管理するデータが増えてくると、本当に必要なデータを見つけることが難しくなってきます。そこで今回はNotionにおいて管理するデータから必要とするデータを取り出すために、有料機能であるQ&Aの活用を検討してみましょう。
NotionAIのQ&A機能とは
Notionを使っていて不満に感じることのひとつが検索機能の弱さです。
もちろん検索機能はあるのですが、絞り込む機能が少し弱いと感じます。
仮に検索機能が強力であったとしても、データ量が増えてくると探しているデータにたどり着くのが難しくなるというのは多くの方が経験していることではないでしょうか。
こうした課題に対処する方法として、今回NotionのQ&A機能を試してみました。
この機能は昨年11月に提供が開始されたものですが、NotionAIの機能の一部のため、利用するにはNotionAIのアドオン(有料)が必要となります。また現時点ではベータ版として提供されていますので、今後変更があるかもしれません。
実は無料で一時的に試せるということで順番待ちリストに登録していたのですが、いつまで経っても順番が回ってこないので、先日課金することに決めました･･･。
※ちなみにAIアドオンへの課金後、Q&Aが使えるようになるまで2日ほどかかりました。
具体的な機能としては、Notionに普段の言葉で質問をすればNotion内に保存しているデータに基づいて回答してくれるというものです。
Notion画面の右下に表示されている星マークのボタンを押すことで使えます(もともと「？」マークが表示されていた部分です)。
たとえばNotion内にインボイスに関する情報を保存していますので、次のような質問をしても回答を返してくれます。
回答内の丸数字をクリックすると回答の元となったNotion内のデータを確認することができます。
ちなみにフローチャートについては、こちらのサイトの記事のクリップを保存していましたので、これを案内してくれました。
「2割特例の適用判定フローチャート」｜税務通信 READER’S CLUB
その一方でChatGPTのような感覚で使ってしまうと、「できません」と(英語で)回答してくることもあります。
また、回答文をクリップボードにコピーすることはできるものの、参照元のページ情報を含めた形でデータを残しておく方法は、現時点では提供されていないようです。
自分のフィルターを通した情報から検索する
NotionのQ&A機能は、Notion内にある程度のデータがなければあまり意味のない機能です。
ただ逆にいえば、自分が一度フィルターをかけた情報から回答を得られるともいえます。
自分が過去に調べたりまとめたりといった形で、一度検討したものから探せることに価値を置くかどうかが、この機能を使いたいと思えるかどうかの分かれ目でしょう。
「この件、以前調べたことあるはずなんだけど、どこに保存したかわからない」といったケースが多い方であれば、調べた情報をNotion内に保存しておくことで、こうした悩みを解決できる可能性が高くなります。
よく世間ではChatGPTについて
「文句を言わずいつでも対応してくれる第三者の相談相手がいるようなもの」
といわれます。
それに対してNotionQ&Aを使うことは
「調べものをした当時の過去の自分自身が相談相手になるようなもの」
といえるのではないでしょうか。
ChatGPTについても有料版を使えばGPTsという機能を使って、Knowledgeとして参照してほしいファイルを添付することができますが、ここで添付できるのは自分が意識しているデータのみです。
ネットで調べものをしていて
「後で何かに使うかも、役に立つかも」
といった感じで保存しておいた情報などについては、ほとんどの場合忘れてしまっていますが、NotionQ&Aを使うとこうした情報も拾ってくれる可能性があります。
場面に応じて道具を適切に使い分ける
NotionQ&Aについては便利と感じる人とそうでない人が、恐らくはっきりと分かれるのではないかと思います。
私自身は以前から
「自分が溜め込んでいるデータから必要なものを手間をかけずに取り出したい」
という思いがありましたので、そうした意味ではこの機能は現時点では非常に役に立つものだと感じています。
その一方で、データを抜き出してまとめるといったことについてまで対応できるわけではありませんので、このあたりはChatGPTなど別の生成AIと使い分けることになるでしょう。
ツールには当然得手不得手がありますので、適切に使い分けることが必要です。
「データを溜め込んでそこからサッと必要なものを取り出したい」という方であれば、Notionにデータを保存するととともにQ&A機能の利用も検討してみてはいかがでしょうか。
投稿者
- 加藤博己税理士事務所 所長
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大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。
40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。
中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。
現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。
さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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