何事においても、完璧を目指そうとすると手をつけるのが億劫になってしまいます。完璧な仕事よりも行動することをまず目指しませんか？今回はそんなお話です。

気になってる仕事になかなか手がつけられない、ってありますよね

仕事に限ったことではありませんが、

「やらなきゃいけないのに、なかなか手がつけられない」

「やるべきだとわかっているんだけど、なかなか始められない」

こういうことってよくありますよね。

私にとってのそんな仕事の1つが、RPAやプログラミングの勉強、というよりもそれらを実際につくって仕事で使うことです。

こうしたものはどれだけ本を読んだり調べたりしても、自分でやってみないことにはまったく身につきません。

とはいえ実際にやるとなると、「時間はかかるし、うまくいかずにすぐ中断するし、そのたびに調べないといけないし」ということで、なかなか手をつけられないわけです。

今回必要に迫られて、久しぶりにUiPathでロボットをつくろうとしています。

だいぶ忘れてしまっていることもあり、四苦八苦しているわけですが、つくりながら思ったのは、このロボットを使うのはあくまで自分だけ。

ソフトウェアの完成品として誰かに納品するわけでもなし、目的はあくまで自分の作業を楽にすること。

そうであれば、仮に10の工程があったとしても、全部自動化する必要はないんじゃないかと。

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「完璧を目指す」をやめるところから始めてみる

例えば、次のような工程をRPAで自動化するとします。

  1. ソフトを起動
  2. メニューを選択
  3. レポート選択画面を表示
  4. 対象となるレポートを複数選択
  5. 印刷(出力)ボタンを押す
  6. 1つずつPDFファイルに保存

この工程を自動化する場合、仮に「4.対象となるレポートを複数選択」の部分でレポートの選択がRPAでうまくできないとします。

この時に、すべての工程を自動化しなければ意味がないとして、RPAによる自動化自体を諦めて、従来通り手動でやってしまうかどうか。

ここで当初の目的「自分の作業を楽にする」ということに立ち戻れば、部分的な自動化であっても意味はあるわけです。

仮に、従来10分かかっていたものが、部分的な自動化で9分に短縮できたとしたら、これでも10%の効率アップです。

ところが、ムリに全自動化で1分に縮めようとしていたら、いつまでたっても自動化できず、毎回10分の作業+開発の作業を延々と続けることになります。

ここで「全自動」にこだわらなければ、

  • 1～3の工程と5～6の工程を自動化して、4は手動で対応
  • 1～4の工程までは手動で対応して、5～6だけ自動化
  • 1～3の工程は自動化して、4～6は手動で対応

といった選択肢を検討することができます。

「完璧を目指す必要はない」と理解することで逆に選択肢が増えるわけです。

そういえば、会社に勤務していた頃、情報システム部門に色々な改善や追加のレポートをお願いしたことがありましたが、

「ここまでならできますけど、これ以上やると開発工数がかかりすぎてムリ」

と言われるケースもありました。

本職のSEでもそういう風に考えるわけですから、素人プログラマーが完璧なものをつくれなくて当たり前。

そのように考えると、つくり始めることへのハードルがかなり下がります。

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自分が行動しやすいように自分の中の制約を取り払おう

今回はRPAのロボットをつくるという事例で考えてみましたが、なかなか手を付けられない、いつまでたっても始められない、ということはよくあります。

そうしたケースでは、必ず自分の中に「手をつけない(つけたくない)理由」があるはずです。

今回のケースでいえば、

  • つくるためのまとまった時間がとれない
  • 久しぶりなので、つくりかたを忘れてしまっている
  • ロボットが思うように動かないのではないか心配

などなど。

行動するためには、こうした自分の中の制約を取り払わないと、いつまで経っても動けません。

だから、こうした「手をつけない(つけたくない)理由」をすべて書き出して、それらを一つずつ潰して行く必要があるんです。

私の場合でいえば、

  • 時間がない　→　RPAで自動化しないと、あとでそれ以上に時間がかかってしまう
  • つくりかた忘れた・うまく動くか心配　→　一部の工程の自動化でいいので、少しでも時間短縮できるものを目標にする

といった風に納得させたわけです。

こんな風に自分を納得させる際に大事なのは、「完璧でなくていい」と理解しておくこと。

行動し始めるにはパワーが必要ですが、行動しなければ何も変わりません。

だからこそ、自分が行動を始めるためのハードルを、下げてあげる必要があります。

「やらなきゃいけないんだけど、なかなか始められない仕事、いろいろあるんだよな」と、もし感じているようでしたら、「手をつけない(つけたくない)理由」を書き出すところから始めてみませんか。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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