組織の内部でだけサイトを共有したいというケースは、意外とあるのではないでしょうか。とはいえ内部サーバーを設置したりとなるとかなり大変です。今回は、こうしたケースでGoogleサイトを使ってみませんか、というお話です。
自社サイトでうまく共有できなかったので･･･
みなさん、こんにちは。京都の税理士、加藤博己です。
前回の記事では、会社の利益構造の変化を比較できるツールについてお話しました。会社の財務状況を視覚的に捉えるのに役立つツールです。
数字が「自分事」になる瞬間。リアルタイムの図解シミュレーションが経営者の行動を変える。
このツールを多くの方に試していただこうと、まずは自社サイトの固定ページに埋め込もうとしました。
しかし、どうしてもレイアウトが崩れてしまい、使いものになりません･･･。
最近では、GeminiのようなAIツールを使って、誰でも簡単にウェブ上で動くツールを自作できるようになりました。
しかし、自作したツールの中には、外部には公開したくない、自社内だけで共有したい、といったケースが出てくるのではないでしょうか。
例えば
- 顧客リスト
- 従業員用のマニュアル
- 経営状況を示すダッシュボード
といったものが考えられます。
このような情報を、セキュリティを確保しながら手軽に共有したいと思うものの、既存の社内システムやグループウェアは高価だったり、導入に手間がかかったりしますので、悩ましいところです。
Googleサイトを使って組織内で情報を共有する
そこで、ひとつの選択肢して検討したいのが、Googleサイトです。前回のツールも最終的にGoogleサイトを使って公開しています。
具体的にGoogleサイトを使って組織内部だけで情報を共有するにはどうすればいいのでしょうか。前回のツールを例に、その手順を確認しておきましょう。
なお前提として、有料のGoogle Workspaceを契約して、共有する相手が同じ組織内に属している必要がありますので、ご注意ください。
Googleサイトでの共有手順
Googleサイトを開く：Googleアカウントにログインし、Googleサイトにアクセスします
新しいサイトを作成する：｢新しいサイトを作成｣から｢空白のサイト｣をクリックします
コンテンツを埋め込む：左側にあるメニューから「埋め込む」を選択します。
コードの貼り付け：｢ウェブからの埋め込み｣で｢埋め込みコード｣を選択して、作成したツールのコードを貼り付けて｢次へ｣をクリックします
ツールを挿入する：貼り付けたツールが表示されたら｢挿入｣をクリックします
公開設定をする：ツールの表示サイズやページタイトルを整えたら、右上の「公開」ボタンをクリックします
公開範囲を設定する：ウエブサイトのアドレス(何でも構いません)を入力してから、｢サイトを閲覧できるユーザー｣の下にある｢管理｣をクリックします
｢公開済みサイト｣のところで自社の組織を選んで、｢完了｣をクリックします。このケースでは｢加藤博己税理士事務所｣が組織名になります。
ちなみに前回公開したツールは、｢加藤博己税理士事務所｣ではなく｢公開｣を選択していますので、どなたでもアクセスできる状態になっています。
最後に｢公開｣をクリックします。
なお、公開したサイトのアドレスは、上のリンクボタンを押せば確認できます。
実際に、加藤博己税理士事務所内部でのみ公開したリンクを用意しました。
公開版リンクは、誰でも開くことができますが、2つ目のリンクはエラーが表示されるはずです。
このように、Googleサイトを使えば、簡単にアクセス制限をかけることができます。
手軽に内部で共有する際の選択肢のひとつ
Googleサイトは、特にGoogle Workspaceを契約している場合には、非常に有効なツールです。
Google Workspaceの契約があれば、追加費用なしでこのGoogleサイトを利用できます。
ただし、注意点もあります。
ウエブサイトに貼り付けるアプリの中で、Geminiにプロンプトを送信して、その結果を使うような機能が含まれる場合は、この方法では共有できません。
Geminiは各個人に割り当てられたツールのため、誰でもウエブ上で使えるようにするには、APIを別途設定して使えるようにする必要があるためです。
また、Geminiでアプリを作ってもらうと、Reactという外部ライブラリを使って作成されることがよくあるのですが、こうしたケースもGoogleサイトに埋め込んでもうまくいきませんでした。
ちなみにこのケースであれば
｢Webサイト上でも使えるようにコードを書き換えて｣
と指示することで回避できます。
その一方で、Geminiにコードを書いてもらうと｢プレビュー｣ボタンが表示されず、結果が確認できないケースが稀にあります。
こうした場合、Googleサイトに埋め込んで、実際に動作するか確認するという使い方もできます。
複雑な社内システムを構築することなく、手軽に組織内で情報を共有できる。これは、特に中小企業にとって大きなメリットです。
Googleサイトは、プログラミングの知識がなくても、直感的にウェブページを作成できるのが強みです。専門のIT担当者がいなくても、誰でも簡単に情報を共有する場所を作ることができます。
社内のみでサイトを共有したいけれど、コストはかけたくないといった場合は、Googleサイトの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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