Trelloというサービスを使い始めて1年弱になります。このツールを「何に」使うと効果的なのか、改めて自分の考えを整理してみました。
目次
Trelloを最初使わなかった理由
Trelloというツールを使い始めて1年弱になります。
以前には、その使い方についてこんな記事も書きました。
実はこのツールを知った当初は、「こんなもの使いものにならない」と勝手に判断して、まったく見向きもしませんでした。
その理由としては、私がTrelloを「タスク管理」のためのツールとして見ていたためです。
私の中では、
「タスク管理」＝「自分の頭の中にある”やるべきこと”・”やりたいこと”・”やらないといけないこと”すべてを一カ所で管理すること」
となっていて、とにかく少しでも気になることは、すべてタスク管理ツールの中に書き出して、自分の頭の中に残さないことにしています。
（これは、GTD＝Getting Things Done という方法の中で出てくる考え方の一部になります）
タスクを「カード」で管理するTrelloは、この書き出したすべてのこと（＝タスク）を一覧で表示したり、様々な切り口で並べ替えるといったことができないため、「タスク管理」には使えないと判断したわけです。
「タスク管理 おすすめ」などでGoogle検索すると、ほぼすべてにTrelloの紹介が含まれています。
そのため、「Trello＝ちょっと変わったタスク管理ツール」という思い込みを長い間持っていました。
Trelloを使うと便利になるのは「進捗管理が必要」なタスク管理
ところが、とあるセミナーで「顧客とのタスク共有にTrelloを使っている」という話を聞いてから、Trelloに対する見方が変わりました。
つまり、「Trello＝自分のすべてのタスクを管理するツール」ではないという見方です。
こう考えるようになって、ようやくTrelloの使い途が見えてきました。
今のところTrelloを使用する目的は、主に次の3点です。
- 他の人とのタスク共有（主に依頼したタスクの管理）
- タスクの進捗状況の管理
- 定期的なタスクのリマインダー
1については、他のタスク管理ツールでもタスク共有可能なものもありますが、タスクがカードとして表示されるため、他のツールと比較してわかりやすいというメリットがあります。
2については、リストという形で進捗状況を分けることができ、タスクの進捗状況を一目で確認することが可能です。
3については、定期的に依頼するタスクについては、都度入力するのではなく、自動的にタスクをつくることが可能なため、毎回自分で依頼する手間を減らすことができます。
※3については、Trelloの標準機能だけではできず、Power-upという追加機能を入れる必要があります。無料版でも1つだけであれば導入は可能です。
結局のところ、Trelloを「何に」使っているかというと、
進捗管理が必要なタスクの管理
です。
自分自身の仕事を考えてみたときに、
- 進捗を管理するまでもない仕事
- 完了までに時間がかかったり、ボリュームが多かったりして、進捗管理が必要な仕事
の2つがあります。
進捗管理する必要がないものまでTrelloに入れてしまうと、一覧性が悪くなってしまいますし、管理することが逆に手間になってしまう恐れがあります。
あくまで進捗管理をする必要があるものだけTrelloで管理し、全体のタスクについては別のツールに入れておく。これが現時点での私のTrelloの使い方です。
その進捗管理が必要なものが、「他の人へ依頼したタスク」だったり、「同じような依頼を複数の人にしている場合の自分のタスク」だったりするわけです。
Trelloの使い方を調べていると、「プロジェクト管理のツール」といった説明がされていることがありますが、「タスク管理」という言葉よりも、こちらの方がTrelloの使い方に合っていると思います。
繰返しタスクを作成するためのPower-up 「カードの繰り返し」
先ほどリマインダーは標準機能では作成できないとお伝えしましたので、そのために必要なPower-up（追加機能）についてもご紹介しておきます。
現在使っているのは、「カードの繰り返し」というPower-upです。
この機能を導入すれば、カードを日・週・月・年単位で自動的に作成することが可能です。
Trelloは無料で使い始めることができますが、無料版ではこのPower-upという追加機能は、ボードという単位に対して、一つしか導入できません。
どれを導入するか検討する際に、これは候補の一つになるものでしょう。
ひとつのものの見方にこだわりすぎない
私がTrelloを使うようになった経緯を通じて、どのようなケースで使えるかご説明させていただきました。
今回のケースのように、特定のものの見方に執着してしまうと、ツールなどせっかく活用できる可能性があっても、十分活かせない可能性があります。
なかなか自分自身では気付かないことも多いですが、「これ使えないな」と感じたときに、自分自身の見方が偏ってしまっていないか、常に気をつけておきたいものです。
もちろんTrelloは進捗管理でしか使えないという訳ではありません。今後も活用方法を広げられないか、という視点で考えていこうかと。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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