Notionのボードビューを使えばカンバン方式のタスク管理が可能です。Notionを使ってTrelloと同じことが可能かどうか検証します。

Notionをもう少し使いこなしたい！

Notionっていろんなことができるはずなんですが、「使いこなしている」という感覚をなかなか持てません。

「こういうことができる！」という実例にもっと触れるべきなんでしょうけれど、私の情報集が下手なのか、活用法を見つけたとしても、Notionに関する情報って

「こんなスゴいことができるんです！」

というものが多くて、そこに至る過程がよくわからないことが多いです。

なので私のような素人が見ると「(゜д゜)ﾎﾟｶｰﾝ」となって先に進めない。

とはいえ「五十の手習い」ではないですが、まだ諦めるには早いということで、自分で手を動かしていろいろとつくってみることが大事かなと。

そこで今回は、私が普段使っているTrelloと同じことを、Notionでどこまで作り込めるか試してみようと思います。

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Trelloで使っている機能をNotionで使うには

Trelloで普段使っている機能としては、次のものがあります。

  1. カンバン方式でのタスク管理
  2. カード(タスク)内容の説明を記入
  3. 担当者の割り当て
  4. 期日(締切日)の設定
  5. ファイルの添付
  6. カード内でのコメントのやりとり
  7. 完了したカードのアーカイブ処理
  8. カード内でのチェックリスト作成

Trelloのカード例

これらをNotionを使ってどこまで再現できるか確認します。

まず始めに、Notionで新規ページを作成し、その中にテーブルをつくります。

次に、各項目を次のように設定します。

  • 名前：プロパティ名を「タスク名」に変更
  • タグ：削除します
  • 進捗状況：ステータスプロパティを追加。完了項目に「アーカイブ」を追加。
  • 説明：テキストプロパティ
  • 担当者：ユーザープロパティ
  • 期限：日付プロパティ
  • 添付ファイル：ファイル&メディアプロパティ
  • アーカイブ：ボタンプロパティ

アーカイブ処理についてはボタンを追加した後に、「オートメーションを編集する」を選びます。

ボタンを押したときに、進捗状況を「アーカイブ」に変更したいので、次のように設定します。

  • 日時：ボタンのクリック
  • 実行：「プロパティを編集」から「進捗状況」を選んで「アーカイブ」を選択

設定できたら最後に「保存する」をクリックします。

ここまでで次のような状態になります。

「テーブルビュー」の右側にある+ボタンを押して、「ボードビュー」を選ぶと次のようになります。

進捗状況の「進行中」と「完了」が非表示になっていますので、右上にある「･･･」をクリック。

「グループ」を選んで、「進行中」と「完了」の右横の目のようなマークをクリックして非表示から表示に変更します。

この状態ではカードを作成したときにタスク名しか表示されませんので、「ビューのオプション」の中の「プロパティ」をクリックして、タスク名の他に「担当者」と「期限」を表示するよう変更します(項目の右横の目のマークをクリック)。

ここにタスクを追加した状態が次図になります。

終了したタスクは「アーカイブ」ボタンを押すと「アーカイブ」に移動します。

初めてボタンを使ったときに「アーカイブ」が「表示のグループ」に変わってしまうことがありますが、再度非表示に戻せば大丈夫です。

他にTrelloっぽくカードを開くために、「ビューのオプション」-「レイアウト」の中で、「ページの開き方」を「サイドピーク」から「ポップアップ」に変更しておきます。

なお、テーブルビューは使わないのであれば、削除してしまっても構いません。

ここまででTrelloで使っている機能の1～7までを再現することができました。カード内でのコメントのやりとりは、特に何もしなくてもNotionのコメント機能で対応できます。

実はひとつだけ再現できなかったのが、カード内にチェックリストを作成する点です。

プロパティとして「チェックボックス」はありますが、チェックリストを作成したい場合、リストの数だけプロパティを追加しなければなりません。

代替案として、カードを開いてから「ToDoリスト」を追加するというやり方は可能ですが、この場合Trelloのように進捗状況のパーセントを計算する方法を見つけられませんでした。

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「これならTrello不要じゃない？」とはならない理由

Notionを使って、Trelloで利用している機能を概ね再現することができました。やってみると、いろいろとできることがよくわかります。

「ここまでできるならTrelloいらないじゃん」と思う方もいるかもしれませんが、個人的には使い方がピタッとハマるのであれば、Notionのような汎用ツールよりも専用ツールを使った方が、特に不慣れな人には負担が少ないと考えています。

Trelloにはカードを移動させたときなどに通知が届く「フォロー」という機能や定期的にカードを繰り返し作成するものがありますが、これをNotionでやろうとするとオートメーションの設定なども追加する必要があります。

そこまで作り込むよりも、既存のサービスを上手に活用する方が時間も節約できて、個人的には性に合っているかなと。

まあでもNotionって、本当にいろんなことできますね。もっと研究しなければ･･･。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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