お客さまとファイル共有することが一般的になってきましたが、その際GoogleドライブとDropbox、どちらを使った方が便利なのかについて考えてみました。

ペーパーレスを実現するにはファイルの共有は不可欠

仕事をする上で、ペーパーレスを実現しようとした場合、資料を印刷しないということに加えて、

「お客さんから紙の資料をもらわない」

ということが、どうしても必要になってきます。

とはいえ、資料なしではできない仕事もありますので、資料を確認する必要はどうしても出てきます。

そうした場合には、

  • 資料の元データ(電子ファイル)があれば、それを見せてもらう
  • ない場合は、元データとなるファイルを作ってもらう(例えば金銭出納帳をExcelファイルで作ってもらうなど)

といった対応を検討することになります。

ところがこうして準備してもらったファイルも、毎回メールの添付ファイルで送信してもらうと、

  • メールに添付して送信する手間が生じる
  • 変更があった場合、毎回送付しなおす必要がある
  • どれが最終版かわからなくなる

などの問題があるため、メールの送受信ではなくファイルそのものを共有するようにするべきでしょう。

GoogleドライブとDropbox、ざっくり比較

データを共有できるサービスとしては様々なものがありますが、有名なものとしてGoogleドライブとDropboxがあります。

私が使った範囲内でのざっくりとした比較ですが、まとめると次のようになります。

GoogleドライブDropbox
アカウント登録GoogleアカウントDropbox用アカウント
※Googleアカウントでも可能
料金無料プランあり無料プランあり
ファイルの保管場所クラウドにのみ保管
パソコン内にデータを保管しない
パソコンに保管したデータをクラウドを通じて同期する
Excelなどのファイル正しく表示されないケースあり基本的にPC内で開くため問題なし
変更したファイルの反映すぐに反映するGoogleドライブと比べると少しタイムラグがある

いくつか簡単にコメントしていきます。

料金

どちらも無料で使えるプランはありますが、共有するデータの中には配慮が必要なデータが含まれる可能性もあります。

個人的な意見ではありますが、ファイル共有をする場合には、セキュリティに配慮された有料プランを使用すべきだと考えています。

ファイルの保管場所

この点が、GoogleドライブとDropboxの最も大きな違いでしょう。

Googleドライブはクラウド上にデータが保管されていて、そのデータをクラウド上でそのまま使う形になります。

一方でDropboxは、基本的にデータをパソコン上に持ってきてから使う、というイメージです。

最近では、Googleドライブにはドライブファイルストリームというパソコン上にファイルを持ってくる機能があったり、Dropboxでも使うときしかファイルをパソコンにダウンロードしない機能もあり、違いが無くなってきている部分もあります。

しかしながら、もともとの考え方が異なるため、それが使い勝手の違いにつながっています。

Excelなどのファイルの取扱い

例えば、ピボットテーブルに式を組み込んだExcelファイルを使うことがありますが、そのファイルをGoogleスプレッドシートで開いても正しく表示されません。

この点Dropboxではパソコン上のExcelでファイルを開きますので、問題は生じません。

またVBAで作成したマクロをGoogleスプレッドシート上で動かすことはできませんので、Excel独自の機能を使い込んでいる方には、Googleドライブでの共有は厳しいかもしれません。

変更したファイルの反映

これは使ったことがある方ならわかると思いますが、同じファイルを見ながら共同作業をしたり、フォルダにファイルを追加したときに、別のユーザーがそのファイルを見れるようになるまでの時間は、Googleドライブの方が圧倒的に早いという印象です。

もちろんDropboxもそんなに遅いわけではないのですが、Googleドライブに慣れてしまうと、どうしても遅く感じてしまいます。

結論としては・・・

どちらを使った方がよいか、という点については、

「共有するファイルにExcel独自の機能(マクロ含む)をほとんど使っていない」

のであれば、Googleドライブが良いと思います。

逆に言えば、Excelの独自機能を使っている場合には、Dropboxを使った方がストレスは少なくて済みます

またお客さまと同一のファイルで共同作業をすることが多いのであれば、Googleドライブを使った方が生産性は上がるでしょう。

どちらを使うか悩まれている方については、重視するポイントを見極めていただいた上で判断いただければよいのではないかと。

ツールを変更することの躊躇を少しでもなくしてみよう

ファイルを共有するサービスだけでも、今や数え切れないほどあります。次々と目移りして、頻繁に変えることが良いこととは思いませんが、一方でより便利なツールが登場してくるのも事実です。

ツールを変更することで生産性が大きく上がるのであれば、やはりそこは思い切って変更してみるべきでしょう。

もちろん変更する場合には、そのメリット・デメリットを事前にきちんと検討しておくことは必要です。思いつきで変更することはオススメできません。

しかし、もし変更しない理由が「使い慣れているから」だけであれば、そこで立ち止まるのは非常にもったいないことです。

そうした自分の心の中の「躊躇」が、より便利になる可能性や仕事の生産性を上げる可能性を潰してしまっていないか、よくよく考える必要があります。

誰しも意識しないとついつい楽な方に流れてしまいますので、新しいものを試すことに「躊躇」していないか、今一度考えてみていただければと。