事業を行っている方の悩みのひとつが経理、具体的には「記帳」ではないでしょうか。正しい記帳をするために、必ずチェックすべき預金残高の照合について確認しておきましょう。

「記帳が自分でできる」の意味するところ

新たに事業を始めた方の中には、税理士に支払う報酬を節約するために

「会計ソフトへの入力は自分でやります！」

という方が一定数います。

もちろん事業を行う上でコスト意識を持つことは大事ですから、こうした考え方を一概に否定するものではありません。

ただ、税務申告の仕事を受ける側としては、記帳の報酬をいただかないということは「帳簿が正しく作成されている」ことが前提となります。

「内容はよくわからないけれども、とりえあず入力しておいたので、あとはそちらで適切に対応してください」というスタンスでは、こちらも対応が難しくなります。

仮に入力してもらった内容が間違いだらけの場合、こちらですべて入力しなおした方が早いケースもあり、「自分で入力します」という方には、入力内容の状況によっては、追加料金が発生する旨をお伝えしています。

繰り返しになりますが

「記帳が自分でできる」＝「正しい帳簿を作る」

ということです。

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まずは預金の残高を合わせよう

まず最初にやるべきことは？

では「正しく作る」ために、まず最初にやるべきことは何か。

それは、入力が終わった後に

通帳残高と帳簿の「預金」残高が合っているかチェックする

ことです。

「そんなものチェックしなくても当然合ってるでしょ？」と思うかもしれませんが、合わないこともよくあります。

不慣れな方がやるから合わないのではなく、普段からこうした仕事をしていても合わないことはありますので、入力した後にミスがないか確認する作業はゼッタイに必要です。

特にB/Sといわれる貸借対照表の残高は、ほぼすべての項目をチェックすべきですが、どんな事業であっても必ず出てくるのが「預金」です。

だからこそ、「正しく作る」ためには「預金」のチェックは欠かせません。

なぜ通帳と帳簿の金額がズレるのか？

ちなみに、なぜ帳簿の預金残高が通帳と合わないかといいますと、例えば次のような原因が考えられます。

  1. 単純な入力ミス
  2. 支払い方法を勘違い
  3. 会計ソフトへのデータ連携時の重複

それぞれの内容について確認しておきましょう。

単純な入力ミス

1の単純なミスというのは、会計ソフトに入力する際に

消耗品費 ／ 普通預金

と入力するつもりが

消耗品費 ／ 定期預金

としてしまったようなケースです。

この場合、帳簿上の普通預金は通帳の残高よりも多くなる一方で、定期預金が元々ない場合は帳簿上マイナスになってしまいます。

支払い方法を勘違い

2については、手元の現金から支払ったのに、支払いはすべて預金から行っていると勘違いして

消耗品費 ／ 普通預金

と入力してしまうケースです。

通帳を見ながら1件ずつ入力すれば、このようなミスは起きませんが、通帳を確認せずに取引先からの請求書やレシートを見ながら処理すると、こうしたミスは起きえます。

もし金銭出納帳をきちんと作っているのであれば、通帳残高と帳簿上の預金だけでなく、金銭出納帳の残高と帳簿上の現金も合わなくなります。

会計ソフトへのデータ連携時の重複

3については、複数の銀行口座を事業用に使っていて、どちらも会計ソフトにデータ連携している場合に起きうるミスです。

仮に、A銀行とB銀行を使っていて、A銀行からB銀行に50万円を振込で資金移動したとします。

どちらの銀行データも会計ソフトと連携している場合

■A銀行のデータに基づく仕訳

普通預金(B銀行) 50万円 ／ 普通預金(A銀行) 50万円

■B銀行のデータに基づく仕訳

普通預金(B銀行) 50万円 ／ 普通預金(A銀行) 50万円

と処理してしまうと、仕訳が重複してしまいます。

この場合、A銀行の帳簿残高は通帳よりも50万円少なく、B銀行の帳簿残高は通帳よりも50万円多くなります。

対処法としては、片方の取引データを無視するか、もしくは「預金通過勘定」といった名称の仮勘定を設定して

■A銀行のデータに基づく仕訳

預金通過勘定 50万円 ／ 普通預金(A銀行) 50万円

■B銀行のデータに基づく仕訳

普通預金(B銀行) 50万円 ／ 預金通過勘定 50万円

と処理する必要があります。

この場合には、預金残高だけでなく、帳簿上の「預金通過勘定」が最終的にゼロになっているかチェックすることも必要です。

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慣れないうちは銀行口座を増やさない

預金残高が実際の通帳残高と合わなくなる理由等について確認しましたが、事業で使用する銀行口座の数が増えると

  • 帳簿と通帳残高をチェックする工数が増える
  • 預金口座ごとに資金繰りをチェックする必要がある
  • 管理コスト(ネットバンキング利用料など)が増える

など管理のためのコストは増加します。

もちろん取引先からの要請、融資の関係等で複数の銀行口座を持たざるをえないケースもあるでしょう。

ただ記帳などの経理処理という観点からいえば、管理すべき銀行口座は少ない方がよいといえます。

経理処理をシンプルにするためには取引の流れをシンプルにすることが大事です。

取引がシンプルであれば、記帳する際にも間違いが起きにくくなりますので、この点を意識していただければと思います。

投稿者

加藤 博己
加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち7年間を欧州で勤務。

40歳のときに会社を退職。その後3年で税理士資格を取得。

中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。

さらに、商工会議所での講師やWeb媒体を中心とした執筆活動など、税理士業務以外でも幅広く活動を行っている。
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