方がそもそも知らない可能性がありますので、そうしたことを伝えていくのも、提供できる価値のひとつでしょう。
ただ、それが押しつけになっていないか、相手がメリットと感じられることを考慮して伝えられているか、ということは常に気をつけておく必要があります。
今後、提案などをするときに少し立ち止まって、相手がメリットと感じることをきちんと提示できているか、見直してみてはいかがでしょうか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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