多くの会社・事務所においてあるであろうテプラ。みなさん、どれくらい使いこなせていますか?

テプラの機能どれくらい使いこなせていますか?

多くの会社や事務所に、だいたい1台はあるのではないでしょうか、ラベルプリンターのテプラ。

(テプラはKING JIMさんの製品名ですが、他社の同等製品含めれば、という意味で)

このテプラ、十分活用できているかというと、(いきなりタイトル倒れになってしまいますが)私も正直あまり活用できていません。

備品に貼り付けるラベルや、ファイルのタイトルを作るのに使う程度で終わっているケースが多いのではないかと思います。

ちなみに現在私が使っているのは、SR-5900Pというモデル。

「テプラ」PRO SR5900P | ラベルライター「テプラ」 | ファイルとテプラのキングジム

これはテプラの中でも珍しくネットワークに接続できるモデルで、いちいちつなげ直さなくても、複数のパソコンから利用することが可能です。ちょっと高いですが。

複数のパソコンからいつでも利用したいということでこの機種にしましたが、ネットワーク接続以外の本来の機能を十分に活用できているかといえば・・・。

そこで今回は、テプラで現在やっていることとそれ以外どんなことができるのか、確認してみたいと思います。

SR-5900Pでやっていること・できること

ファイルタイトルなどのラベル作成

決算書や申告書の控えなど電子ファイルで渡してくれたら十分、というお客さんはそんなに多くはありません。

そのためファイルでお渡しするケースが多くなるわけですが、中身がわかるように、やはりファイルラベルなどはきちんとつけたいもの。

そうした際には、テプラを活用しています。

このときひとつだけ工夫している点としては、色つきのラベルではなく透明のラベルを使っているという点。

PROテープカートリッジ 透明ラベル | ラベルライター・テーププリンター | ファイルとテプラのキングジム

例えば白色のラベルを使ってしまうと、いかにも「テプラを貼っている」という感じがしてしまいます。

透明のラベルであれば、背景はファイル自体の色になるため、「テプラ使ってます」という感じをあまり出さずにすむと。

もちろん顔を近づけてみれば、テプラだと分かるのですが、多少なりとも見栄えをよくするための工夫として透明ラベルを愛用しています。

宛名シールの作成

レターパックや簡易書留など、封筒に宛名を記入するケースはあります。

従来は、次のようなプリンター用ラベルシールに宛名を印刷していました。

[ 72318:ラベルシール[プリンタ兼用] ] – 商品情報|ラベル・シールのエーワン

大量に印刷する必要があるときは、こうしたラベルシールにプリンターでまとめて印刷したほうが効率的ですが、例えば1カ所だけ送るようなケース。

1枚の宛名シールのために、わざわざラベルシールをプリンターにセットして印刷するのは非常に手間です。

とはいえ、普段使うテプラのラベルでは、複数段にすると文字が細かすぎるし、段組しないと横に長くなりすぎる。

そこで色々調べたところ、36mmのラベルがあることを発見。

これだと、3~4行程度の印刷であっても十分使えますので、宛先が少ないときはテプラで宛名シールを印刷しています。

ちなみに3行で印刷して、レターパックの封筒においてみるとこんな感じです。

住所欄から少しはみ出してますが、もちろんフォントサイズ変更できますので、調整は可能です。

テプラの機能として Excelファイルなどを読み込んで、差し込み印刷することも可能ですが、法人だと会社名が出てきて4行になったり、フォーマットを決めておいても見た目が崩れそうなので、よく使うところだけ個別にテプラ用のファイルを保存して使っています。

なお、36mmラベルに対応していないテプラも結構ありますので、その点ご注意ください。

そのほかにできること

実を言うと、普段使っているのってこれくらいなんです・・・。

なので今回マニュアルなど見ながら、他にできること探してみたところ、印刷ソフトのメニューの中に最初から登録されているデザインがあり、かんたんに印刷することができます。

ソフトの中に登録されているもの以外にも、ネット上にもこうしたデザインが提供されており、必要なものをダウンロードして使うことができます。

「テプラ」ラベルデザイン | ファイルとテプラのキングジム

それ以外にマニュアルを見ながら気づいたのが、 QR コードもかんたんに作成できるということ。

例えば会社や事務所のホームページにアクセスしてもらいたいときに、ホームページの URLからQRコードを作成し、それをテプラに印刷してお渡しするということができます。

デザインセンスがまったくないですが、試しに作ってみたのがこれです。

気になったら調べてみる。最後は知っているかどうかの違い。

今回手持ちのテプラで実際やっていることや、それ以外にできそうなことを確認してみました。

実際の仕事の中で、こんなことできたらいいのに、ということは結構あると思いますが、調べてみると意外と手持ちの機器で対応できることも少なくありません。

「これって不便だな」とか「こんなことできたらいいのに」ということを感じたときは、可能であればその場ですぐ調べる、難しければメモを取っておいて後で調べる、といったことをやってみてはいかがでしょうか。

そうしたことの積み重ねが、生産性の向上へとつながります。

手元にある機器、あとちょっとだけ活用することを考えてみませんか。